檔案工作在公關宣傳上的思考與對策

摘要：公關宣傳工作對于單位的發展以及社會地位有非常關鍵的作用，公關宣傳工作的開展主要通過各種宣傳途徑和多種宣傳方式，對外界宣傳自己單位，是為了提升本單位或組織在社會中的知名度，在一定知名度下才可以產生有利的社會輿論和影響。公關宣傳工作的模式是利用一定的傳播媒介展開宣傳工作，并通過內部溝通的方法樹立一個良好的組織形象，這個過程便是公關宣傳的工作模式。隨著信息時代的到來，如何利用檔案工作融入到公關宣傳工作，從而使工作開展得更加順利是我們當下需要思考的問題。針對檔案工作的主導性強、傳播面廣等特點，用檔案工作輔助公關宣傳進行推廣效果更好的組織形象是本文探討的問題。

關鍵詞：檔案工作，公關宣傳，思考對策

檔案管理的工作對象是檔案，而要服務的對象是檔案的利用者，在檔案管理工作中存在很多難點，比如不集中、雜亂無章、質小量大等。通過管理人員對于這些信息進行系統性的整合管理才可以使其有一定的利用價值，產生效益。隨著社會的不斷進步，為了更好的進行公關宣傳工作，可以將檔案工作合理地融入進來，從而滿足公關宣傳中的工作需求。從悠久的檔案管理歷史中可以看出檔案工作從非獨立、簡單化、封閉化逐漸演變為當今的獨立化、科學化、開放化已經取得了很多成功，所以事業單位在公關宣傳工作中科學地運用檔案業已經成為了必然的趨勢。

一、當前檔案信息宣傳工作中問題的思考

1.檔案工作人員更換頻繁

檔案部門的優秀人才比較容易流失，很多情況會受到編制和待遇等因素影響，使一些單位培養的優秀人才被調走，從而單位不得不換新的工作人員任職。很多員工在工作經過培養之后會變得更加出色，但是在他們取得一定成績之后，便會被調整到其他工作崗位上，擔負更重大的工作內容。很多單位檔案部門的工作人員都會在任職一段時間后被調換，從而難以保證一個穩定的檔案信息宣傳隊伍，不能沉淀更多的經驗和價值，不利于檔案信息在公關宣傳工作的進展。

2.宣傳力度不夠

很多單位的檔案部門都沒有專業的科室，負責信息宣傳工作的很多都是兼職人員，而兼職人員對于工作的銜接和力度并不夠。繁雜的檔案工作會花費大量的時間和精力，無法開展更加深入全面的公關宣傳工作，從而對一些工作動態無法及時進行處理和掌握，在很多大型的公關宣傳工作中，便會出現宣傳力度不夠的問題。

3.公關宣傳模式單一

目前，很多單位的檔案公關宣傳方式都以傳統媒體為主要媒介，很少用到現代多元化的媒體進行宣傳，所以其公關宣傳模式仍然比較單一。在檔案公關宣傳工作中，業務開展和隊伍建設一直都是工作的重點。所以，我們在對外公關宣傳工作中，要倡導雙管齊下的工作措施，既要保證真實的宣傳報道工作，也要對檔案隊伍建設成果做好完善工作。

二、檔案信息在公關宣傳工作的基本思路與對策

1.加強組織的領導力，明確思想提高認識

做好檔案公關宣傳工作，需要首先加強組織的領導力，讓單位從上至下對此有明確的思想認識，給予檔案工作高度的重視。提高干部對于檔案工作的思想認識，才可以徹底從思想上加強公關宣傳工作的力度，提升其在公關宣傳工作中的領導力度，第一時間幫助工作人員解決工作中的問題，發揮良好的領導作用。從而提高檔案工作者對公關宣傳工作的認知，引導工作人員摒棄傳統的錯誤認知和習慣，鼓勵表彰工作經驗豐富且文字功底扎實的工作人員，引導他們到宣傳一線，培養一支政治性強、業務熟練、反應敏捷的公關宣傳團隊。其次，還要提高相關工作人員的待遇，讓他們有更明朗的前途，從而釋放更多的價值。

