企業(yè)檔案信息資源整合與利用

文/張 琳

現(xiàn)代化的信息技術(shù)對于企業(yè)檔案資源的整合與利用具有重要影響，可以提升檔案資源的開發(fā)使用率，便于對檔案信息進(jìn)行再加工，促使檔案資源的全面整合與優(yōu)化。如何對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合與利用，使其成為共享的社會資源，本文進(jìn)行了關(guān)注與研究，提出了整合的措施與辦法

當(dāng)今世界，已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代。適應(yīng)這一發(fā)展總趨勢，企業(yè)檔案信息資源整合與利用也逐步提到了日程上來。企業(yè)檔案信息資源的整合與利用最終歸宿從大范圍來講，就是為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)；從小范圍來看，企業(yè)檔案其要旨在于記錄企業(yè)發(fā)展的真實(shí)面貌，維護(hù)企業(yè)以及員工的合法權(quán)益，為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供支撐。企業(yè)檔案資源蘊(yùn)含著非常豐富的信息，有極高的利用價(jià)值。由此可見，企業(yè)檔案信息資源整合與利用非常重要。

一、必須充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息資源整合與利用的重要性

世界步入信息化時(shí)代的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)等正在迅猛發(fā)展，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)檔案信息資源整合管理越發(fā)呈現(xiàn)出復(fù)雜化的態(tài)勢，需要企業(yè)內(nèi)部多個(gè)職能部門之間協(xié)調(diào)配合方能得以實(shí)施。在企業(yè)檔案信息資源整合管理工作發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)工作方式的弊端漸漸顯露。如今經(jīng)過發(fā)展，企業(yè)的檔案信息管理工作也從過去的傳統(tǒng)手工整理方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的整理和管理方式，就此層面說，企業(yè)檔案信息資源管理工作已經(jīng)取得了一定的成績。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展變化，對企業(yè)檔案信息資源整合、利用提出了更高的要求，不僅需要收集管理信息，同時(shí)還需要用一種方式去整合這些已有的信息資源，在此基礎(chǔ)上加以開發(fā)和利用，使之轉(zhuǎn)化成為對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展有用的資源。企業(yè)檔案信息資源整合與利用的新要求，也對檔案信息管理人員的思維觀念和業(yè)務(wù)能力提出了新的挑戰(zhàn)。必須充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息資源整合與利用的必要性，下功夫用力氣真抓實(shí)干，方能做好這項(xiàng)工作。

二、目前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問題

分析與研究當(dāng)前狀況，企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的主要問題如下：

問題之一：企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)薄弱。近年來，許多國家都投入大量資金和人力物力進(jìn)行信息通訊基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，越來越多的國家意識到企業(yè)信息化建設(shè)的重要性，也在積極引導(dǎo)企業(yè)為信息化建設(shè)創(chuàng)建良好的環(huán)境，方便企業(yè)開展電子商務(wù)活動(dòng)。我國還屬于發(fā)展中國家，企業(yè)的信息化建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱，通信設(shè)備投資距離發(fā)達(dá)國家有一定差距，因此，在信息化時(shí)代，企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)建設(shè)也比較相對薄弱。在這種前提下，企業(yè)難以大面積施展電子化的檔案信息資源管理。

問題之二：檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建立起步較晚。檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平偏低，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不及發(fā)達(dá)國家。我們國家的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步比發(fā)達(dá)國家晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)還不是很完善，同時(shí)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識上也有滯后性。目前，雖然有一些系統(tǒng)性管理的檔案管理軟件，但是尚不具備綜合功能，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)碎片化，未能形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)檔案管理單位也沒有統(tǒng)一的對標(biāo)，缺乏整體性和延續(xù)性。近年來，一些企事業(yè)單位雖然建立了檔案數(shù)據(jù)庫，但也是標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低，數(shù)據(jù)沒有規(guī)范性的控制，對社會起不到很好的服務(wù)作用。

