淺談事業單位的檔案管理的現狀及對策

杜洋

摘要：事業單位檔案管理是一個復雜的過程，事業單位發展當中信息量也是逐漸地在增大，這對檔案管理人員的考驗也越來越大，檔案管理人員在管理中一定要具備足夠的耐心和管理方法才能實現檔案的有效管理。現如今，事業單位對檔案的管理工作已經越來越完善，但是還有很多檔案管理問題存在于事業單位中，如果不能及時的去發現并解決這些問題，那么對于事業單位來說無疑會有很大的負面影響，因此，面對檔案管理中的問題，采取怎樣的對策進行解決是事業單位需要重視的，也是其進一步發展必須要解決的問題。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀分析

前言：在經濟發展迅速的情況下，人們對信息的需求也不斷增加，同時，事業單位檔案管理也需要信息數據化，事業單位的檔案管理問題也成為了我們越來越關注的問題。如何做好檔案管理工作是當下每個事業單位都要面臨的首要問題。目前我國事業單位檔案管理工作仍有不足，需要改進，相關部門可以制定一些政策與規范來管理事業單位的檔案管理，國家也應該健全法制，為事業單位的檔案管理人員營造一個更好的辦公環境，當然還需要有一定的技術性及專業性，才能及時發現問題并解決問題。本文以檔案管理工作為研究對象，從事業單位檔案管理現狀分析入手，簡單闡述檔案管理工作中存在的問題，并提出相應的對策。

1.事業單位檔案管理的現狀分析

1.1檔案管理人員的綜合素養比較低

事業單位檔案管理工作不僅比較復雜，另外對于檔案的管理質量要求也比較高，如果管理不當，其后續的影響涉及是很多的，由于檔案管理工作是比較乏味和無趣的，沒有足夠的耐心和責任心是不可能勝任這項工作的。然而在實際的工作中，有很多檔案管理人員的檔案理論知識并不是非常的豐富，甚至，一些檔案管理人員只是將檔案管理工作作為自己的兼職工作。這也就意味著這些檔案管理人員并不能全心全意的去做檔案管理工作，導致工作的過程中沒有責任心，甚至在檔案的收集和管理過程中都沒有做到認真，時常會造成檔案不能使用的現象，給其他部門的工作帶來負擔，致使檔案管理工作穩定性受到消極影響。隨著事業單位的發展，單位檔案管理的工作量勢必會增加不少，而一些管理人員的管理理念還是比較傳統，這就造成了其管理水平并不能適應事業單位檔案管理的新要求，導致工作人員的工作效率低，工作人員所記錄的信息不完全、不細致;在這種情況下，檔案管理人員如果不加強對計算機技術的學習，仍是以這種老舊的辦公狀態工作的話，就會使檔案管理部門逐漸喪失自己的工作職能。

1.2對檔案管理工作缺乏重視

事業單位檔案管理工作內容是十分復雜的，涉及的內容比較多，不僅包括對單位信息資料的管理，還要對文書檔案、技術檔案、人事檔案、財務檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進行管理，另外還需要涉及其它單位和部門的信息收集和了解等，因此，其信息量是十分巨大的。然而，事業單位檔案管理工作人員自身沒有認識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作方面缺乏必要的重視。檔案管理意識的薄弱會影響員工的工作效率，查找資料和檔案的過程耗費太多時間和精力，就會導致檔案管理工作的盲目性和無效性，而面對這種情況的發生，事業單位并沒有采取有效的方法進行監督和管理，這進一步造成了檔案管理工作的混亂性。簡單來說，事業單位檔案管理所受重視程度不夠，導致檔案管理工作長時間且持續性的處于一種無序與混亂階段。

1.3事業單位檔案室的管理設備陳舊

如今，國民經濟在飛速增長，科學技術水平也在穩步提高，現代化的管理設備被應用的范圍也越來越廣。然而，在一些事業單位中，檔案部門的管理設備仍然是非常陳舊的，并沒有跟上時代的步伐。但是我國很大一部分的事業沒有認識到這一問題的重要性，所以在平時管理中，很多單位的檔案管理，資料得不到及時的更新，也沒有根據社會發展，正由于事業單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發利用效率不高的局面，這種現狀，不單單會影響檔案管理人員的辦公心情，還會影響到管理人員的工作效率和工作質量。

2.提升事業單位檔案管理水平的對策

2.1增強和提高檔案人員的綜合素質

事業單位在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素養至關重要，直接影響著檔案管理的質量。關于檔案管理人員的工作素養，首先需要管理人員具有很強的責任意識，對工作內容和流程認識要全面，然后，在具體的檔案管理工作中，管理人員要具有細致耐心的工作態度，同時還要具有良好的管理方法。其次是要加強職業道德，樹立正確的職業道德觀念，樹立為社會發展服務的思想;還要掌握信息技術，既要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，掌握現代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才，單位可以采取一定的宣傳措施來強化管理人員的責任意識，對管理人員還可以定期進行培訓，提高他們的專業知識技能，進而對他們的學習培訓情況進行檢查和考核，提高其綜合素養。

2.2重視檔案管理工作

事業單位檔案管理要想更加高效的運行，首先就應該創新管理理念，即事業單位的領導要加大對檔案管理的宣傳力度，在會議上要進行強調，進而也要在檔案管理部門進行文件的下達，從而營造出一種檔案管理工作重要性的氛圍，讓檔案管理人員也認識到其工作的重要性，進而鼓勵員工積極主動發言，提出自身對檔案管理的一些意見，在提高員工參與度的同時，也能激發出員工工作的積極性和主動性。其次是提高事業單位管理者對檔案管理的重視程度，這就要求領導充分認識到每一位員工的作用，營造良好的工作氛圍，應該將檔案管 理工作納入到年度重點工作計劃中，這樣可以促使員工在對于檔案信息的收集、整理、分析等都認真對待，切實負起責任。有關領導還要對于檔案管理工作中的問題積極進行總結和處理，進而保證工作的準確性，同時結合事業自身的現狀，進行積極地改進。

2.3注重檔案管理設施的完善

當下，事業單位存在設備老化及工作效率低下的問題，在創新事業檔案管理中，采取完善檔案管理部門硬件設施的方法，希望能夠提升檔案管理部門的效率。在企業實際生產以及經營中，硬件設施占有十分重要的地位，重視完善相關硬件設施，不僅可以為企業贏得更大的市場，還能讓企業在競爭日益激烈的現代企業中脫穎而出。為了提高檔案管理工作的質量，單位可以引進一些高技術的管理設備，這也是事業單位檔案管理必須要采取的措施。除此之外，檔案管理部門還應該研發一個適用檔案管理的軟件，在這種軟件的支持下，檔案管理人員的工作速度就會提升很多，也降低了檔案管理人員的工作強度，可謂兩全其美，這樣就可以很大程度上降低檔案管理人員的工作量，檔案管理工作借助設備軟件的使用，極大地提高了檔案管理的質量和效率。

結語：

總而言之，事業單位應該清楚地意識到，要想要管理好企業就需要足夠了解單位本身。改善事業單位檔案管理的現狀，是需要領導和民眾都積極參與進來，事業單位檔案管理工作在尋求提升與創新的過程中面臨挑戰。因此，有關部門需要在思想觀念上高度重視檔案管理工作，加強研究檔案管理工作，尋求檔案管理水平提高的策略及其創新的有效途徑，為事業單位檔案管理工作的改進與創新提供有價值的建議，事業單位的檔案管理水平才能從本質上得到提升，從而促進事業單位工作效率的提升，實現單位的可持續發展。

參考文獻

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