優化檔案管理體系服務醫院等級評審的幾點建議

楊光 河南省平頂山市第一人民醫院

醫院的檔案管理資料作為醫院檔案管理工作中的重要組成部分，不僅直接影響到醫院的醫療水平和質量高低，最終還會影響醫院的等級評審結果。所以，要不斷優化醫院檔案管理體系，提高醫院的檔案管理效率，增強醫院等級評審的專業性和規范性，促進醫院在檔案管理工作的創新。

一、目前醫院檔案管理體系中存在的問題

（一）缺乏系統完善的管理制度

目前，在各個醫院的檔案管理工作中，對檔案管理的具體流程僅僅是停留在口頭上的規定，沒有進行文字性的規定，缺乏系統完善的檔案管理制度，在對醫院檔案管理中的收集、整理、歸檔等方面都缺乏明確可操作性的規定，在一定程度上阻礙了醫院檔案管理工作的開展[1]。

（二）檔案管理者意識淡薄，對檔案管理工作不重視

由于醫院的主要領導對檔案管理工作的不重視，造成檔案管理工作人員沒有充分認識到檔案資料的重要價值和作用，造成檔案管理工作者管理意識淡薄，導致在醫院的日常工作中缺乏對原始資料的記錄，降低了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理設施配備不全，影響了檔案管理的質量

在醫院的檔案管理工作中，由于醫院領導對檔案管理的不重視，所以在檔案管理方面投入的資金較少，無法配全檔案管理的軟硬件設施，使得檔案管理技術較為落后，制約了檔案管理的信息化建設，難以保證檔案管理的質量[2]。

（四）檔案管理信息化水平較低

由于醫院缺乏檔案管理相關的硬件設施，目前還是有很多醫院仍然采用傳統的紙質版檔案管理，而且還有大量的檔案管理工作者的專業化程度不高，難以快速熟練的掌握現代信息技術軟件，所以對于信息化的檔案管理系統使用還沒有在醫院完全普及，導致目前的檔案管理信息化水平較低[3]。

（五）檔案管理人員業務素質不高，檔案管理隊伍結構不合理

在目前醫院的檔案管理隊伍中，大部分檔案管理工作者年齡大、學歷低，并且很多人本身都不是檔案管理專業，所以在一定程度上造成了檔案管理隊伍的結構不合理的現象。同樣，由于從事檔案管理工作者的專業主要是醫學為主，其次是管理學或者其他專業，進而造成了檔案管理工作者的業務素質之間存在不同的差異。除此之外，醫院對檔案管理工作者沒有進行系統的專業訓練，導致工作人員對檔案管理工作沒有充足的重視，對檔案資料的價值沒有充分的挖掘和利用。

（六）未充分發揮檔案管理的價值

由于長期受到傳統檔案資料管理的影響，檔案管理工作者僅僅是將檔案資料進行及時的整理和保存，并沒有充分挖掘到檔案資料的實際價值，對其進行合理的利用，使檔案資料發揮最大的價值。

二、優化檔案管理體系服務醫院等級評審的幾點建議

（一）建立健全完善的檔案管理制度

為不斷規范醫院的檔案管理工作，醫院應該組建檔案管理領導小組，建立健全完善的檔案管理制度，從上到下對醫院各部門的檔案管理工作進行統一協調，嚴格管理檔案工作的各個環節。同時，在醫院內部建立院級、部級、科級三級管理并指定專門的負責人，將具體的責任落實到個人，形成完整的檔案管理網絡。除此之外，還應該不斷加強檔案管理工作的規章制度，督促檔案管理工作按照規章制度進行規范操作，逐步實現醫院檔案管理體系的制度化建設。

（二）加強對檔案管理工作的重視

實現醫院檔案管理工作的基礎是領導的重視和政策的支持，所以在醫院檔案管理工作中，應該引起領導對檔案工作的足夠重視，并制定相應的政策推進檔案管理工作的順利開展。同時，還應該將檔案管理工作納入醫院的考核制度，將其與各項工作的目標考核掛鉤，從而充分激發檔案管理工作者的積極性，在全醫院形成良好的工作氛圍，促進全體員工積極參與檔案管理工作，促進檔案管理工作的快速發展[4]。

（三）加大資金投入優化軟硬件配置，實現檔案信息化管理

要想優化檔案管理體系，就要加大對檔案管理信息系統的資金投入，不斷優化檔案管理軟硬件設施，例如在硬件上優化計算機、服務器等設備；在軟件上完善檔案信息化管理系統，實現醫院對檔案收集、整理、儲存、統計、利用等工作的進行。在不斷提升檔案管理資源配置的基礎上，在醫院內部建立檔案管理數據庫，借助互聯網技術實現檔案資料共享，方便醫院員工進行線上辦公，隨時查閱和調取相關的檔案資料，減少檔案管理的工作量，促進檔案管理的信息化發展。

（四）創新檔案管理內容，優化檔案資源的管理

根據醫院等級評審的具體標準，醫院應該積極響應國家線管部門的號召，在規范建設醫院檔案資料的基礎上不斷創新檔案管理內容，推動醫院的快速發展。不僅如此，還應該不斷優化檔案資源管理，制定相應的評審等級，形成層次化的檔案體系，進一步促進醫院檔案管理工作的開展。

（五）加強檔案管理教育，提升檔案管理隊伍的整體素質

要想提升檔案管理隊伍的整體水平，就要不斷加強對檔案管理的教育工作。首先，要積極引進掌握現代信息技術的高素質檔案管理人才，在醫院的檔案管理工作中起到積極的示范作用；其次，要在醫院進行全面系統的宣傳，在員工心中樹立正確的檔案管理意識，明確檔案管理的重要作用和價值所在，增強員工參與檔案管理工作的積極性，在全院形成良好的檔案管理工作氛圍；再者，還要培養檔案管理工作者的責任感和使命感，進而提升檔案管理隊伍的整體責任意識；最后，醫院應該定期組織檔案管理知識的培訓教育，邀請專業的檔案管理工作者對醫院全體員工進行培訓教育，并針對培訓內容進行考核保證培訓質量，提升檔案管理隊伍的整體素質，以此提高檔案管理的工作效率[5]。

（六）充分挖掘檔案管理的價值

對于收集整理的檔案資料，不僅僅是單純的保存和整理，還應該進行充分的挖掘，對檔案資源進行合理的利用。例如，通過對醫院的科研檔案、病歷檔案等進行研究，將其中有價值的信息進行匯總，可以為今后的醫療和科研奠定基礎。或者通過對醫院的原始檔案資料進行二次挖掘，還可以開發出多種形式的檔案資源，總之，可以從多方面對檔案資源進行深入的挖掘，為醫院的未來發展提供重要的依據。

三、結束語

綜上所述，優化檔案管理體系使檔案管理工作規范化的同時，不僅有利于服務于醫院等級評審，還促進了醫院自身檔案建設的不斷發展，使醫療事業和檔案管理工作更進一步的發展。