大數據下的事業單位人事檔案管理體會探討

郭琦 臨汾市中心血站

一、大數據對事業單位人事檔案管理的影響

對事業單位而言，良好的人事檔案管理可以幫助企業領導對員工的各方面信息進行全面了解，從而對企業的人才有一個較好的掌握。由此可見，人事檔案管理對企業的運營與發展都有著舉足輕重的作用。但是，由于我國事業單位普遍對人事檔案管理的認知度不高，對檔案管理的方式手段都比較落后，導致人事檔案管理工作并沒有發揮出其應有的作用。隨著大數據時代的到來，事業單位開始了信息化檔案管理模式。在大數據背景趨勢下，企業管理者開始重視人事檔案管理工作，建立完整的數據庫集中管理體系，規范企業的人事檔案管理制度，創新人事檔案管理技術等等，為企業的人事檔案管理工作創造了良好的環境，同時也為企業的經營與發展打造了堅實的基礎。

二、大數據背景下事業單位人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理的目的是為了讓企業各部門的人員信息等各方面資料都整理歸檔，以便有需要的時候可以隨時快速的查找使用。但是目前我國大多數事業單位的人事檔案管理工作并不完善，人力資源部門工作效率低下，企業內部的人事檔案雜亂無章，給事業單位的經營和發展帶來了極大的阻礙。

（一）對人事檔案管理工作不重視

眾所周知，事業單位是一個龐大的企業，其內部部門眾多，人員管理極其困難。人事檔案是對企業員工各種信息進行記錄，有效的人事檔案管理工作可以幫助企業領導對員工有一個直接以及全面的了解，從而掌握企業員工的個人信息、工作動態、獲獎情況等等，對企業的經營與發展有著重要的作用。但是，長期以來，我國許多事業單位的領導層對人事檔案管理工作并不重視。管理人員認為檔案資料的管理并不會影響到企業的運轉，不愿意把太多的時間和人力消耗在這上面，從而導致了檔案資料存放混亂，保存不完整等情況。并且在實際工作中需要用到相關的檔案資料時，卻發現尋找起來相當麻煩，費時費力。另外，由于整理與保存不當，經常出現相關人事檔案資料遺失的情況，給各部門的工作帶來了極大的負面影響，嚴重阻礙了企業的運轉效率。

（二）缺乏完整的人事檔案管理制度

在事業單位人事檔案管理工作中，完善的人事檔案管理制度是保障工作質量與效率的重要因素。人事檔案的歸納與整理、管理人員的工作行為與態度等等，都需要一套完善的制度來進行監管和約束，才能使企業的人事檔案管理工作順利進行。但是，目前由于我國許多事業單位都對人事檔案管理并不重視，也并未制定一套完善的管理制度，導致人事檔案管理人員工作目標不明確，工作質量無人監管，從而在人事檔案管理工作中粗心大意，態度散漫，許多實質性的問題找不到相應的負責人，久而久之問題越積越多從而更加無法解決，導致事業單位人事檔案管理工作日益混亂。

（三）人事檔案管理人員不專業

隨著我國經濟的不斷發展，各事業單位的規模也在不斷壯大，企業內部的工作節奏也越來越快，一些事業單位已經開始重視人事檔案的管理工作，并安排專人來負責管理。但是由于這些工作人員缺乏專業的人事檔案管理經驗與能力，導致企業的人事檔案管理工作依然不夠嚴謹。在事業單位發展速度越來越快的同時，如果企業的人事檔案管理工作跟不上企業運轉的節奏，就會對企業的發展造成嚴重的不利影響。因此，企業領導必須要重視人事檔案管理人員專業能力的培養，提高整個人事檔案管理團隊的專業素質與業務能力，從而保證企業的持續發展。

（四）人事檔案整理技術不規范

由于事業單位的管理人員沒有意識到人事檔案管理的重要性以及對于企業發展的意義，導致檔案管理技術并不規范。許多企業的人事檔案管理人員缺乏專業的工作能力，整理人事檔案時收集的資料并不完善，經常只收集一些基本的人員信息，然后整理進檔案袋中，對于一些獲獎經歷或者重要的工作經驗等資料都沒有收集，也沒有記錄在人事檔案中，使得企業的人事檔案內容并不齊全，對人員的信息記錄并不完善。并且經常出現企業人事檔案斷檔的情況。

（五）人事檔案管理方式陳舊落后

人事檔案管理作為企業領導掌握員工信息的最直接有效的途徑，對企業的運營戰略的規劃、人員配置的安排等都有著極其重要的作用。如果企業人事檔案的管理跟不上企業的運轉速度，那么會極大程度的阻礙企業的發展。由此可見，為了使企業的運營與發展都能夠持續穩定，企業的人事檔案管理工作也必須要提高效率，緊跟企業發展的步伐，只有這樣，才能不給企業的發展拖后腿。但是，目前，我國大多數事業單位人事檔案管理的工作方式仍然相對落后，還是使用的傳統的管理方式。工作人員在收集檔案材料時，依然使用的紙質文檔，然后用檔案盒整理起來。但是紙質的文件畢竟不好保存，一旦遇水或者遇火，就會造成無法挽救的損壞。并且，紙質檔案不僅整理起來相當麻煩，在借閱時尋找對應的材料也非常耗時，給檔案管理工作者和企業其它員工都帶來了一定的困擾。

