如何提高水利建設(shè)檔案管理人員的工作效率

孫秀云 陜西省東莊水利樞紐工程建設(shè)有限責任公司

水利工程檔案管理所涉及的信息非常廣泛復(fù)雜，而且常見的單位非常多。所以規(guī)范工程檔案是水利工程項目當中重要且有效的措施，但在實際操作過程中，但管理工作還存在著諸多弊端有問題。檔案分類不規(guī)范、信息不明確的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，必須健全一套完整的水利工程檔案管理措施來提升管理人員的工作效率及能力。

一、影響水利建設(shè)檔案管理人員工作效率的因素

（一）對管理的認識度不強，造成工作形式化

很多單位在對檔案管理工作中對其認識度不強烈，在管理中往往側(cè)重于工程建設(shè)管理和運行管理，而對工程技術(shù)檔案管理工作過于形式化。從而造成檔案管理過程中出現(xiàn)諸多問題，比如：檔案管理與行政辦公在同一辦公區(qū)域，檔案管理工作未設(shè)專人管理等。由于檔案管理沒有設(shè)立單獨的辦公區(qū)域，所以造成原本應(yīng)為機密的檔案工作環(huán)境成為公共場所。這種管理方式不但沒有秩序可言，而且也忽視了對檔案管理工作的保密性。

（二）相關(guān)管理人員輕視工作，影響檔案管理效果

檔案管理工作，相對于水利工程中其它項目的工作來講任務(wù)繁重，且專業(yè)性較高。在水利工程竣工后，監(jiān)管部門與建設(shè)管理部門會向檔案部上交大量的相關(guān)資料。由于水利工程不同于其他的建設(shè)性工廠，其中需要大量的資料，而這些煩瑣的資料給歸檔工作造成了一定的負擔，導(dǎo)致管理人員因工作量影響而對工作的積極度降低。歸檔工作由于受環(huán)境限制，造成檔案管理人員每天的工作氛及其壓抑，而面對著眾多的枯燥資料。其中的辛苦與乏味很少有人能理解，這也嚴重遏制了工作人員的工作效率。

（三）管理人員不專業(yè)，造成管理水平不高

對于檔案管理人員來講，需要不斷地學(xué)習(xí)與借鑒來提升自己的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)水平。但在實際的工作當中，由于時間經(jīng)費等因素影響，造成管理人員學(xué)習(xí)與提升自身業(yè)務(wù)能力的機會少之又少。由于缺少專業(yè)技術(shù)方面的學(xué)習(xí)，造成很多檔案管理工作人員不會使用當代比較先進的計算機歸檔手法。由于不能在第一時間學(xué)習(xí)到有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識，造成了檔案管理人員平均的業(yè)務(wù)水平不高。

（四）管理理念與管理方式陳舊

隨著科技時代的不斷深入，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展步伐。水利工程單位要加強對檔案管理工作部門的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，讓檔案管理與考核評價能夠有效的貫穿于檔案管理工作的整個流程。與此同時，由于檔案管理理念過于傳統(tǒng)且機械，檔案管理方式比較陳舊，造成的檔案管理工作不能順應(yīng)當前國家的需求理念。進而造成檔案管理工作質(zhì)量下降，并嚴重影響了檔案管理人員的工作效率。

二、提升檔案管理人員工作效率的有效途徑

（一）充分挖掘與提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

水利管理單位要把檔案管理工作作為首要任務(wù)來抓。首先要對管理人員進行思想政治類教育，思想類的教育可以有效穩(wěn)定廣大水利管理人員對工作的積極性。增加對檔案工作的資金投入，并為檔案管理工作人員提供良好的工作氛圍，加大相關(guān)管理人員對現(xiàn)代化技術(shù)上的學(xué)習(xí)。讓管理人員可以充分的發(fā)揮出自身的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能有效挖掘與調(diào)動相關(guān)管理人員的智慧與潛能?？傊?，專業(yè)素質(zhì)有助于更好地規(guī)范約束檔案管理人員的思想行為，從而讓檔案管理工作在水利工程中發(fā)揮應(yīng)有的時效。

（二）增加檔案管理渠道的廣泛性與效益

身為一名合格的檔案管理人員，應(yīng)具有超前的意識。并充分發(fā)揮當前優(yōu)越的信息化條件，拓寬水利工程管理渠道，讓無償服務(wù)與有償服務(wù)緊密結(jié)合，讓檔案管理在更加廣泛的渠道中增加效益。在有償服務(wù)的過程中，把檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟模式與社會接軌。只有這樣，檔案管理工作可以才可以有效地順應(yīng)社會發(fā)展需求。同時也能夠更好地完善其自身的不足。在這個過程中，必須讓檔案管理人員充分感受到個體間的重要性，讓他們知道個體與管理工作間有著千絲萬縷的緊密聯(lián)系。這樣他們才會以飽滿的熱情積極的投身到工作當中，才能有效提升自身的工作效率。

（三）強化溝通與學(xué)習(xí)管理工作

身為一名合格的檔案管理工作人員，首先要處理好個人與他人的關(guān)系，讓辦公可以在一個輕松愉悅的環(huán)境內(nèi)，同時也可以為檔案及時收歸提供一定的便利。檔案工作人員要踴躍的參與到單位布置的檔案實務(wù)培訓(xùn)班中，通過不同平臺認識與結(jié)交更多同渠道的管理人才。大家在互相交流，學(xué)習(xí)中可以解答自身心中的更多疑問。同時在相互溝通學(xué)習(xí)時，也能更加有效地激發(fā)出個體間的自信心，這樣也就有效提升了檔案管理人員的工作效率。

（四）融入現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理能力

信息技術(shù)時代已經(jīng)成為當代人們工作學(xué)習(xí)的有力武器。水利工程的檔案管理工作也要一改傳統(tǒng)單一機械的方法，有效融入現(xiàn)代化管理手段。充分利用計算機對檔案進行管理規(guī)劃，并結(jié)合自身工程管理需求，研制或開發(fā)出更多款符合實際運作與管理需求的軟件。實現(xiàn)微機操作的整個流程，從存儲分類到統(tǒng)計管理全部進行網(wǎng)絡(luò)操作，從而逐漸把原有的紙質(zhì)板檔案全部轉(zhuǎn)換成電子版檔案，并建立單獨規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，這樣可以有效提升檔案管理工作的效率。

三、結(jié)束語

不同的工程會有不同的歸檔特點。要在不同的管理方法上摸索相同的特征來提高檔案管理的平均水平。規(guī)范的檔案管理體制和健全的信息管理模式，是提升檔案管理水平的重要基礎(chǔ)與保障。水利工程檔案管理必須嚴格有效的把握每一層面的利害關(guān)系，只有這樣，才能有效提升檔案管理工作人員的工作效率與工作質(zhì)量。