淺談企業合同管理的要素

劉瑋 北礦檢測技術有限公司

一、合同管理的意義

現代企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的。高效的合同管理能使企業在市場競爭中占據一定優勢并能減少大量法律風險。合同管理成為現代企業經營管理的重要組成部分。有效的合同管理能夠很好推進企業間合作，有效的規范各方的責任和權限，保證企業經營活動合法合規的進行。

一般來說，合同管理過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，到合同完結或失效的全流程管理。同時合同管理也是動態過程，特別是在合同履約過程中，面對客戶或者供應商的狀況的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止。合同履約結束后，對合同進行評估和備案。公司合同全過程管理，可以有效規避和防范風險，滿足公司財務審計要求，助力公司業務的長期發展。

二、合同管理的要點

（一）合作伙伴的確立

1.前期調研

合同簽訂前要進行必要的市場調查和市場預測，對于未來一段時間市場供需變化，行業企業經營狀態等有所把控，有助于未來長期合作開展。與此同時，需建立對行業合作伙伴的信息資料庫并進行動態管理，持續關注合作伙伴動態和行業進展。

優秀的合作伙伴對于任何企業來說都是一項重要的資產，建立上下游企業合作伙伴關系可以提升企業核心競爭力，并可以通過合作伙伴發現新的市場機會，彼此合作和影響，塑造企業持續的競爭優勢。一般來說，合作伙伴的市場聲譽和行業地位，是初選合作伙伴主要考量因素。同時，要根據企業的業務要求和服務范圍，對合作伙伴進行篩選和確立。最大限度降低合同簽訂和執行的風險[1]。

2.資格審查

對于合作伙伴的信息審查是合同簽訂的必要條件，是合同能夠履約的重要保證。對于法人或公司單位，需審查其是否具有依法成立，營業執照的有效性，其經營活動是否超越營業執照范圍等。同時，需對企業進行信用審查?？梢岳没ヂ摼W征信平臺對公司進行信用評價和風險評估等。同時，合同簽訂前對其進行主體資格、注冊資本、營運能力、信譽、履約能力等調查核實，確保其合同履約能力和獨立承擔民事責任能力。

（二）合同起草與簽訂

1.合同文本草擬

從合同簽訂形式來說有口頭合同，紙質合同和其他合同。在企業的合同管理中，大多企業均采用書面形式作為合同訂立的唯一方式，目的是為了減少不必要的合同糾紛，并有據可查。具體來說，書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。書面形式作為合同載體，這也是合同雙方共同意志的外在化和固定化。合同不同利益主體在法律合理范圍內追求利益最大化是合理現象。

在合同文本起草過程中要注意合同主體得當，規范合同文字描述，做到嚴謹準確，文本完整，責權利清晰，風險分擔條款明確，同時要注意合同描述符合法律規定，違反法律強制性規定的合同為無效合同。公司的經營行為每一步驟都受合同條款約定限制，一旦忽略對合同文本合法性、合理性、可行性的論證和審查，必將從一開始就處于高風險的不利位置。標準合同文本可以在一定程度上規避合同風險，但同樣需要注意合同文本的適用性[2]。

2.合同審批與簽訂

對于不同類型的合同審批，可以建立不同合同管理流程，如可根據合同金額，劃分為重大合同和一般合同，在履約和審批階段分類管理。重大合同應由技術、安監、財會、審計等專業人員進行談判，保證合同簽署的公正性，對合同的經濟性、可行性，嚴密性和合法性也要嚴格把控。

理清合同簽訂過程中崗位的職責與權限，規范合同決策層級，根據不同合同明確相應的職責部門，有效提高合同的嚴密性，準確性和可操作性也非常有益。此外，由于合同的約束里超越了企業內部生產管理等事務，受國家法律的規范和約束，因此合同涉及到大量的法律問題需由公司法律事務部門把關，也是合同審批的重要環節之一。

（三）合同執行與備案

1.合同履約執行

合同的簽訂，明確了雙方權利義務，建立合同檔案，定期進行合同的履約情況跟蹤與管理，通過監督管理根據合同履約情況，隨時向合同各相關部門反饋，防止合同違約的發生，合同履約執行和跟蹤是防范合同風險的重要環節。

合同結算是合同履約的主要環節和內容，把好合同結算關，既是對合同簽訂審查，也是對合同履約的監督。

2.合同備案

合同簽訂生效后，要對應建立合同臺賬，并做好分類登記，便于查詢及合同履約跟蹤。在合同執行過程中的信息反饋，合同變更，也應在臺賬中做相應更新。合同檔案是關于公司各類合同文本及相關資料的分類、整理、登記、統計、保管及查找利用的一系列具體規定。

合同完結后，對合同整體情況進行評估分析，也是合同管理的必要組成部分，這也體現了合同的完整性。

在國家支持技術創新的大背景下技術類合同可在地方科委等進行備案，可享受一定政策支持和政府補貼。合同備案也是公司規范管理的重要方面。

三、結語

合同管理是企業管理的重要組成部分，聯結企業外部經營與內部管理各環節的重要手段，加強企業間協作的重要紐帶。隨著公司的不斷壯大，合同數量和合同標的額都不斷增多，隨之而來的合同風險不斷加大。沒有規矩不成方圓，建立健全合同審批流程，定期進行合同的監督檢查，合同終止后，同時要做好合同的復盤和梳理工作?？偨Y合同執行和實施過程的經驗和教訓，不斷提高合同的管理水平[3]。