三、大數據下事業單位人事檔案管理問題的解決措施

在互聯網發展迅速的今天，針對上述人事檔案管理中的各種問題，事業單位應該加強重視，緊跟時代的腳步，引入各種大數據、互聯網技術與手段，加強人事檔案管理的基礎設施建設，利用互聯網技術提升人事檔案的保密管理等等，從而使事業單位人事檔案管理更加安全、便利、高效。

（一）提升對人事檔案管理的重視

事業單位人事檔案管理工作在企業發展中起著不可估量的作用，企業領導如果對其不夠重視，將會嚴重阻礙企業的運營和發展。因此，企業領導必須提高自己對人事檔案管理工作的重視度，將這項工作與其他工作視為同樣重要，并完善相關的制度和所需要的設施，提高檔案管理人員的專業素養，這樣不僅可以提高檔案管理工作的質量，確保企業的正常運營，同時還可以提高員工的工作積極性，促進企業快速發展。

（二）完善人事檔案管理制度

制度是健全管理工作的保障，沒有一套健全的管理制度體系，人事檔案管理工作不會取得很好的成果。事業單位想要做好人事檔案管理工作，必須要制定出一套完整的制度政策，并在實際工作中不斷完善，從而使人事檔案管理工作可以高效有序的進行。當然，制定出來的管理制度也不可以太過浮夸而不切實際，需要根據企業內部的各方面實際情況而定，這樣才能讓制度更好的保證人事檔案管理工作的正常進行，從而更好的服務于企業。另外，制度制定之后能夠被有效實施才是關鍵，對此，還需要成立監察部門，由專人負責制度的實施監督工作，從而有效杜絕制度流于形式的情況發生。

（三）提高人事檔案管理人員的專業度

專業的事需要專業的人去做，才能有效解決問題，提高工作效率。事業單位人事檔案管理工作是否高效有序的開展，會直接影響企業的內部運作；而檔案管理工作人員是否專業，會直接影響檔案管理工作能否高效有序的開展。由此可見，企業人事檔案管理工作人員的專業水平間接影響到了企業的內部運作效率。因此，企業必須要提高人事檔案管理工作的相關從業人員的專業能力，才能真正實現人事檔案管理工作的目的，從而提高企業的經營效益。主要可以從以下兩個方面進行：

（1）對現有檔案管理人員進行專業培訓

企業可以對現有的人事檔案管理人員進行專業知識培訓，比如：邀請專業的、工作經驗更為豐富的人事檔案管理人員到機構中開展培訓講座，或者為員工報培訓班，讓他們學習最新的前沿知識，提升自己的專業素養和工作能力，從而更好的開展人事檔案管理工作。

（2）招聘專業的人事檔案管理人才

企業可以提高檔案管理崗位的待遇和福利，以引進更多的專業性人才，同時還可以讓企業現有的員工與新進的更為專業的人才多進行交流溝通，互相學習互相提升，以創建更加專業更加強大的人事檔案管理人才團隊，更好的為企業的發展共同努力。

（四）加強人事檔案的保密管理

為了適應新時代企業的運轉節奏，企業的檔案管理工作也需要有所改變。隨著互聯網的快速發展，企業可以利用大數據、互聯網等技術手段來管理人事檔案資料。工作人員可以將紙質資料全部電子化，并對文檔設置密碼和防火墻等防護措施，企業員工想要查閱瀏覽檔案信息時，需要向檔案管理人員申請、登記，以獲取瀏覽文檔的權限。通過這種互聯網手段進行檔案管理，使員工在方便自己整理與保存的同時也極大程度保證了檔案信息的安全度，大大減少了檔案信息泄露情況的發生，也為企業節省了很多不必要的時間成本和人力成本。

（五）加強人事檔案管理的基礎設施建設

在大數據時代下，事業單位想要做好人事檔案管理工作，就必須緊跟時代發展的腳步，加強人事檔案管理工作的基礎設施建設，以實現人事檔案信息化管理的目標。首先，事業單位要加大對人事檔案管理工作的經費投入，為工作人員配置需要的計算機和網絡系統，完成企業人事檔案信息化管理的基礎設施的配置。其次，事業單位要加強企業內部統一的數據庫集中管理體系的建設與完善工作，以保證員工在進行人事檔案的信息化管理工作時能夠有一個良好的系統與平臺，對員工的工作效率有較好的促進作用。

四、結語

綜上可知，人事檔案管理工作對事業單位的生存與發展有著極大的影響作用。但是，目前我國事業單位人事檔案管理工作中存在著許多問題，例如：企業對人事檔案管理工作不重視，企業缺乏完整的人事檔案管理制度，人事檔案管理人員不專業，人事檔案整理技術不規范，以及人事檔案管理方式陳舊落后等等，這些問題都嚴重影響了事業單位人事檔案管理工作的有序開展，阻礙了企業的經營與發展。對此，事業單位想要持續穩定的運營發展，必須要重視人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作人員的專業素質和工作能力，為人事檔案管理工作制定完善的管理制度。并引入大數據、互聯網等技術和手段，加強人事檔案的保密管理工作，為事業單位人事檔案注入新鮮、創新的活力，推進事業單位人事檔案的科學化、信息化管理，從而充分發揮出人事檔案的作用。