新時(shí)期基層政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐思考

韋頌勤

摘要：在社會(huì)不斷發(fā)展期間，檔案管理工作的重要程度也隨之增加，尤其是在記錄基層經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)服務(wù)狀況等方面都起到了重要的作用。基層政府作為處理公共事務(wù)的機(jī)關(guān)單位，承擔(dān)著檔案管理的重要責(zé)任。但是由于現(xiàn)實(shí)因素的影響，我國基層政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作還存在問題有待完善，本文將根據(jù)當(dāng)前基層政府檔案管理的現(xiàn)狀，來探索在新時(shí)期下基層政府機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)如何加強(qiáng)管理。

關(guān)鍵詞：基層政府;檔案管理;政府機(jī)關(guān)

在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，生活、工作中運(yùn)用信息化技術(shù)的范圍逐漸擴(kuò)大，通過大數(shù)據(jù)將海量的信息進(jìn)行收集整理，從而實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。面對(duì)這種情況，基層政府機(jī)關(guān)的檔案管理模式、工作理念等均在一定程度上受到了影響，機(jī)關(guān)檔案管理工作職能與各類信息的收集處理之間有著密不可分的關(guān)系，而怎樣對(duì)信息進(jìn)行保存，并構(gòu)建高效的檔案管理工作，是目前基層政府機(jī)關(guān)需要深入思考的。

一、基層政府機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀

基層政府的不同部門在工作期間，都會(huì)留下文字、音像等資料，并且會(huì)分部門對(duì)資料文件進(jìn)行分類、收集等檔案整理歸納工作[1]。基層政府部門主要包含有會(huì)計(jì)、黨建、民政等多個(gè)部門，每個(gè)部門在進(jìn)行檔案整理時(shí)的要求都有些細(xì)微的差別，通過檔案整理能夠讓各部門人員對(duì)于部門的工作情況有大致的了解。但是由于各個(gè)部門的事務(wù)性質(zhì)不同，檔案的保存形式、保存期限也有所不同。政府機(jī)關(guān)的檔案資料是對(duì)于政府工作情況的記錄與保存，因此檔案資料能夠?yàn)楹笃诠ぷ鞯拈_展提供參考，也能夠根據(jù)資料找出前期工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)足，對(duì)于提高政府工作效率與質(zhì)量有著重要的作用[2]。因此才需要全面加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作，并不斷創(chuàng)新檔案管理模式，為后續(xù)其他工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

對(duì)于目前基層政策的檔案管理工作來說，還存在的一些問題有待完善。首先，基層政府中的各個(gè)部門對(duì)于自己所屬部門的工作十分擅長，但卻不具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致在進(jìn)行部門檔案管理的時(shí)候存在很多不專業(yè)的行為，進(jìn)而影響到了部門工作的順利開展。再加上基層政府機(jī)關(guān)對(duì)于檔案管理工作所投入的資金管理力度較低，無法有效開展檔案管理工作。其次，目前許多基層政府所應(yīng)用的科技手段較為單一化，在沒有順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的情況下，檔案管理的模式仍然停留在較為滯后的狀態(tài)下，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率受到影響。最后，基層政府機(jī)關(guān)還存在著檔案管理較為分散的情況，由于基層政府機(jī)關(guān)的改革，導(dǎo)致許多檔案較為分散，并且很難對(duì)檔案進(jìn)行集中化的管理，再加上檔案管理設(shè)備的不完善，檔案管理方式都較為滯后。在信息時(shí)代下，檔案信息量每日劇增，傳統(tǒng)檔案管理模式工作量大且工作程序較為繁瑣，很難快速、便捷的開展檔案管理工作。

二、新時(shí)期下基層政府機(jī)關(guān)檔案管理工作策略

2.1優(yōu)化檔案交接流程

基層政府機(jī)關(guān)的檔案交流必須要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，并且在交接之前將檔案進(jìn)行系統(tǒng)的清點(diǎn)。尤其是在調(diào)取檔案的時(shí)候，需要及時(shí)做好數(shù)據(jù)記錄，確認(rèn)檔案調(diào)取的時(shí)間，并及時(shí)跟進(jìn)做好催還工作[3]。對(duì)于時(shí)間較為長遠(yuǎn)、信息分類較為混亂的檔案，也需要對(duì)檔案資料進(jìn)行合理的排序，可以根據(jù)檔案的種類來進(jìn)行歸檔，從而減少出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)混亂的情況。而在進(jìn)行檔案交接的時(shí)候也需要記錄好檔案交接的時(shí)間、地點(diǎn)等信息，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2完善檔案管理程序

