現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用

叢艷 四平市中心人民醫院

醫院檔案相當于醫院的“記錄本”，承載著醫院的過去和未來，也是醫院未來發展的夯實基礎。醫院管理工作的重點就是要做好檔案管理工作，檔案管理工作的質量是醫院管理質量管理水平和醫療質量重要提現，從長遠來看，做好檔案管理工作有著重要的現實意義。隨著信息技術的創新和發展，醫院檔案管理需求也發生了變化，將現代化信息應用到醫院檔案管理工作中是檔案管理工作的必然趨勢。本文具體談一談現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用。

一、醫院檔案管理工作現代化的必要性

醫院傳統的檔案都是“白紙黑字”的紙本資料，隨著時間的推移，醫院檔案的數量也在成倍增長，給檔案庫帶來了不小的儲存壓力，且紙張也會隨著時間的推移變得越來越“脆”，給檔案保存帶來了很大的困難。檔案的增多、保存難度的增加直接導致了檔案管理工作的日漸復雜，既要做好日常整理、分類、調取等基礎工作，還要做好檔案的養護工作。依照傳統的檔案管理模式，醫院需要花費大量人力物力財力投入到檔案管理工作上，且檔案的調取和查看也不方便，這對醫院的后續發展會產生一定影響[1]。但隨著現代化信息技術的發展，關于檔案管理工作有了新的思路，將現代化信息應用到醫院檔案管理工作中，可以解決傳統檔案管理模式帶來的一系列問題，從根本上提升了醫院檔案管理工作的質量和效率。

二、醫院檔案管理工作現代化建設過程中存在的問題

（一）醫院管理層對現代化信息技術不夠重視

傳統的檔案管理模式在醫院沿用已久，很多醫院已經習慣了傳統的檔案管理模式，部分醫院領導對檔案的現代化信息建設的重要性認知不到位，并沒有將檔案現代化信息管理落到實處。部分醫院雖然在推進檔案現代化信息管理，但其觀念并未更新，仍用傳統的檔案管理理念生搬硬套，沒有發揮現代化信息技術的作用，現代化信息管理的優勢也無法體現出來[2]。除此之外，由于醫院領導層的不重視，在招聘檔案管理人員時也不會給予很高的工資，招聘來的檔案管理人員的綜合素質偏低，致使檔案管理工作現代化的進程被拖慢。

（二）資金投入不足，硬件設備比較落后

由于對現代化信息技術的認知度不足，多數醫院在前期規劃的時候并未將檔案管理和醫院未來發展進行同步規劃，更沒有將檔案管理所需的硬件設備一起規劃進去，直接導致了醫院在檔案管理方面的資金投入相對較少，無法采購功能更全面的硬件設備，很大程度上影響了檔案管理現代化進程的推進。與此同時，現代化信息技術管理需要依靠現代化設備，檔案管理人員的對設備是否了解也是能否實現檔案現代化管理的重要基礎。

三、現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用策略

（一）改變觀念，提高醫院管理層的重視程度

任何改革都離不開領導的支持，管理層重視的項目推進起來會“事半功倍”，現代化信息技術在醫院檔案管理工作中的應用同樣離不開領導層的決策和支持。因此，要從根本上提升管理層對現代化信息技術的重視度。一方面，管理層應轉變觀念，肯定現代化信息技術的優勢，同時結合醫院實際情況，制定出相應的管理政策和管理制度，為檔案管理提供參考依據；另一方面，要加強檔案管理工作的監管制度，真正將管理工作落到實處，從根本上提升檔案管理工作人員的工作積極性，促進檔案管理工作的現代化建設。

（二）加大資金投入，完善軟件和硬件設備

醫院檔案管理現代化離不開硬件設備的支持，硬件設備的購置離不開資金支持，因此醫院應結合自身的經濟水平和醫院的未來發展需要來加大對設備的資金投入，建設高標準的現代化信息體系，合理配置相應的設施設備，保障檔案管理現代化的正常推進。目前，醫院檔案管理的主要設備是微機，微機的海量內存可以大量存儲醫院的檔案，同時還可以根據科室的不同將檔案進行分類，在節約人力成本的同時更有利于檔案管理工作的有序開展，逐步實現檔案現代化管理。

（三）完善檔案管理機制，實現標準化管理

為實現醫院檔案管理的現代化，不僅需要配置硬件設施，還需要完善檔案管理機制，注重標準化管理的實施。要想達到這一目標，首先，醫院應制定一系列可行的檔案管理制度，明確檔案存檔、調用、借閱、歸還的標準和流程，明確檔案管理工作的行為規范，做好存檔工作，確保檔案分類正確[3]。其次，醫院的檔案具有很大的研究和參考價值，為方便醫生翻閱，可以設計一套檢索工具，將檔案資料“活”起來，增強醫院檔案的實用性，為醫療研究提供有力支持。

（四）提升檔案管理人員的技能水平

醫院檔案管理人員站在檔案管理的第一線，檔案管理人員的綜合能力決定著檔案管理工作的質量和效率，因此，醫院應重視檔案管理員這一職位，選聘專業管理人才，人員入職后，需要定期組織檔案管理相關培訓，還需要對醫院的流程和基礎組織架構有所了解，在豐富他們檔案管理知識的同時提升他們的綜合技能，還要加強網絡技術方面的培訓，確保檔案管理員具備基礎的計算機理論知識和技能，可以實現檔案管理的現代化建設。

四、結語

綜上所述，現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用有著明顯優勢，一方面可以節約場地和人工成本，同時可以有效促進檔案管理工作質量和效率的提升。但醫院檔案管理工作現代化過程中仍存在醫院管理層對現代化信息技術不夠重視、資金投入不足，硬件設備比較落后的問題，可以通過提高醫院管理層的重視程度、加大資金投入，完善軟件和硬件設備、完善檔案管理機制，實現標準化管理、提升檔案管理人員的技能水平等措施來推進檔案管理工作現代化的進程。