淺論企業(yè)檔案管理工作信息化發(fā)展情況

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念受到?jīng)_擊。檔案資料的價(jià)值得到拓展，檔案開發(fā)利用方式更為多元化，信息觀念得到進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案管理工作的變革悄然發(fā)生。

關(guān)鍵詞：檔案管理、信息化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念面臨巨大的變革。檔案資料的價(jià)值含量得到提升，檔案開發(fā)利用方式更為多元化，信息觀念得到進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案管理工作的變革悄然發(fā)生。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的價(jià)值逐漸受到重視，企業(yè)的檔案中存在著具有潛在使用價(jià)值的信息資源，誰(shuí)能最快掌握、利用好企業(yè)檔案中的信息資源乃至行業(yè)信息資源，誰(shuí)就能在將來的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)顯著優(yōu)勢(shì)。因此，突破原有企業(yè)檔案管理模式，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)新時(shí)期檔案管理理念，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)已成為不可阻擋的趨勢(shì)。

一、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案是一種社會(huì)記憶的載體，它的主要作用是存憑留史。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，我們的社會(huì)環(huán)境產(chǎn)生了巨大變化，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的利用需求逐漸增加，利用方式和利用的內(nèi)容都更為多元化，這對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作提出了更高的要求。但由于思想認(rèn)識(shí)、技術(shù)水平、人才培養(yǎng)、資金投入等各方面的滯后，我過企業(yè)檔案管理信息化工作仍然存在許多不足。

（一）檔案信息化建設(shè)的意識(shí)滯后。

當(dāng)前，本國(guó)企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)呈現(xiàn)出不均衡的發(fā)展態(tài)勢(shì)。對(duì)于資金雄厚的大型企業(yè)、信息技術(shù)領(lǐng)域企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度相對(duì)較高，而資金較為薄弱的中小型企業(yè)因其控制成本的需要，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度明顯不足。這不僅源于資金實(shí)力，同時(shí)源于對(duì)企業(yè)檔案管理工作的不重視。檔案管理工作的滯后，造成了檔案管理技術(shù)發(fā)展的滯后，一環(huán)扣一環(huán)，形成了對(duì)檔案信息化建設(shè)的整體滯后。

（二）企業(yè)檔案信息化水平不高

部分企業(yè)因行業(yè)管理規(guī)范的要求、企業(yè)內(nèi)部控制的需求能夠做到基本的檔案管理工作，但僅僅把檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)普通的內(nèi)部管理工作，并未真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在，沒有上升到戰(zhàn)略決策的高度來看待檔案管理工作。因此，檔案管理更多采用紙質(zhì)、實(shí)物的形式進(jìn)行“存憑留史”，檔案管理信息化水平不夠。管理方式的落后，為檔案信息使用帶來了較大的阻滯。

（三）技術(shù)水平不夠，基礎(chǔ)條件不足

部分企業(yè)因資金實(shí)力較弱、降本增效等因素，能夠在企業(yè)檔案管理工作中投入的經(jīng)費(fèi)不足，造成企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)條件的不足。然而，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，離不開硬件設(shè)施的建設(shè)及配套軟件的開發(fā)。要想搭建完備的檔案管理信息化體系，不僅要不斷升級(jí)檔案信息儲(chǔ)備載體，以實(shí)現(xiàn)檔案的便捷錄入和安全存儲(chǔ)，而且，要建立企業(yè)整體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。而這些基礎(chǔ)工作均需要投入大量的人力、物力、財(cái)力才能得以實(shí)現(xiàn)。

（四）檔案管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)滯后。

目前，我國(guó)企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平與社會(huì)發(fā)展的要求存在著不匹配、不平衡。部分企業(yè)雖設(shè)置了檔案管理崗位，但往往認(rèn)為檔案管理是“清閑”的工作，把檔案管理工作崗當(dāng)做“福利性”崗位，安排即將離退休、或不能勝任其他工作的人員到該崗位工作，導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍綜合能力、素質(zhì)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他崗位工作。部分檔案管理職員，對(duì)檔案管理的態(tài)度不端正，工作方法簡(jiǎn)單直接，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作創(chuàng)新性不足。但企業(yè)要推進(jìn)檔案信息化工作，需要既熟悉檔案管理基礎(chǔ)工作，具備計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)技能，還具有信息處理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍。而培養(yǎng)這樣的檔案管理人員隊(duì)伍仍然任重道遠(yuǎn)。