問題之三：檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低。檔案管理的信息資源整合與利用，需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)人員作為保障，但是目前的檔案管理人員尚缺乏系統(tǒng)性的管理意識，或者過于注重技術(shù)鉆研而忽視了對管理人員的工作綜合能力培養(yǎng)，這樣往往會導(dǎo)致管理人員的綜合素質(zhì)不能及時(shí)跟進(jìn)，也會影響到檔案管理工作的水平提升。甚至于，很多企業(yè)還未認(rèn)識到檔案信息資源整合與利用的重要性和緊迫性，從思想觀念上就已經(jīng)落后了，再加上管理人員缺乏對檔案管理的專業(yè)能力，勢必造成檔案管理工作的停滯不前。

問題之四：我國檔案信息資源整合利用還缺乏網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。現(xiàn)在，我國的企事業(yè)單位還沒有引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工具對檔案信息進(jìn)行有效的管理，這對我國檔案管理工作造成了一定的不利影響。有些企業(yè)雖然認(rèn)識到了檔案管理信息資源整合與利用的重要性，但是缺乏資金和人力、物力的投入，尚未采取有效的措施促成檔案信息資源整合。毋庸置疑，如果在網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制上多加資金投入和建設(shè)，對于企業(yè)檔案信息資源整合與利用是會非常有利的，這樣必然會加速企業(yè)的發(fā)展。

三、開展企業(yè)檔案信息資源整合與利用的方法

針對當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源整合與利用存在的問題，特提出以下解決方法：

方法之一：建立健全檔案信息資源整合的制度和標(biāo)準(zhǔn)。只有建立健全的檔案信息資源整合的制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使得企業(yè)檔案信息資源的整合和利用工作規(guī)范、有效地進(jìn)行。首先要找到此項(xiàng)工作的主體，建立監(jiān)督、激勵(lì)和約束機(jī)制，對參與進(jìn)來的人員要有明確的分工，有一個(gè)共同的目標(biāo)，大家齊心協(xié)力地工作。在開展此項(xiàng)工作時(shí)，檔案部門本身的運(yùn)行機(jī)制要做到規(guī)范、有序化，檔案功能的各個(gè)環(huán)節(jié)也能夠環(huán)環(huán)相扣、互相配合。

方法之二：大力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，數(shù)字化管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領(lǐng)域。建立完整的數(shù)據(jù)庫，需要運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、OA技術(shù)等現(xiàn)代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對信息的甄別、加工和處理。此外，還應(yīng)注重構(gòu)建技術(shù)平臺，開展新型的科技建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大環(huán)境下，要用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備作為依托，最終達(dá)到檔案信息的數(shù)字化，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

方法之三：加快檔案信息化建設(shè)。檔案信息資源整合與利用的關(guān)鍵在于檔案信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案的信息化是整合檔案信息資源的基礎(chǔ)，建立完整、規(guī)范的數(shù)字化檔案管理平臺，加快各類檔案資源的數(shù)字化，對于新的電子文件，也應(yīng)該加強(qiáng)管控和保存，實(shí)現(xiàn)文件、文檔、音頻、照片、視頻等信息的及時(shí)處理和提煉，達(dá)到加速推進(jìn)企業(yè)檔案信息資源整合與利用的目的。

客觀現(xiàn)實(shí)表明，只有加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，才能保障檔案管理水平科學(xué)有序的提升。由此可見，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息資源的延續(xù)性管理，這是我國檔案事業(yè)進(jìn)步與發(fā)展的必經(jīng)之路，我們應(yīng)該積極采取有效措施，加快這一管理方式的形成，這樣才能適應(yīng)檔案管理科學(xué)化、有序化。在信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的今天，對于信息的獲取和利用也越來越受到社會的廣泛關(guān)注。通過對企業(yè)檔案信息資源的整合與利用，完全可以預(yù)見不僅會加快企業(yè)的發(fā)展，還會有效地提升企業(yè)檔案服務(wù)民眾、服務(wù)民生、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會的整體功能。