淺談國有企業檔案管理效能提升策略

楊桃 貴州遵鈦（集團）有限責任公司

社會主義市場經濟的飛速發展，使國有企業在經濟社會發展中的作用更加明顯，國有企業的檔案不僅見證了企業的發展，而且在未來的企業發展中也發揮著強有力的作用。雖然一些國有企業在檔案管理方面也取得了一些突出的成績，但不可否認的是，我國大多數國有企業在檔案管理方面仍存在問題。國有企業必須重視檔案管理，與時俱進，做好檔案管理創新工作，為企業效益的快速發展提供長動力。

一、概述

國有企業檔案管理效能（Management Effectiveness）是指國有企業檔案管理部門在實現檔案管理目標所顯示的能力和獲得的管理效率、效果、效益的綜合反映。國有企業檔案管理效能是衡量從事國有企業檔案管理工作結果的尺度，是檔案管理系統的整體反映。追求檔案管理效能的不斷提升，是國有企業檔案管理活動的中心和一切檔案管理工作的出發點，也是國有企業檔案管理的生命所在。隨著國有企業的蓬勃發展，在國有企業各項活動中形成的國有企業檔案管理數量和規模也呈現大幅增長。提升“國家治理體系和治理能力現代化”包括依靠創新性的社會管理思想、技術、方法驅動傳統管理模式的變革，從而構建起符合現代企業治理模式的新的管理機制。現代企業制度體系下，促進國有企業檔案管理職能轉變，提升國有企業檔案管理效能，能夠激發國有企業檔案管理活力，在維護國有企業經濟效益、合法權益和歷史真實面貌等方面，發揮著越來越重要的作用。

二、國有企業檔案管理效能提升策略

（一）健全檔案管理體系，制定管理流程規范

國有企業檔案管理人員應當逐一編制科研檔案在立項、歸檔移交、保存管理、開發利用、保密借閱等方面的規范管理體系，以此來有效避免科研檔案管理流程出現偏差。具體而言，一是制定科研檔案建檔歸檔的流程規范。遵循科研檔案的實際形成規律，結合企業內部科學研發水平，對科研檔案建檔歸檔等流程做出嚴格的要求，認真收集與整理照片、錄音帶、紙質載體、光盤、U 盤這類磁介質載體和具備一定保存意義的實際物體，并對收集方式進行創新，做好廣泛收集與重點收集相結合。在科研項目完成或告一段落之后，都要將所形成的科技文件材料加以系統分析整理，由課題主要負責人，產品試制負責人，工程企業負責人等審查后，及時歸檔。該文件的存檔研究項目，要確保完整，準確及系統。歸檔的文件材料，必須是正本、原件，重要的、使用頻繁的，應歸檔兩份（第二份允許有復印件，但應加蓋紅章），歸檔時應將科研文件注明保管期限和密級。歸檔的科研材料應當字跡清楚、圖樣清晰并有利于庫房的長久保存。二是制定科研檔案保密及借閱規范。在相關人員借閱科研檔案時應當加強對科研人員知識產權的保護力度，如若在歸檔時編寫人認為其中的關鍵技術、參數及創新點不便向外界公開，那么就應當將說明添加至檔案之中，并讓相關檔案管理人員知悉，通過提升密級等方式來提升該科研檔案的保密程度。

（二）建立創新檔案管理理念

在社會發展的新的時期，為確保國有企業在檔案管理工作中的創新性水平，國有企業檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設工作，樹立“大檔案”觀念，科學整合檔案信息資源。第二，要轉變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發工作，找準檔案工作服務公司發展的切入點、結合點，將檔案資料提供給生產部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保企業各方面工作的有效實施。第三，檔案管理人員應當樹立創新性管理理念，在實際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應當多思考怎樣能夠對檔案管理方法、思路與措施進行創新，爭取突破企業原有的檔案管理內容和體制，全面增強企業檔案管理創新效果。

（三）改善檔案管理條件

國有企業檔案管理效能的提升，也是現代國有企業制度建立的內在要求。因此，國有企業經營者、管理者要切實在思想上高度重視國有企業檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術支持。要根據國有企業檔案管理實際需要，嚴格按照國有企業檔案數字化、信息化建設標準和要求，改善檔案管理環境，為國有企業檔案管理配置先進的管理設備和器材。提前做好國有企業數字化檔案館建設規劃、科學研究檔案館建筑結構和布局要求，因地制宜地做好功能分區，嚴格按照“八防”的標準和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網絡云、辦公自動化App、檔案檢索網絡化、智能化等，切實改善國有企業檔案管理軟硬件條件。

（四）更新服務意識

在新形勢下，國有企業針對文檔所開展信息化建設工作，仍未取得理想成績，在開發及利用內部文檔時，有關人員普遍面臨投入與產出不成正比的情況，企業發展所提出需求也難以得到滿足。基于此，有關人員應意識到開發及利用文檔的出發點是促進企業發展，而非為了開發去開發。因此，在開發文檔時，有關人員應跳出原有思維的框架與桎梏，更新服務意識，將為企業經濟發展提供服務視為工作核心。

三、結語

隨著社會的不斷發展、信息技術的不斷完善、國企改革的不斷深入，國有企業檔案管理也需要可持續發展和創新。我們要進一步探索國有企業檔案管理工作的開展方向和技術創新需要，不斷加強和優化檔案管理技術水平，提高國有企業檔案管理效率，從而提高國有企業檔案管理的重要性和社會價值。