淺談信息化管理在事業單位政府采購中的應用

夏冷月 馬澤輝 中國人民解放軍32619部隊

自改革開放后，我國經濟水平飛速發展。自1995年政府采購制度開始試點實行，至今也已有二十多年的歷史。經過這二十多年的探索和實踐，政府采購制度在各個方面做出了卓越貢獻。現如今，隨著經濟發展規模越來越大，政府所需采購的內容和范圍也越來越廣，采購效率也越來越重要。在這種復雜的環境中，政府采購制度逐漸顯露出隱藏的弊端，造成了諸多問題。

一、我國政府采購的概述

政府采購指的是政府機關、行政單位等組織，對計劃采購的內容或工程、服務等，利用財政性資金進行集中采購的一種行為。相較于過去所使用的分散采購的方式，這種集中采購的方式更規范、更系統，限制了權力的使用，保證了企業競爭的公平公正，極大地提高了采購資金的使用效益，維護了國家和社會的和諧穩定，有效防止不良情況的發生。但由于該法實行時間相對較短，因此在實行過程中仍然存在著許多問題。

二、信息化管理在事業單位政府采購中的應用及創新

（一）事業單位采購的現狀及問題

（1）采購制度沒能引起足夠的重視

導致單位有些非采購部門不了解或不明確采購規定。在采購實施過程中，出現多部門多頭采購。采購流程不明確，一些采購人員規避必要的監管，出現采購方式不科學，沒有實行集體決策，無法做到客觀公正，造成采購資金的浪費。

（2）采購信息發布不透明

限額以下的采購，信息披露不充分，導致供應商的數量極少，無法保證有效的競爭，有些采購針對之前簽約的供貨商直接進行采購，影響采購質量。

（3）預算不及時

采購前沒有做好預算規劃，出現無預算有采購需求，嚴重影響了采購的進度。實際采購過程中，未能按照審批權限，未能完成報批流程就進行采購，很多必不可少的環節被省略。

（4）采購資料保管不全

全程采購資料保存不到位，采購中的各個階段文檔需要按照要求進行留檔保管。由于一些工作人員追求采購效率，不按照采購要求做好前期采購需要準備的文件資料報批和存檔，導致采購資料保管不齊全，出現責任無法追究。規范政府及事業單位的采購工作，要把重點放在單位的內部采購業務管理上，具體落實到采購工作的事前、事中、事后三個方面。

（二）信息系統管理在政府采購中的創新和應用

（1）信息系統對政府采購進行動態監管

利用信息系統對物資采購進行動態監管，具體包括物資的庫存、需求和供應的管理，從信息系統統計上，掌握物資的需求和供應情況。在采購信息系統里填寫采購需求單，當與庫存產品發生重合情況，系統提示預警信息。這種預警信息，可從側面被動的要求單位根據實際的需求，制定相應的采購計劃。在信息系統填寫采購需求單，信息系統將自動核實所需物質的數量。如有特殊情況，會出現預警提示，信息系統不能生成相應的采購申請單。出現采購申請單的預警提示，資產部門要對預警的采購信息進行核實，將庫存的該物料進行核實盤查，明確該物資的實際存有量，避免造成采購的浪費。

（2）信息系統對政府采購合同進行跟蹤記錄

采購管理信息系統對采購合同進行網絡化管理。單位里實施采購的各部門，根據實際采購的完成情況，在信息系統中登記采購合同上的信息、執行情況。這樣可以清晰的了解采購的供應商的基本信息，如供應商的名稱、采購總價、采購數量，產品品牌等信息。采購合同的網絡化管理，可方便查詢合同信息，規范合同管理。建立了良好的信息化網絡記錄平臺。同時為物資采購提供了相應的符合條件的供應商的基本信息資料，填充供應商的數據庫資源。

（3）信息系統的信息具有可控性和時效性

物資采購管理信息系統的創新應用的另一個內容是將單位的固定資產清查結果，通過信息系統的平臺發放。單位領導及各部門負責人，可以通過平臺查看各部門的固定資產，同時各部門根據現有的固定資產結合實際，填報采購預算，在預算批復下達之后，根據具體的批復實際，在采購管理信息系統里填報采購計劃。填報完的信息，按照采購信息系統的權限和步驟，轉到資產管理部門進行審核，最后由單位領導對單據申請進行批復。這樣可以做到采購申請信息的公開，同時可以充分利用信息化網絡的時效性，避免因單位領導或部門負責人出差，出現采購事項拖延的現象。

（三）事業單位政府采購

（1）事業單位政府采購信息化管理平臺

隨著“放管寬”改革的繼續發展，事業單位的資產管理員與采購工作員，面臨新的形勢。為迎接新的挑戰，需要抓住機遇，提高資產管理水平，創建事業單位政府采購信息化管理平臺。這個平臺的構建是為了更好的完成采購任務，構建節約型社會。采購信息化管理平臺具體分為三個板塊：信息公布平臺、采購報批平臺、政府采購信息平臺。三個平臺分別有各自的板塊。信息公布平臺主要是資產管理員發布采購信息要求的文件和采購法規，同時根據實際資產清查結果，發布各部門的固定資產明細。采購報批平臺主要由三部分構成，首先采購申請部門填寫采購申請，系統會根據采購申請內容，提示通過或者預警，資產管理員收到采購信息單進行核實，最后采購申請單發到單位領導，進行審批。政府采購信息平臺由三部分構成，這三部分是依據具體采購過程制定的。首先采購信息發布，告知具體采購事項產生，同時在相應的采購信息平臺上如中國政府采購網發布采購信息，根據最終與中標方的簽訂合同進行合同登記同時驗收貨物，最后進行貨物款項的跟蹤，按照財務要求進行 單據的留存和存檔。

（2）事業單位政府采購管理方法

第一，事業單位的資產管理和采購管理相結合原則。采購前首先對單位的固定資產賬目清晰了解，通過行政事業單位資產管理信息系統登記固定資產賬目。做到賬賬相符，賬實相符，針對單位存在的實際情況，進行預算的編報。第二，政府采購審批流程規范化。預算批復后，需求部門根據預算批復，上報采購需求，按照審批權限進行審批，同時在采購信息系統里進行登記確認。第三，單位采購部門按照采購法規進行采購。審批同意的采購申請，送主管采購的國有資產管理部門進行采購，按照中央政府的采購要求，結合集中采購目錄，和預算金額，選擇采購方式。第四，確保采購過程合規合法。為規范采購行為，單位可選擇招標代理公司進行招標代理。開標時派出單位代表和紀檢人員進行監標。第五，按照采購規定執行采購合同。采購項目完成，與中標方及時簽訂合同，并做好信息系統的登記。存儲數據資料，為日后選擇供應商、招標代理機構、供應參考產品等做好基礎性工作。

三、結語

事業單位的政府采購項目實行信息化管理，有利于提高采購效率。顯示了公開、公平、公正的原則，有利于預算的執行，財政資金的節約，為國家節省了大量資金。