綜述檔案管理中的電子檔案管理

王漢軍 濱州市沾化區醫療保障局

電子檔案館的發展應考慮到信息時代的發展，許多單位組織已經改變了文檔管理的形式，并使用電子文檔管理來更好地管理文檔。傳統的文件管理需要長時間的收集，分類和存儲，并且員工的工作量非常大。但是，電子文檔管理基于先進的信息技術，不需要手動分類，從而減少了人員并提高了工作效率。電子檔案管理人員不僅必須具有檔案管理經驗，而且必須熟悉計算機技術。因此，為了更好地實施電子文件管理，有必要提高管理者的全部能力，滿足電子文件管理的要求，并使工作順利進行。

一、電子檔案文件的優勢

（一）直接減輕了檔案管理的工作強度，提高了工作效率

當前的信息技術時代為檔案管理的發展提供了可靠的技術，電子文件管理的使用解決了傳統文件管理的許多缺點。例如，電子檔案使人們更容易查閱、修改和使用。同時，電子文件管理已取代了手動工作，因此無須依靠員工來手動記錄，收集，分類和保存，可以使用計算機軟件系統保存文件，這直接消除了手工輸入和分類的問題，并減輕了員工的工作量。電子檔案管理節省了大量煩瑣的工作，提高了檔案管理的效率，同時提高了檔案管理的質量，促進了檔案管理的發展。

（二）電子檔案文件管理更有利于文件保密

過去，文檔管理是整體保存的，查看文件時，只要查閱部分文件就可以查看所有文件，這不利于文件管理的機密性。電子文件管理的方法與傳統文件管理不同，檔案文件將單份保存，并且在查閱過程中僅可見必要的內容，看不到其他文件的內容。這樣，文件管理的相對機密性得到很好的保證，更好地保護文件安全性。

（三）電子檔案文件管理有助于共享文件并重用

傳統文件管理只有一份，即只有一個人可以訪問或使用它。一旦其他人查看并借用了該文件，其他人將不再能夠使用該文件。但是，電子文檔將更改此閾值，并且許多人可以檢查或使用它，這完全反映了文件共享。電子文件也可以重復使用，紙質文檔重新使用后筆跡可能不清楚，或者某些內容可能丟失。電子檔案館將不會有這些問題，即使它們被多次使用，存檔的內容也不會改變。

二、分析電子檔案文件管理中的問題

（一）人們對電子檔案管理的認識仍然存在一些局限性

由于電子檔案的發展還不成熟，對電子檔案的理解還不夠深入，因此對電子檔案管理的理解還不夠全面。因此，需要采用雙軌制，即同時使用電子文檔和紙質文，以兩種方式運行文件管理，以創建具有相同內容的兩個文件。

（二）難以識別電子文件憑證的原件

歸檔是所有過程數據的記錄，即原始記錄，這些文件是真實的原始文件，因此非常有用。但是，電子文件的內容很容易更改，可能會通過復制或實施不清楚的因素來更改文件的內容。當文件在他人轉存期間被惡意修改，不會留下任何痕跡，從而難以區分電子文件的真實性和原創性。

（三）電子檔案文件的安全性

電子檔案文件的安全性存在問題，檔案的安全性非常重要。電子檔案文件管理受某些因素影響，例如，檔案中的數據很容易丟失和更改，并且檔案失去了真實性。如果網絡不穩定或不安全，也會影響文件的安全性。

（四）長期保存電子檔案文件

紙質文件被存儲在檔案室中，并且會被長時間存儲。但是，隨著電子文件數量的增加，它將占用越來越多的內存。但是，某些軟件的容量是有限的，長期存儲檔案是不夠的，并且沒有長時間存儲檔案的好方法。

三、加強電子檔案管理的措施

（一）創建檔案文件使用系統并集成各種文件資源

為了更好地利用電子檔案館的管理，首先必須建立完整的檔案館使用許可制度，建立檔案使用許可制度，規范檔案使用，確保檔案內容的真實性。當相關員工需要訪問檔案時，他們必須嚴格按照法規行事，并且只有在獲得經理同意的情況下才能使用檔案。檔案管理人員必須學會使用網絡技術和先進技術來收集檔案，以便及時收集有關檔案的信息。同時，需要及時更新文檔，以滿足審閱者的需求。在創建電子文檔時，需要結合處理紙質文檔，促進電子文件管理的發展。

（二）制度化建設，確保信息管理規范化

電子檔案的管理應建立適當的管理制度，同時，它也可以使人員操作標準化以避免錯誤，有利于電子文件的管理。強大的文件管理取決于先進的計算機技術，如果遇到計算機問題，硬件故障，木馬等，將導致存檔中的數據丟失。如果需要遠程查看檔案，則必須確保網絡安全以確保檔案的機密性和安全性。電子案件管理系統的開發可以使員工績效標準化，防止由于故障造成的數據丟失，并確保電子文件的安全性和機密性。

（三）加強人事管理，加深對檔案保護的認識

電子檔案依靠先進的計算機技術來收集和存儲檔案，但是操作仍然需要人員。人事管理是電子文件管理的重要組成部分，有必要加強人員管理，提高員工保護意識。管理人員應確保員工適當地參加培訓，提高他們的學習和教育質量，并養成良好的職業道德。他們必須認真負責，記住自己的責任，并且對案件內容保密。有必要知道如何保護文件并提高文件的機密性，以免造成非常嚴重的影響。

四、結束語

從以上分析可以得出結論，傳統文件管理已經過時，傳統的文件管理有很多問題，工作非常復雜且工作量很大，容易引起混亂，并且不利于文件管理。電子檔案管理解決了傳統檔案管理的許多問題，不僅減輕了工作人員的負擔，而且使檔案的收集，核實和存儲比以往任何時候都更加方便。但是，電子檔案的管理尚不完善，需要進一步改進。為了保護檔案管理的機密性和安全性，有必要對專業人員進行培訓。這些員工不僅必須精通計算機技術的使用，而且還必須具有相關的經驗和良好的職業道德。加強人員培訓有利于電子檔案館的管理，可以很大程度上促進電子檔案館的發展。