淺談高校數字化檔案管理系統的構建

李維輝 陳丹 鄒述平 張英英 翁華英 重慶工程職業技術學院

高校檔案是我國檔案事業中的重要組成部分之一，因此在信息化技術不斷發展的時代背景下，構建完善的高校檔案管理系統也成為高校管理層十分重要的工作內容。數字化檔案不僅能夠使檔案管理工作更加方便和高效，而且還有利于推動檔案管理自動化發展進程。因此高校需要高度重視數字化檔案管理系統工作，及時發現構建過程中存在的不足并妥善解決。

一、我國高校檔案管理的現狀

（一）不重視高校檔案管理系統構建

雖然我國許多高校在近幾年的檔案管理工作都向著規范化和自動化的方向發展，但是在發展的過程中仍然存在共性問題，例如高校并沒有在數字化檔案管理系統的建設工作中投入足夠的精力和資源。許多高校管理層人員仍然保持著傳統的檔案管理觀念，認為檔案管理工作只是對紙質檔案進行裁剪、裝訂和保管，并沒有意識到檔案管理工作對高校科研和教學工作的重要影響，導致許多高校的檔案只有在干部調動或者提拔時才會被提及。因為高校的管理層不重視、不關心檔案管理工作，因此檔案管理部門也很少主動擴展工作內容。

（二）高校檔案管理方法落后

許多高校并沒有將數字化信息技術充分應用于檔案管理工作之中，管理人員大部分工作內容仍然是建立和保管紙質檔案。檔案室內電腦的作用并沒有充分發揮，工作人員僅僅用其進行檔案目錄的打印、而沒有利用其信息查詢、檢索、篩選等功能。因此檔案室中許多信息統計工作仍然靠人力完成，檔案也無法為高校的決策提供主動且有效的參考。

（三）高校檔案管理工作人員專業素養不足

因為管理人員是檔案工作的主體，所以管理人員的綜合素養往往能夠決定檔案管理工作的成果。現如今許多高校檔案管理人員并沒有掌握足夠的數字化技術，因為高校并沒有依照檔案管理工作內容的變動，而為工作人員提供針對性地培訓活動。許多在職的檔案管理人員在缺乏培訓學習的情況下，并不能有效的應用檔案管理工作中引入的數字化技術。

二、構建高校數字化檔案管理系統的重要意義

我國的數字信息通訊技術已經在近幾年取得了十分客觀的進展，建立高校數字化檔案管理系統是信息數字化網絡時代的要求。完善的數字化檔案管理系統使得使用者可以在任何時間、任何地點，利用網絡查詢自己需要的數字化的檔案資料，高校的教師和學生也可以在網絡上收集到最新的科研成果，這將對高校的科研和教學產生十分積極的作用。

三、我國高校數字化檔案管理系統的構建策略

（一）加大高校數字化檔案管理系統的資金投入

高校需要認識到數字化檔案管理系統的構建，不僅能夠使高校檔案得到充分地利用，而且還能夠有力的促進高校教學質量和科研領域的發展。因此需要將檔案系統構建列入高校重點建設工作范圍之內，加大在檔案管理方面的人力、物力和資金投入。在建設數字化檔案管理系統的過程中需要緊跟時代發展的步伐，積極地向檔案室內引入先進的技術和設施，所以高校需要確保建設的經費充足，為檔案管理人員提供良好的工作條件和環境，使高校數字化檔案管理系統構建能夠得到良好的進展。

（二）建立健全高校數字化檔案管理系統構建的規范

為了能夠促進我國檔案管理行業的規范化發展，該領域已經出現了多媒體信息標準和電子文件標準等等，但是因為我國數字化檔案管理領域建設時間比較短，因此并沒有形成完善的行業標準和規定。完善合理地規范是我國高校建設檔案信息數字化系統的有力保障，因為完善的規定能夠使檔案管理人員的工作更加規范化和標準化。同時高校也需要依據自身檔案室的實際情況和該領域的發展趨勢，合理地對建設規范進行修改和完善。高校需要積極了解檔案管理行業的管理制度和業務標準，并且選擇性的將其應用在本校的檔案管理系統構建之中，使管理人員在進行檔案資料的收集、儲存和傳輸工作時有章可循。

（三）重視高校檔案數據庫的建設

檔案數據庫是構建高校數字化檔案管理系統的重要前提，也能夠為發展現代化新型數據庫打下基礎，因此高校需要做好檔案數字化數據庫的建設和完善工作。現代化數據庫的建設需要依賴于先進的網絡技術，在高校的檔案室中建設檔案目錄中心，不斷豐富高校的檔案資源類型和數量，致力于實現高校檔案資源傳輸網絡化和利用在線化的目標。

（四）提高檔案管理人員的專業能力

因為許多在職的高校檔案管理人員并沒有學習過現代數字化技術的應用，因此高校也需要為管理人員提供良好的學習氛圍和條件，積極開展檔案管理現代化技術的培訓工作，積極鼓勵檔案管理人員通過網絡學習和自學等方式提高自身的專業素養。高校在培訓檔案管理人員之前需要制定嚴格的培訓制度和核查制度，確保管理人員能夠高質量完成檔案錄入工作和檔案數字化工作。高校還可以為數字化檔案管理系統構建工作引入先進的計算機人才，使檔案室工作人員的計算機水平得到有效的提高。

四、結束語

晚上構建高校數字化檔案管理系統能夠使檔案資料的收集整理、編目和檢索環節實現信息數字化和網絡化管理，既提高了檔案管理人員的工作效率和質量，也使得高校的檔案服務水平得到大幅度提升。而且工作人員也在高校數字化檔案管理系統建設過程中得到了自我的鍛煉和提升，在培訓過程中學會了現代化的檔案管理技術。因此高校需要不斷加強和完善數字化檔案管理系統的構建。