2.加強工作網絡的管理，建章立制

公關宣傳工作需要相關的制度和章程來做指引和指正，制度對于工作是必不可少的基礎構成。做好檔案公關宣傳工作，最重要的是建立一套科學完善的工作機制，從而靠制度管人、靠制度管事、靠制度推動工作。時刻加強工作配套制度的建設，制定工作中的指導思想和任務重點，幫助工作人員確定每個階段的工作目標，還要根據實際情況不斷完善各項工作制度。除此之外還要對工作任務進行科學的量化，使責任落實到每一位工作人員。

另外抓好工作網絡的建設，就要根據制度將公關宣傳工作與各項業務進行有機融合，把工作范圍向外界延伸拓展，建設一個相關聯絡、反應迅速的工作網絡，形成一個上下聯動并且廣泛參與的工作機制。同時要建設督查機制，明確各級工作人員的崗位職責，把公關宣傳工作融入崗位責任中，通過采取科學公正的評比措施，對相關工作人員的工作給予考核評價。要把考核結果給予重視，并且與職務晉升進行掛鉤，根據員工的實際工作成績，獎勵一定的物質和精神表彰，調動工作人員的積極性，打造人人爭先的工作氛圍。

3.加強隊伍建設，提高人才素質和能力

任何單位的工作隊伍都離不開含辛茹苦的培養和人才的努力，在檔案工作部門比較缺乏長期的優秀人才，所以要建立一個完善的人才隊伍。首先要提高工作人員的業務素質和工作能力，加強對骨干人才的培訓，結合單位的實際情況，也可以派工作人員到先進的業務部門進行學習交流，或到高等院校進行學習深造，提高他們的思想覺悟，豐富知識儲備，提升工作能力。同時，鼓勵工作人員放開思想包袱，嘗試探索更加科學的工作模式，使公關宣傳工作取得更多突破。不斷加強員工的隊伍建設，提供給新員工更多的展示機會，讓他們在實際工作中得到鍛煉，提高他們的工作能力，從而盡快掌握公關宣傳工作的基本方法。同時要培養工作人員的敬業精神，在為信息宣傳進行工作的同時，要培養員工積極務實的工作理念，增強工作人員宣傳工作的責任心和使命感，保持公關宣傳工作隊伍的穩定性和長久發展。同時要倡導員工之間的互關互愛，從而建設一個和諧的工作氛圍，讓更多員工將工作的激情投入到團隊建設當中。

4.提升工作效率和質量

為了進行更好的公關宣傳工作，需要檔案部門要提高宣傳工作的質量和效率，保持一個靈敏的反應速度，對于動態性信息進行及時的傳達。在不同時期和階段中的工作重點不同，要結合當下的實際情況，對變化做出快速反應，及時報送工作中的問題，才可以采取相對應的新舉措，取得工作新進展，增強公關宣傳的針對性和廣泛性，做好經驗性和問題性信息的報送工作，相關公關宣傳人員要定期開展調查研究，及時總結階段性的成績和經驗，提出切實可行的良好對策，形成一個有深度的經驗性參考資料。同時要做好深層次信息的報送工作，及時準確并且全面地進行報送工作，養成良好的整理辨析習慣，抓住檔案資料工作帶來的本質線索，努力提高公關宣傳工作的價值。

結語：

在進行檔案管理工作與公關宣傳工作時，要時刻遵守法律制度要求，維護檔案的安全性，也要保持檔案的完整性方便再次利用。檔案是歷史發展的見證和記載，不允許隨意修改，可以反映出事實，所以在工作中一定要維護檔案的真實性，讓其源源不斷地在未來公關宣傳中創造價值。檔案管理系統是我國文獻信息系統的重要組成部分，在整個社會的科學工作中都發揮出比較重要的作用，已經成為社會信息系統的基礎力量。所以檔案管理不僅對局部單位的公關宣傳工作有意義，還對很多單位的生產勞作有很大幫助，對我們整個社會也有長遠的歷史的意義。 PR

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（作者簡介：張丹，遼寧省鞍山市退役軍人服務中心，本科，中級檔案職稱，研究方向：檔案方向）

（責任編輯：李雪威）