檢察檔案發展策略

岳琳 成都市成華區人民檢察院

在司法責任制改革和司法規范化背景下，檢察檔案工作得到了方方面面的重視。檢察檔案包含文書檔案、訴訟檔案、會計檔案、設備檔案、基建檔案、音像檔案、實物檔案等等。近年來隨著人們法制意識的加強，越來越多的人開始重視檢察檔案的價值。

一、檢察檔案管理存在的問題

1.檔案管理組織不健全，檔案法制意識不強，責任落實不到位，檔案資源轉化率低。部分檢察干警依舊存在重辦案、輕歸檔的意識，而部分檢察機關沒有相應的檔案移交制度，檔案保護機制，沒有完善的監督體系，因此很多時候檔案管理人員面臨的問題就是無檔案可收，無制度可循。檢察機關一旦檔案收集不齊全、不豐富，就沒有檔案資源轉化可言，一旦檔案沒有承擔起它應有的查詢利用功能后，又會使得部分干警更加不愿意移交手頭上的檔案，由此形成不交檔案的惡性循環。沒有相關的制度保障，檔案一旦出現問題就會形成相互推諉的情況，誰都不愿承擔起相關責任。

2.檔案管理人員業務水平亟待提高。部分檢察機關在招聘檔案管理人員時沒有專業限制，沒有經驗限制，導致部分檢察管理人員對檔案管理工作沒有敬畏心，沒有責任感，沒有專業操守。檔案管理是一項專業性極強的工作，沒有相關的學習和經驗，很難在短時間內完成數量龐大的檔案接收、整理、編目、上架、借閱等工作，更別提后續會產生的檔案統計、編研、修復等工作。

3.檔案管理軟硬件設施跟不上檔案的發展。部分檢察機關在建立檔案庫房時沒有考慮周全，檔案庫房的建設存在隱患，例如將庫房修在頂樓或者底樓，抑或者沒有考慮到檔案增量的問題，到后期檔案沒有可以存放的地方，在檔案的“九防”問題上也能省則省。另外檔案管理需要配備合理的檔案管理軟件，有了檔案管理軟件能提供方便快捷地進行檔案檢索，同時也能更好的保護紙質檔案，但是部分檢察機關沒有意識到軟件的重要性，還在通過WORD或者EXCEL進行檔案管理，這樣極容易造成數據的丟失和更改。

二、檢察檔案管理的突破口

（一）以完善的工作機制確保檔案工作領導堅實有力

首先，領導重視是做好檔案工作的前置。檢察機關一定要重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入每年召開的黨組會上進行研究討論，并提出明確要求，從組織思想、人力資源配備、經費保障等方面，加大傾斜力度，從各方面保障檔案工作的順利開展。檔案管理要形成由檢察長親自部署，分管副檢察長全面主抓，辦公室具體承辦，各部門各司其職，密切配合的良好格局，從組織上有效保障檔案管理工作的良好運行。

其次，人才支撐是做好檔案工作的動力。檔案管理人員的專業化、素質化、技能化是作為做好檔案管理工作的基礎，檢察機關要不斷強化對檔案管理人員的業務、技能培訓和專業知識的培訓，每年積極組織檔案人員參加各類檔案培訓，同時就檔案管理中的難點、瓶頸問題，主動邀請上級檔案專業人士上門指導，以教促學，實現檔案管理人才的專業化、標準化、技術化。

再次，制度落實是做好檔案工作的保障。以多種手段促進檔案制度的有效落實：一是領導班子以身作則，院領導率先垂范，身體力行，要求單位人員按照《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務建設規范》等規定，各司其職，密切配合，認真做好文件資料的收集、歸檔、利用工作；二是業務部門嚴守章紀，在工作中認真執行《檔案工作管理制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》等規章制度。

最后，目標考核是做好檔案工作的關鍵。檢察單位在部署落實檢察工作中，要將檔案管理工作與檢察業務工作同安排、同部署、同落實、同監控、同考核，納入年度工作計劃和目標管理之中，做到目標明確、責任到人。

（二）以完備的物質體系推動檔案管理高效運行

根據檔案工作的發展和需要，檢察單位要不斷加強檔案基礎設施建設投入，高標準充實檔案室軟硬件設施，充分考慮檔案工作需要，做到查詢室、資料室、檔案人員辦公室、庫房有效隔離，確保檔案庫房容量充足。同時需要配備密集柜、除濕機、計算機、檢索微機、掃描儀、數碼照相機、攝像機、刻錄機、吸塵器、聲像防磁柜、溫濕度計、滅火器、裱糊工具等相關設備，檔案防備要達到防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”要求。

（三）以健全的責任體系推進檔案管理良性發展

首先，制定周密詳細的規章。為使檔案管理工作進一步規范化、標準化、科學化，根據實際情況檢察機關應制定《檢察院文件歸檔、不歸檔范圍及保管期限表》《分類大綱》等業務規范性文件，并嚴格實施。

其次，抓好各項業務工作。一是嚴把收集關。堅持按照歸檔范圍定期收集各部門形成的各門類和載體的檔案，確保檔案齊全完整。同時還要收集與業務工作相關的資料，確保檔案資料內容豐富、結構合理。二是加強規范案卷質量。嚴格按照各項檔案規章制度做好檔案業務工作，各門類檔案要組卷科學合理，期限劃分準確，編目規范，裝訂整齊，達到了有關標準。三是做好檔案保管保護工作。按照相關要求檔案庫房要使用避光窗簾，按時開啟除濕機，堅持庫房溫濕度登記制度，堅持定期檢查檔案，確保檔案無霉變、鼠咬等現象，無失、泄密事件發生，有效保障檔案的安全。四是搞好檔案統計工作。做到檔案收進、移出及時登記，檔案統計臺賬數據準確、賬物相符。同時，檔案人員做到對檔案接收、移交憑證準確、手續齊全，保存完整。五是加強對檔案工作的宣傳。充分利用各種載體各種方式宣傳檔案工作，例如利用單位大會組織干警集中學習檔案法律法規及專業基礎知識；邀請檔案專業人士為檢察干警講解檔案的價值；檔案室可以開展檔案參觀等等方式，為檔案規范化管理工作打下堅實的基礎。

（四）以豐富的資源體系確保檔案成果有效轉化

檔案管理人員要堅持把檔案資源的利用轉化工作放在突出位置，給利用者提供快捷、準確的信息，編制適用的檢索工具，利用現有檔案資料開展編研工作，編制檢察機關歷年來的組織機構沿革、大事記、全宗介紹、專題概要等資料，為各部門開展工作提供詳實數據。