工程招標(biāo)代理工作中信息化管理對策

陳柏屹 杜蓉 貴州省招標(biāo)有限公司

從20世紀(jì)80年代開始，從經(jīng)濟(jì)發(fā)展到工程投標(biāo)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，在數(shù)量和規(guī)模方面取得了很大的進(jìn)展。工程所的建筑投標(biāo)服務(wù)從小到大不等。根據(jù)有關(guān)部門的不完全統(tǒng)計數(shù)據(jù)，我國已有5000多家從事建筑工程貿(mào)易的機(jī)構(gòu)，發(fā)展速度非常迅猛。

建筑投標(biāo)機(jī)構(gòu)在日常業(yè)務(wù)中必須要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及市場的基本需求，同時還需要掌握大量的市場信息。其中包括以下幾個方面：建筑投標(biāo)代理人必須充分理解投標(biāo)人的意向，工程的成本第二，建筑投標(biāo)機(jī)構(gòu)全面了解投標(biāo)的實際情況，包括技術(shù)條件、設(shè)備等。但是，參與投標(biāo)的企業(yè)的財務(wù)狀況和投標(biāo)的整體質(zhì)量，建筑投標(biāo)機(jī)構(gòu)還及時監(jiān)測最新情況，如評估機(jī)構(gòu)和專家情況，投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)等了解行業(yè)的最新動向。加強(qiáng)建筑投標(biāo)中的信息管理可以大大提高效率。這對于工程的發(fā)展是極其重要的。

一、工程招標(biāo)代理存在的弊病

隨著社會的不斷發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)水平也在飛速的提升，城市化進(jìn)程的基本背景是不斷地建設(shè)。與以往相比，我們的建筑工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)數(shù)量正在穩(wěn)步增加，隨著相關(guān)系統(tǒng)的進(jìn)一步改善，我們正在朝著建筑合同的合法化邁進(jìn)。但是，在工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)的實際工作過程中，缺點是阻礙了工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展，建筑工程投標(biāo)機(jī)構(gòu)的一些手續(xù)復(fù)雜，在系統(tǒng)影響下時間較長。由于這些條件，一些中小型機(jī)械制造項目難以有效實施和實施，另一方面，參與建筑工程投標(biāo)的機(jī)構(gòu)在建筑工程招標(biāo)中，各機(jī)構(gòu)的資格標(biāo)準(zhǔn)相對較低，資格、財務(wù)狀況、設(shè)備等也有很大區(qū)別。專業(yè)的能力有一定的不同，一些欺詐和秘密交易仍然存在[1]。

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國得到了快速的發(fā)展和應(yīng)用。信息不僅提高了數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣龋€有效地確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在建筑工程投標(biāo)過程中，可以有效提高投標(biāo)等過程的效率。為了盡量減少信息不足造成的資源浪費(fèi)，在招標(biāo)過程中，加強(qiáng)了對各機(jī)構(gòu)的管理，對于提高工程部的整體建筑投標(biāo)能力很重要。

二、工程招標(biāo)代理中對信息管理的需求

目前，由于行業(yè)的特點，與我方建筑招標(biāo)機(jī)構(gòu)的工作有關(guān)的業(yè)務(wù)流程更為復(fù)雜，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息管理的加強(qiáng)和信息管理與不同部門的有效結(jié)合，不僅可以提高工作效率，還能保證工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)工作的總體質(zhì)量。工程招標(biāo)代理的基本信息的管理工作，可以詳細(xì)的劃分為以下幾個階段：信息管理的初始階段、信息管理的過渡階段、信息管理階段、在信息管理的早期階段的主要任務(wù)在收到承包工程投標(biāo)機(jī)構(gòu)的通知后，他們在自己的權(quán)力范圍內(nèi)參加投標(biāo)。在信息管理的過渡階段，重點是收集信息，為資格預(yù)審，招標(biāo)文件和確定基本價格的必要性。在以后的信息管理機(jī)構(gòu)，項目投標(biāo)者應(yīng)有效分析和利用項目信息，以提高項目投標(biāo)的質(zhì)量，以及根據(jù)所收到的資料精簡和改進(jìn)相關(guān)資源[2]。

三、工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運(yùn)用

（一）信息管理的工作流程和基本要求

工程投標(biāo)機(jī)構(gòu)的信息管理是密不可分的組成部分，與各個代理之間的每個業(yè)務(wù)都是緊密聯(lián)結(jié)的。工程招標(biāo)代理的信息管理工作主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：（1）標(biāo)書的網(wǎng)上預(yù)訂與下載；（2）項目招投標(biāo)的答疑；（3）項目的招投標(biāo)策劃（4）項目公開的布告；（5）相關(guān)文件的編制與審查；（6）整套資料的最終歸檔。

工程投標(biāo)機(jī)構(gòu)為了實現(xiàn)全面的信息管理流程，必須滿足以下基本要求。根據(jù)行業(yè)分類，必須提供建筑投標(biāo)報告等要素的實時信息，通過選擇客戶，項目分類可以有效檢查項目申請信息，提高相關(guān)人員的有效性。工程所的建筑投標(biāo)人可以有效監(jiān)控具體項目及其執(zhí)行情況。根據(jù)自己的權(quán)限，及時獲得有關(guān)變化的數(shù)據(jù)，工程代理負(fù)責(zé)人可以實時了解所有投標(biāo)代理項目的實際進(jìn)展情況[3]。

（二）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的具體運(yùn)用

在工程投標(biāo)信息的日常管理過程中，必須嚴(yán)格建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。其中包括以下內(nèi)容：（1）工程項目信息數(shù)據(jù)庫；（2）工程招標(biāo)代理行業(yè)信息庫；（3）投標(biāo)企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫；（4）評委專家?guī)臁Ｔ诮I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的過程的同時，還要做好各類信息資料的收集、加工整理、分類、儲存、傳遞等一系列工作，以實現(xiàn)動態(tài)掌握招標(biāo)代理各種的內(nèi)、外部信息。

（三）業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)的具體運(yùn)用

在支持工程所施工業(yè)務(wù)的系統(tǒng)中，為了改善信息管理，請注意以下幾點。首先，為了確保可以信任的在線檢索登錄，必須設(shè)置開標(biāo)室和投標(biāo)評價室，業(yè)務(wù)支持系統(tǒng)可以基于評估模板自動生成評估報告的適當(dāng)文本，在自動制作過程中通知招標(biāo)書、招標(biāo)通知和招標(biāo)結(jié)果。

（四）工程造價模塊的具體運(yùn)用

在招投標(biāo)過程中，代理的業(yè)務(wù)流程中，工程造價是一個重要環(huán)節(jié)，在工程造價模擬初審中應(yīng)加強(qiáng)信息化管理，特別是在以下幾個方面：（1）定額及其配套文件；（2）人工、材料、設(shè)備等各種要素價格信息；（3）各類工程造價指數(shù)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著新型科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，在工程招標(biāo)代理的日常工作中，積極的有效利用信息技術(shù)，進(jìn)一步提高工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息管理水平，這樣不僅能夠最大限度地提升日常工作效率，還為有效解決傳統(tǒng)方式帶來的弊病，提供了全新的方法與思，這對于促進(jìn)我國工程招標(biāo)代理事業(yè)的快速可持續(xù)性穩(wěn)定的發(fā)展，將起到很重要的作用。