二、企業(yè)檔案信息化工作的思考

當(dāng)前，信息技術(shù)以史無(wú)前例的速度和廣度滲透到了社會(huì)生活的方方面面，在檔案管理工作中也起到了巨大的推動(dòng)作用，而它的潛力仍然有待進(jìn)一步發(fā)掘。企業(yè)檔案管理工作需要開展一場(chǎng)徹底的技術(shù)變革了。首先，企業(yè)檔案信息化能夠讓檔案的使用更為便捷。檔案的留存是為了使用，而信息技術(shù)的運(yùn)用可以讓檔案煥發(fā)活力，真正成為企業(yè)的信息資源。其次，企業(yè)檔案信息化，能夠使檔案資料的利用率、檔案管理效率大大提高，從而提升企業(yè)管理效率。對(duì)推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化工作，主要有以下幾點(diǎn)思索：

（一）要結(jié)合實(shí)際架設(shè)科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)框架

由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的各環(huán)節(jié)工作均可通過技術(shù)運(yùn)用實(shí)現(xiàn)信息化。這為搭建契合企業(yè)管理實(shí)際的檔案管理體系提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。企業(yè)要做好檔案管理信息化工作，要充分分析檔案信息價(jià)值，從檔案利用的角度，搭建好收、管、存、用各環(huán)節(jié)管理架構(gòu)。同時(shí)，通過信息技術(shù)的運(yùn)用，綜合分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、建設(shè)發(fā)展所需要的各領(lǐng)域信息，搭建檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)電子檔案到紙質(zhì)檔案甚至到實(shí)物檔案的一一對(duì)應(yīng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的大數(shù)據(jù)運(yùn)用，推動(dòng)企業(yè)管理效能的不斷提升。

（二）要提升電子文件管理的規(guī)范性

電子文件是企業(yè)檔案管理信息化的重要元素。但是，目前，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)隨意傳播的現(xiàn)象隨處可見。為做好企業(yè)檔案信息化工作，一是要建立健全企業(yè)電子文件檔案管理的制度辦法，提升企業(yè)電子文件管理的規(guī)范性。二是要強(qiáng)化保密意識(shí)，企業(yè)可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，形成封閉管理，保證文件流通性的同時(shí)，保提升了文件的隱蔽性。三是要做好電子文件的存檔及管理工作。要堅(jiān)持“分項(xiàng)管理、定期匯總”的原則，在企業(yè)內(nèi)部形成相互監(jiān)督的機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)電子文件檔案的規(guī)范化管理工作。

（三）要不斷提升企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)條件

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)離不開基礎(chǔ)條件的提升，檔案信息的收集、加工、整理、保存、傳遞等工作均需要配備相應(yīng)的硬件載體，同時(shí)要有配套的軟件技術(shù)支持。對(duì)于資金缺乏的小企業(yè)來說，可以采取對(duì)檔案信息進(jìn)行價(jià)值評(píng)估的方式，圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作區(qū)分出檔案信息的重要性等級(jí)。通過分批次的形式，按檔案的重要性高低，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理工作。

（四）要培養(yǎng)高素質(zhì)企業(yè)檔案信息化管理人才

企業(yè)檔案管理信息化工作，與過去檔案管理工作存在的一個(gè)重要區(qū)別，就是信息技術(shù)逐步成為檔案管理的主要方式。因此，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作，離不開信息技術(shù)專業(yè)人才的引入。同時(shí)，要通過加強(qiáng)教育培訓(xùn)的方式，不斷提升原有的檔案管理人員信息技術(shù)能力水平。不斷增強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍在計(jì)算機(jī)使用水平、數(shù)字化信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)技術(shù)方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)學(xué)、分析學(xué)等信息處理方面的培訓(xùn)，同時(shí)，加強(qiáng)關(guān)于國(guó)家法律法規(guī)等方面的學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人才隊(duì)伍在檔案信息開發(fā)利用方面的能力，從而提升企業(yè)檔案信息化管理的綜合水平。

大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用日益重要。但檔案信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，難以在短時(shí)間內(nèi)建立健全。它需要企業(yè)管理者、檔案管理人員不斷思考，不斷探索，從而推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供源源動(dòng)力，使企業(yè)檔案真正成為企業(yè)發(fā)展取之不盡的內(nèi)生資源。

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作者信息

吳錫玲，女，漢族，1988年6月出生，大學(xué)本科學(xué)歷，畢業(yè)于蘇州大學(xué)政治與公共管理學(xué)院，法學(xué)學(xué)士、文學(xué)學(xué)士（雙學(xué)位），聯(lián)系電話18669109869。聯(lián)系地址：云南省昆明市西山區(qū)馬街街道干溝尾村昆明西管理處。郵編：650000