基層政府機(jī)關(guān)需要注重對(duì)工作人員的工作意識(shí)以及思想層面的培訓(xùn)，要讓全體人員都意識(shí)到檔案管理工作的重要程度，并對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行教育。在基層政府機(jī)關(guān)創(chuàng)新實(shí)踐檔案管理工作的時(shí)候，需要全面加強(qiáng)檔案管理硬件、軟件設(shè)施的建設(shè)工作，并根據(jù)當(dāng)前檔案管理存在的不足之處來進(jìn)行彌補(bǔ)，合理購入相關(guān)的器材，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的開發(fā)與引進(jìn)，將信息搜索、存儲(chǔ)相結(jié)合，讓檔案管理人員能夠及時(shí)查看信息的收集、整理狀況，并根據(jù)實(shí)際情況來對(duì)信息進(jìn)行錄入和調(diào)整，從而避免出現(xiàn)信息遺漏等情況的發(fā)生[4]。

2.3建立數(shù)字化系統(tǒng)，積極應(yīng)用信息技術(shù)

在信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展下，各個(gè)行業(yè)都逐漸應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)來輔助日常工作的開展。而基層政府由于受到現(xiàn)實(shí)因素的影響，在數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)上存在著一定的不足，因此無法順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)來對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，從而降低了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。面對(duì)這種情況基層政府應(yīng)當(dāng)適時(shí)投入人力、物力以及財(cái)力，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)方便、快捷的檔案管理工作，為檔案管理工作的安全、便利開展提供助力。與此同時(shí)檔案管理人員也需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只有不斷更新自身的知識(shí)以及技能，才能夠順應(yīng)新時(shí)期基層政府機(jī)關(guān)的檔案管理模式。

2.4制定檔案管理發(fā)展制度

政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作有著較強(qiáng)的系統(tǒng)性，因此需要制定完善的工作管理制度，為檔案管理工作的開展提供可參考的依據(jù)。根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的開展情況來制定科學(xué)的管理制度，既能夠確保制度的實(shí)踐性，還能夠規(guī)范檔案管理工作流程，為檔案管理人員下達(dá)明確的指示，需要注意的是基層政府上下都需要遵守檔案管理制度來進(jìn)行檔案收集、整理、調(diào)取，這樣才能夠科學(xué)管理檔案，為基層政府機(jī)關(guān)工作的開展提供助力。

2.5加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高服務(wù)水平

在基層政府機(jī)關(guān)檔案管理期間，存在管理模式混亂、業(yè)務(wù)水平低等問題，為了有效改善這些情況，基層政府機(jī)關(guān)需要全面展開檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員明確檔案管理制度，并以崗位工作為基礎(chǔ)提高自身的工作水平，并積極參與到各種實(shí)踐之中。與此同時(shí)還應(yīng)當(dāng)安排檔案管理人才參與培訓(xùn)，或是到其他地方考察檔案管理的經(jīng)驗(yàn)與模式，深入了解機(jī)關(guān)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，總結(jié)目前工作中存在的不足之處，從而不斷優(yōu)化基層政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作情況[5]。

除此之外基層政府機(jī)關(guān)還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)專業(yè)化的人才，只有建立高素質(zhì)、具有專業(yè)水平的人才隊(duì)伍，才能夠提高檔案管理的工作效率。在人才引進(jìn)過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人才技能水平的審查，確保人才能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用方式，同樣也具備檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)。另外在人才正式上崗之前，需要對(duì)人才展開系統(tǒng)的工作培育與思想教育，并在培訓(xùn)期間為他們提供實(shí)踐訓(xùn)練機(jī)會(huì)，確保人才具備充足的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于各種檔案管理難題都能夠靈活處理。并將人才的檔案管理工作情況與績效考核、獎(jiǎng)懲制度等相結(jié)合，全面激發(fā)檔案管理人員的工作積極性與主動(dòng)性，為基層政府檔案管理工作的有效開展奠定良好基礎(chǔ)。

結(jié)束語

綜上所述，為了順勢(shì)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，基層政府機(jī)關(guān)檔案管理工作有必要開展實(shí)踐創(chuàng)新，從而全面提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。在創(chuàng)新實(shí)踐期間，基層政府機(jī)關(guān)需要制定合理的檔案管理制度，并且落實(shí)到位，要求工作人員規(guī)范自身工作行為，不僅要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理相關(guān)設(shè)備，還需要加強(qiáng)對(duì)人才的管理和建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)的高素質(zhì)人才，從而逐漸推動(dòng)基層政府機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化管理與運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

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[5]陳佩群.新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J].卷宗，2020， 010（006）：105.