電力設計檔案數字化和數字檔案工作要務

王慶 胡玲 國網江蘇省電力有限公司句容市供電分公司 陳慧慧 句容市新源電業發展有限公司

近年來，隨著社會的進步發展，電力行業也得到了長足發展，電力設計院作為電力工程中的重要部分，在設計過程中會產生大量檔案資料，在以往檔案管理中是將原始檔案、設計方案、圖紙等放在一起管理，存在大量紙質檔案與電子檔案。近年來，隨著信息技術的快速發展，電子檔案的普及擴大，電力設計過程中也是利用電子設備進行繪圖，使電子檔案的數量增大[1]，因此，如何做好電力設計檔案數字化管理，明確數字檔案工作要務是現今檔案管理的重要內容。現根據筆者的工作經驗，進行如下論述，以期指導電力設計檔案管理工作的順利開展。

一、電力設計檔案數字化管理的工作要務

（一）增添數字化設施設備

檔案庫房對于電子檔案存放管理，應以做好電子檔案管理為基礎，庫房管理中合理調整溫濕度，避免電磁輻射、灰塵、紫外線、有害氣體、機械振動等對載體造成不良影響。建立電子檔案異地備份中心，將所有電子檔案做好異地備份保管，檔案管理人員嚴格按照電子載體操作規范使用，并做好庫房日常維護管理工作。存放電子載體的專門場所與設施，開展信息中心存儲介質安全管理方案。電子載體存放應加強庫房環境管理，增設電子存檔設備，減少底圖存放柜[2]。在庫房增設異地電子載體備份設施，異地備份庫房也需做好環境與設施管理，嚴格按照相關要求進行要求。

（二）調整檔案管理人員工作內容

檔案中心所有工作人員的工作內容也需適當調整，例如，工程檔案的紙介質減少，電子檔案增多，以光盤、U 盤等電子載體更為多見，因此，檔案管理人員主要承擔對電力設計檔案的管理工作，向業主移交電子載體，有效減少紙介質移交工作，減少工作量。定期組織培訓提升檔案管理人員的專業能力，轉變管理思維，正視數字化檔案的優勢，適應新的工作環境，提升工作人員的素質水平，掌握熟練的檔案管理技術，不斷完善檔案管理知識體系的基礎上，不斷融合先進的信息技術，將以往被動管理轉變為主動服務，為電力設計數字檔案的價值提升奠定堅持基礎[3]。

（三）構建數字化檔案管理制度

構建數字化管理制度，根據電力設計檔案管理的實際情況，構建數字化崗位責任機制，對現有的檔案管理與設備管理等方面工作進行規范化管理方案，明確管理制度，加強電子載體保管制度，特別是檔案查詢檢索與使用等方面權限明確規定落實檔案整編規則。對現有的檔案信息檢索流程進行優化，對部門各崗位職責加以明確，加強對信息中心的關注度，對于急需的應急備份系統加以落實，投入更多保障，為數字化檔案管理工作開展提供基礎保證[4]，做好系統維護與管理工作。保證所有管理制度在制定及落實過程中均具備專業性、有力性、專項性。

（四）數字化檔案歸檔管理

電力設計檔案由于檔案形式不同，在管理過程中應依據國家、國際標準作為依托，結合行業標準，實現檔案的科學化管理。檔案數字化管理過程中需要對數字檔案的編碼標準，文件管理標準加以明確，確定歸檔后電子文件的相關整理原則，明確各種數字化檔案的不同格式的轉化機制，規范電子文件歸檔技術。數字檔案管理標準的落實，可進一步指導檔案數字工作的有序開展。

二、數字檔案的現狀與發展趨勢

（一）構建互通性業務管理平臺

數字檔案的收集、存儲均是以為服務電力工程設計工作作為基礎，以往數字化檔案管理多是獨立性管理，導致信息溝通與交流受限，影響電力工程設計工作的開展效率。構建互通性檔案管理業務平臺，可發揮協同作用、集成作用，更好服務于電力設計院，滿足各部門對不同數字檔案類型的需求，實現檔案資源的在線交流、溝通及使用。互通性檔案管理業務平臺的建立，可以設計平臺作為基礎，加強網絡審核、電子檔案收集，維護數字檔案的真實性、有效性，保證歸檔更及時，有序完成電子文檔升級與更新，有效提升電子檔案的管理效率。

（二）集中化管理模式的落實

為了使數字檔案更好服務與電力設計人員，應定期更新現有的管理模式，完善管理制度。落實數字檔案的存儲、備份、安全管理等工作，建立完善的管理制度，做好備份管理，對核心數據運行進行維護，保證數據安全性。對不同類型的檔案的保密級別、權限級別進行劃分，避免檔案資料的泄露，保證檔案資料的可控性。對檔案管理工作流程進行管控，加強對網上電子借閱流程的關注，做好網內加密工作，對涉及的測繪資料、科技資料等特別注意。

（三）大數據與云服務的建立

隨著電力行業發展，電力設計檔案資源擴大，內容更為豐富，實用性更突出。因此，日常檔案管理工作中引入大數據分析、云服務、物聯網等先進技術，使檔案信息服務水平有效提升。

三、結束語

綜上所述，在信息時代下電力企業也需積極引入新型技術，加強信息化建設。電力設計作為電力行業的重要工作內容，電力設計檔案管理工作也極為重要，加快數字檔案轉化，引入云服務、大數據分析、物聯網等新興技術，對現有的管理制度進行優化，建立互通性業務管理平臺，可使進一步促進電力設計檔案數字化建立，提升管理效率。