事業單位文書檔案管理效率的提升路徑

彭蘭

摘要：事業單位文書檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分，事業單位文書檔案管理效率的高低直接會影響事業單位各項工作開展。因此，事業單位有必要給予文書檔案管理足夠的重視，進一步明確文書檔案管理的特殊性和重要性。同時要結合影響事業單位文書檔案管理效率提升的制約因素，制定切實可行的文書檔案管理制度機制，對文書檔案管理流程進行梳理，通過文書檔案管理手段、方式創新，進一步提升事業單位文書檔案管理效率，更好地服務社會發展。

關鍵詞：事業單位，文書檔案，特殊性，提升路徑

事業單位文書檔案是事業單位各項工作開展的原始記錄，是事業單位其他工作開展的重要依據。當前事業單位文書檔案管理環境已經發生了深刻變化，為了更好地滿足事業單位文書檔案管理需求。有必要結合事業單位文書檔案管理現狀以及存在的問題，制定切實可行的文書檔案管理措施，讓事業單位文書檔案管理具有鮮明的時代性[1]。

一、事業單位文書檔案管理的特殊作用

事業單位文書檔案是事業單位在運行過程中所形成的各類有價值的信息資源。包含事業單位各項活動開展的記錄材料、會議材料、文書報告、工作計劃等等。通過對事業單位文書檔案的管理和檔案信息資源的挖掘，能夠為文書檔案未來決策提供檔案依據。

首先，文書檔案是檔案業務的核心。事業單位所形成的文書檔案是事業單位檔案業務建設的重中之重。事業單位在發展過程中會形成大量文書檔案，這些文書檔案由事業單位各個部門生成，最終交由檔案管理機構統一進行整理管理。一方面，事業單位檔案管理部門應按照文書檔案管理要求對各類文書檔案進行分類、排列、編目，在整理過程中對于發現的問題及時整改，提升文書檔案管理質量。另一方面，文書檔案占整個檔案業務的絕大部分，需要檔案管理工作人員拿出足夠的時間和精力，對文書檔案管理相關業務工作進行全面梳理，并圍繞事業單位中心工作進行檔案信息資源開發和利用。

其次，文書檔案具有重要參考價值。事業單位通過有效的文書檔案管理能夠使重要的文書檔案長久保存，確保重要的文件檔案能夠得到重復利用，為后續的檔案信息資源開發提供必要條件。如果事業單位在文書檔案管理過程中沒有投入足夠的人力、物力和財力，就會使文書檔案資料呈現零散狀態，很難對重要資料信息進行查詢和利用，也勢必會影響事業單位發展和決策，因此新時期必須充分認識到文書檔案的重要參考價值，并給予文書檔案管理足夠的重視。

最后，文書檔案能夠為社會提供檢索服務。當前事業單位公共服務職能越來越多元化，為了更好地為社會公眾提供高質量的服務，事業單位有必要對文書檔案資料進行集中管理，并結合社會公眾的檔案信息需求提供多元化的檔案檢索服務。事業單位作為市場經濟的重要組成部分，在其發展過程中所形成的業務檔案與經濟發展息息相關。因此，在文書檔案管理過程中不能僅局限于服務事業單位內部，而應該擴大文書檔案服務范疇，盡量滿足社會公眾對于文書檔案的信息需求，更好地發揮事業單位服務社會功能。

二、事業單位文書檔案管理效率提升的制約因素

事業單位經過多年發展會形成大量復雜的文書檔案，而要想對這些文書檔案進行合理的開發利用，更好地推動事業單位各項工作開展，就需要對文書檔案進行科學合理的管理，不斷地提升文書檔案管理效率。但當前部分事業單位對于文書檔案重視程度不足，沒有形成相應的管理機制和科學的管理辦法，影響了事業單位文書檔案管理效率。

首先，文書檔案管理標準化不足。事業單位文書檔案管理具有非常強的系統性和綜合性，在文書檔案管理過程中需要對各類文書檔案進行分類管理，才能做到快速檢索，并對相關檔案信息資源進行合理利用。但當前部分事業單位主要領導對文書檔案科學化、規范化、標準化管理重視程度不足，在管理過程中仍然沿用傳統理念，并沒有嚴格按照文書檔案的特征進行分類管理，很多文書檔案混雜在一起，部分文書檔案內容并沒有按照文書檔案管理的相關標準進行書寫和歸類，難以形成有效的檔案信息資源[2]。

