淺談電子化在事業單位檔案管理中的發展趨勢

李紅偉 吉林省洮南市科技服務中心

如今我國正處于時代發展的新時期，為了保障事業單位檔案管理的現代化發展，從而更好的應對時代發展需求，必須對傳統且落后的檔案管理方法進行創新，實現更高效率、高質量的檔案管理，這對于事業單位的長久發展有重要作用。

一、電子化在事業單位檔案管理中的應用問題

（一）檔案管理安全問題

以往開展檔案管理工作多采取紙質記錄的方式，這種方式不管在信息數據的收集、記錄還是后續保存方面，都存在極大的缺陷，很容易導致資料的遺漏和確實，而隨著電子化技術的應用，使得事業單位檔案資料可以通過計算機網絡實現更加高效的收集和存儲，但是互聯網具有連通性，因此事業單位檔案資料在網絡平臺連通很容易出現安全風險。在電子檔案資料的收集和整理過程中，往往會采取線上平臺文件傳輸的形式，然而在文件傳輸過程中極有可能受到病毒侵害，因此導致電子檔案資料遭受損壞、泄露和丟失[1]，因此給電子化檔案管理的安全性埋下了極大隱患，經過調查研究可以發現，很多事業單位都存在計算機網絡受到病毒入侵的問題，繼而導致很多事業單位發展信息和員工信息被泄露，這也給事業單位的發展帶來了一些影響。

（二）檔案管理人員水平不足

在新時期的時代發展背景下，社會和人民對事業單位電子檔案管理要求越來越高，也因此需要檔案管理人員具備足夠的專業水平。然而縱觀我國很多事業單位檔案資料管理情況來看，往往并不具備足夠的高素質檔案管理人員，不僅基層檔案管理者水平不足，很多事業單位還存在管理人員素質較差的問題，因此，事業單位檔案管理人員的綜合素質亟待提升。與此同時，很多初入事業單位就業的員工并不具備足夠的檔案管理經驗，因此在面對大量檔案資料整理工作時往往無法適應[2]，所以很難有效提升檔案管理效率和質量。除了上述因素之外，我國很多事業單位檔案管理部門都存在人員流動性高的問題，缺乏長時間固定在同一崗位的員工，而新員工無法第一時間勝任工作，因此使得電子檔案管理過程中經常出現操作問題。

（三）檔案管理方式不規范

如今我國科學技術水平在不斷提升，使得電子化的管理方式得到了高度推廣，在很多企業和事業單位中都發揮了重要作用，但是與此同時，很多事業單位并未就電子檔案管理制定完善的管理制度，與傳統的紙質檔案管理形式相比，傳統的管理制度更加嚴密，主要原因就是一旦紙質檔案發生丟失就會導致非常麻煩的后果，但是在電子檔案管理過程中，因為可以隨時備份，所以很多管理人員并未對檔案資料的管理制度進行完善，繼而導致電子檔案資料管理過程中出現遺漏問題。

二、電子化在事業單位檔案管理中的發展

（一）加強電子檔案管理安全保障

對于電子化事業單位檔案管理來說，檔案資料的安全問題是最為重點的內容，從檔案資料管理人員的角度出發，要求檔案管理者更加嚴謹的對待檔案資料，避免向外部泄露，同時還要在事業單位的檔案管理平臺建立完善的訪客制度，從而實現對訪客的管理，對用戶的瀏覽時間也要加以控制，以此來保障電子檔案的安全管理和運行。此外，還應該對事業單位的檔案管理設備進行定期維修和檢查，例如計算機等設備，必須保障其安全平穩的運行[3]，同時也要避免使用盜版軟件，以免給硬件設備的運行以及所存儲的檔案資料埋下安全隱患。與此同時，事業單位應該保障能夠定期對檔案管理人員展開培訓，保障員工具備足夠的安全管理意識，從而更加重視電子檔案管理設備的正常運行。

（二）加強對檔案管理人才的培養

在電子檔案管理過程中，雖然硬件設備等是非常關鍵的因素，但是管理人員也是非常重要的影響因素，在事業單位電子化檔案管理期間，要求管理人員必須掌握足夠的專業技術，同時也要足夠掌握檔案資料管理的所有內容，以此來保障管理工作開展過程中一旦發生問題也能及時采取措施加以解決。與此同時，事業單位在進行當年資料管理人才的選用時，還必須對管理人員的綜合素養等因素充分調研，保障事業單位的人才基礎[4]，從而進一步提升事業單位電子化檔案管理效率。隨著時代的發展，事業單位電子化檔案管理人才也必須不斷提升自身水平，從而全方位發展，掌握更多管理技能，實現更高效、高質量的電子檔案管理。

（三）強化事業單位檔案管理技術

為了最大程度保障事業單位電子化檔案資料的安全，除了要保障硬件設備的完好之外，還要對檔案管理技術和制度進行強化。以往進行的紙質檔案管理需要花費大量的人力物力資源成本，因此其管理制度較為復雜，需要很多調用程序，因此為了節省時間，實現更加高效率的檔案資料管理，就必須采取更加現代化的管理方式，使用電子計算機建立網絡平臺，采用分類歸納整理的方式管理檔案資料，同時采取網絡檢索的形式也可以實現更加快速高效的檔案資料搜索和調用。

三、結束語

總而言之，為了更好的順應時代的發展，實現事業單位檔案資料的電子化管理是非常重要的，而隨著我國科學技術水平的提升，事業單位電子化檔案資料管理也必然走入各行各業，從而發揮出重要作用。