新時期基層政府機關檔案管理工作實踐思考

韋頌勤

摘要：在社會不斷發展期間，檔案管理工作的重要程度也隨之增加，尤其是在記錄基層經濟發展、社會服務狀況等方面都起到了重要的作用。基層政府作為處理公共事務的機關單位，承擔著檔案管理的重要責任。但是由于現實因素的影響，我國基層政府機關的檔案管理工作還存在問題有待完善，本文將根據當前基層政府檔案管理的現狀，來探索在新時期下基層政府機關檔案管理工作應當如何加強管理。

關鍵詞：基層政府;檔案管理;政府機關

在大數據快速發展的形勢下，生活、工作中運用信息化技術的范圍逐漸擴大，通過大數據將海量的信息進行收集整理，從而實現信息的價值。面對這種情況，基層政府機關的檔案管理模式、工作理念等均在一定程度上受到了影響，機關檔案管理工作職能與各類信息的收集處理之間有著密不可分的關系，而怎樣對信息進行保存，并構建高效的檔案管理工作，是目前基層政府機關需要深入思考的。

一、基層政府機關檔案管理工作現狀

基層政府的不同部門在工作期間，都會留下文字、音像等資料，并且會分部門對資料文件進行分類、收集等檔案整理歸納工作[1]。基層政府部門主要包含有會計、黨建、民政等多個部門，每個部門在進行檔案整理時的要求都有些細微的差別，通過檔案整理能夠讓各部門人員對于部門的工作情況有大致的了解。但是由于各個部門的事務性質不同，檔案的保存形式、保存期限也有所不同。政府機關的檔案資料是對于政府工作情況的記錄與保存，因此檔案資料能夠為后期工作的開展提供參考，也能夠根據資料找出前期工作中存在的不足之處進行補足，對于提高政府工作效率與質量有著重要的作用[2]。因此才需要全面加強政府機關的檔案管理工作，并不斷創新檔案管理模式，為后續其他工作的開展奠定良好的基礎。

對于目前基層政策的檔案管理工作來說，還存在的一些問題有待完善。首先，基層政府中的各個部門對于自己所屬部門的工作十分擅長，但卻不具備檔案管理相關的專業知識，導致在進行部門檔案管理的時候存在很多不專業的行為，進而影響到了部門工作的順利開展。再加上基層政府機關對于檔案管理工作所投入的資金管理力度較低，無法有效開展檔案管理工作。其次，目前許多基層政府所應用的科技手段較為單一化，在沒有順應當前時代發展趨勢的情況下，檔案管理的模式仍然停留在較為滯后的狀態下，導致檔案管理的質量和效率受到影響。最后，基層政府機關還存在著檔案管理較為分散的情況，由于基層政府機關的改革，導致許多檔案較為分散，并且很難對檔案進行集中化的管理，再加上檔案管理設備的不完善，檔案管理方式都較為滯后。在信息時代下，檔案信息量每日劇增，傳統檔案管理模式工作量大且工作程序較為繁瑣，很難快速、便捷的開展檔案管理工作。

二、新時期下基層政府機關檔案管理工作策略

2.1優化檔案交接流程

基層政府機關的檔案交流必須要符合規范化、標準化的要求，并且在交接之前將檔案進行系統的清點。尤其是在調取檔案的時候，需要及時做好數據記錄，確認檔案調取的時間，并及時跟進做好催還工作[3]。對于時間較為長遠、信息分類較為混亂的檔案，也需要對檔案資料進行合理的排序，可以根據檔案的種類來進行歸檔，從而減少出現檔案信息數據混亂的情況。而在進行檔案交接的時候也需要記錄好檔案交接的時間、地點等信息，從而提高檔案管理工作的效率和質量。