其次，文書檔案管理與實際需求相脫節。當前越來越多事業單位已經認識到文書檔案管理的價值和作用，并針對事業單位中心工作提出了很多檔案開發課題。但由于沒有為檔案管理部門安排足夠的人手，導致事業單位在文書檔案管理過程中很多檔案管理人員只能完成前期的文檔收集、整理和歸檔工作，難以圍繞事業單位發展以及中心工作開展有針對性的檔案信息課題研究。加之，部分檔案管理人員能力素質偏低，無法運用大數據和云計算技術對檔案信息資源進行綜合開發和利用，無法服務事業單位中心工作，在一定程度上影響了文書檔案管理效果。

最后，事業單位文書檔案管理技術落后。隨著網絡信息技術的發展，對文書檔案管理工作提出了新的要求。但當前部分事業單位在文書檔案管理過程中網絡信息基礎設施建設落后，并沒有安排專項資金推進事業單位檔案信息化建設。部分事業單位在文書檔案管理過程中仍然采取手工處理方式，難以對文書檔案信息資源進行快速的收集整理分析，給事業單位檔案信息化建設帶來了極大阻力。加之事業單位自身能夠獲得的財政支持有限，難以拿出足夠的資金用于技術更新，因此在檔案信息服務方面能力相對較弱，難以滿足社會公眾對于文書檔案的多元化需求。

三、事業單位文書檔案管理效率提升的路徑

新時期，事業單位在文書檔案管理過程中，一方面，要注重文書檔案信息化建設，主動地引進現代的技術設備和管理系統，為文書檔案管理效率提升奠定堅實的技術支撐。另一方面，要對文書檔案管理流程進行優化，對文書檔案的管理方式方法進行創新，滿足事業單位文書檔案管理效率提升的現實訴求。

首先，構建文書檔案管理信息系統。事業單位應將文書檔案管理信息系統作為檔案信息化建設的重要方面，主要領導要充分認識到文書檔案信息化建設的必要性和重要性，為檔案管理部門引進必要的軟硬件設備，完善相應的管理機制，并加大對文書檔案管理人員的教育和培訓，進一步提升文書檔案，管理人員信息素養，能夠主動地運用文書檔案管理信息系統，實現對文書檔案紙質資源的數字化轉型。通過大數據云計算等技術的運用，圍繞事業單位中心工作，開展有價值的課題研究，更好地發揮事業單位文書檔案的價值和作用。

其次，要對文書檔案管理流程進行優化和完善。事業單位文書檔案管理工作并不是孤立的工作，與事業單位各個部門的工作都息息相關，要想提升事業單位文書檔案管理效率，就需要加強與其他部門的溝通和互動，取得其他部門和工作人員的支持和理解。為此，一方面，事業單位檔案管理部門應廣泛地聽取其他部門工作人員的意見建議，對文書檔案管理流程進行細化，對不合理的地方要進行修正。另一方面，要主動地借鑒其他單位的先進工作經驗和好的做法，并將這些經驗進行創造吸收，應用于文書檔案管理流程之中，盡量在文書檔案管理過程中少走彎路，為后續檔案信息資源利用開發創造有利條件[3]。

最后，要對文書檔案管理方式方法進行創新。隨著網絡信息技術不斷發展以及事業單位和社會公眾對于檔案信息的多樣化訴求，事業單位文書檔案管理部門也應該與時俱進，既要在思想觀念上更新，也要在管理方式、方法上進行創新，要主動地樹立大數據思維，將收集上來的數字檔案信息資源納入到文書檔案數據庫之中，為事業單位和社會公眾提供遠程的檔案多樣化信息服務。同時要注重對事業單位信息技術的更新，確保事業單位信息技術符合時代發展訴求，更好的服務事業單位和社會公眾。 PR

參考文獻：

[1]王殿利.提升事業單位檔案管理核心競爭力的路徑研究[J].城建檔案， 2020，（02）：81-82.

[2]單石.基層事業單位檔案現代化管理工作的對策[J].經濟學， 2021， （1）：14-15.

[3]黃珊珊.探索事業單位人事檔案管理信息化建設路徑[J].人力資源， 2020， （08）：24-25.

（責任編輯：李雪威）