2.2完善檔案管理程序

基層政府機關需要注重對工作人員的工作意識以及思想層面的培訓，要讓全體人員都意識到檔案管理工作的重要程度，并對檔案管理人員的職業素養進行教育。在基層政府機關創新實踐檔案管理工作的時候，需要全面加強檔案管理硬件、軟件設施的建設工作，并根據當前檔案管理存在的不足之處來進行彌補，合理購入相關的器材，加強對檔案管理軟件的開發與引進，將信息搜索、存儲相結合，讓檔案管理人員能夠及時查看信息的收集、整理狀況，并根據實際情況來對信息進行錄入和調整，從而避免出現信息遺漏等情況的發生[4]。

2.3建立數字化系統，積極應用信息技術

在信息技術持續發展下，各個行業都逐漸應用數字化管理系統來輔助日常工作的開展。而基層政府由于受到現實因素的影響，在數字化管理系統建設上存在著一定的不足，因此無法順應時代發展的趨勢來對檔案管理工作模式進行創新，從而降低了檔案管理工作的效率與質量。面對這種情況基層政府應當適時投入人力、物力以及財力，運用科學技術來實現方便、快捷的檔案管理工作，為檔案管理工作的安全、便利開展提供助力。與此同時檔案管理人員也需要加強對數字化檔案管理系統的學習，只有不斷更新自身的知識以及技能，才能夠順應新時期基層政府機關的檔案管理模式。

2.4制定檔案管理發展制度

政府機關的檔案管理工作有著較強的系統性，因此需要制定完善的工作管理制度，為檔案管理工作的開展提供可參考的依據。根據當前檔案管理工作的開展情況來制定科學的管理制度，既能夠確保制度的實踐性，還能夠規范檔案管理工作流程，為檔案管理人員下達明確的指示，需要注意的是基層政府上下都需要遵守檔案管理制度來進行檔案收集、整理、調取，這樣才能夠科學管理檔案，為基層政府機關工作的開展提供助力。

2.5加強人才隊伍建設，提高服務水平

在基層政府機關檔案管理期間，存在管理模式混亂、業務水平低等問題，為了有效改善這些情況，基層政府機關需要全面展開檔案管理業務培訓，讓檔案管理人員明確檔案管理制度，并以崗位工作為基礎提高自身的工作水平，并積極參與到各種實踐之中。與此同時還應當安排檔案管理人才參與培訓，或是到其他地方考察檔案管理的經驗與模式，深入了解機關檔案管理相關的法律法規，總結目前工作中存在的不足之處，從而不斷優化基層政府機關的檔案管理工作情況[5]。

除此之外基層政府機關還應當積極引進專業化的人才，只有建立高素質、具有專業水平的人才隊伍，才能夠提高檔案管理的工作效率。在人才引進過程中，應當加強對人才技能水平的審查，確保人才能夠熟練掌握計算機設備的使用方式，同樣也具備檔案管理相關的理論知識。另外在人才正式上崗之前，需要對人才展開系統的工作培育與思想教育，并在培訓期間為他們提供實踐訓練機會，確保人才具備充足的工作經驗，對于各種檔案管理難題都能夠靈活處理。并將人才的檔案管理工作情況與績效考核、獎懲制度等相結合，全面激發檔案管理人員的工作積極性與主動性，為基層政府檔案管理工作的有效開展奠定良好基礎。

結束語

綜上所述，為了順勢時代發展趨勢，基層政府機關檔案管理工作有必要開展實踐創新，從而全面提高檔案管理工作效率與質量。在創新實踐期間，基層政府機關需要制定合理的檔案管理制度，并且落實到位，要求工作人員規范自身工作行為，不僅要引進先進的檔案管理相關設備，還需要加強對人才的管理和建設，引進專業性強的高素質人才，從而逐漸推動基層政府機關檔案管理的規范化管理與運行。

參考文獻：

[1]宋淑兵.新時期基層檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2020， No.344（15）：53-54.

[2]姜玉潔.基層行政事業單位檔案管理工作現狀與思考[J].智庫時代，2020， （009）：29-30.

[3]李海波.基層政府部門人事檔案管理工作中的問題及思考[J].科學與財富， 2019（5）：24.

[4]張博昱.對新時期基層事業單位檔案管理的幾點思考[J].卷宗，2019， （022）：6.

[5]陳佩群.新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路[J].卷宗，2020， 010（006）：105.