事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

劉鵬

摘要：這些年來，我國的經濟發展取得了很大的進步，事業單位人事檔案管理的需求不斷增多，這對檔案管理工作來說無疑是帶來了更高的標準和新挑戰。人事檔案管理工作在事業單位中是不可或缺也是很重要的一項工作，人事檔案中包含了員工的各種基本背景信息、履歷、獎懲經歷等，因此事業單位存放和管理人事檔案需要妥善安排。當下還有諸多有待解決的問題存在于事業單位的人事檔案管理工作中，本文分析闡述了相關問題并且針對這些問題提出解決策略，希望文中提出的拙見能對事業單位人事檔案管理工作有所裨益。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;存在問題;解決對策

引言

隨著事業單位越來越重視人才的引進和對人才的需求量日漸增多，事業單位檔案管理工作變得更加重要。不同于其他單位或者企業職位，事業單位具有獨特性質，因此人事檔案管理工作需要謹慎嚴肅地對待。要提高事業單位的檔案管理工作的效率，那么針對相關問題做出符合實際情況的改革是必須進行的，只有這樣該工作中存在的問題才能得以改善解決。事業單位的人事檔案管理工作存在的問題有檔案信息造假、現代信息化管理較為缺乏、管理職員專業素養不高、管理制度不健全等多方面因素影響，人事檔案管理工作中的問題不斷涌現，使得人事檔案管理工作的發展受到極其嚴重阻礙。

一、事業單位人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案存在造假的現象

目前檔案造假的現象在事業單位中頻繁發生，很大一部分原因是用人單位重視檔案中記載的個人相關信息，這些信息對于個人的就業和發展至關重要，因此在這些信息上進行造假的現象屢禁不止。主要存在以下幾點情況：第一是存在學歷造假，由于單位的某些職位對人才有學歷的要求，因此學歷造假在其中是常見的。第二是存在身份的造假，比如是否是黨員、是否是少數民族、戶籍履歷等方面。第三是存在年齡造假，這不僅是在事業單位在社會中也是常見的問題，由于某些職位升遷或職員轉正對年齡有相關要求，故此存在這種情況。第四是存在管理者對檔案進行造假，某些管理工作人員由于其玩忽職守而將檔案遺漏，不敢承擔相應的責任，故此對丟失的檔案進行造假。

2、人事檔案管理工作缺乏現代信息化

如今，雖然大部分事業單位已經引入現代信息化進行檔案管理的方式，但是仍然有少部分事業單位是以傳統的記錄方式進行檔案錄入，其異常繁瑣缺乏科學性。并且極其容易出現因為人工誤差而導致登記信息出現錯誤而不自知的情況，更何況紙質版檔案比較占空間，一旦歸納不合理便容易造成查找困難，嚴重影響檔案數據信息的統計匯總以及進行相關數據分析的效率。而且由于引入現代化信息管理方式的部分事業單位同樣因為管理設備不夠先進不夠完善而存在諸多管理問題。

3、人事檔案管理人員專業素養不夠高

在事業單位當中，許多檔案的管理職工的專業素養比較薄弱，有些甚至是由于單位缺乏管理人員而沒有經過嚴格的篩選培訓等步驟就開始上崗。還有因為單位輕視對檔案管理人員的選拔和培養，導致檔案管理人員數量明顯不足，專業的管理人員很缺乏。人事檔案的工作不像表面上看起來的那么簡單，這份工作特別容易枯燥煩悶同時連續性比較強，因此管理人員需要具備較高的專業素養與專業技能。但現實情況是有些單位對該工作專業要求比較低，從事管理工作的人員并不具備較高的專業技能，還有部分單位人事檔案管理工作人員不止做管理檔案的工作，還有其他的工作使其分心，導致沒有充足的時間和精力投入管理的工作，對于提升專業能力沒有起到較大的幫助。

4、不健全的事業單位人事檔案管理制度

我國大部分事業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，盡管單位開設有相關部門，但是由于缺乏合理健全的管理制度，造成事業單位人事檔案管理工作混亂無序。其中的不合理性表現為：首先是職員信息搜集不準確不完善，這樣不僅不能夠清楚了解每一個職員的背景，也會造成檔案管理工作停滯不前，嚴重影響工作質量，造成人事檔案管理工作效率低;其次是沒有對參與檔案管理人員的工作進行定期考核，不但會導致嚴重的檔案管理滯后問題，而且遇到大量工作時極易因為手忙腳亂從而出現檔案缺失的情況。

二、針對人事檔案管理問題對策研究

1、對于檔案造假加大打擊力度

上文中分析了事業單位人事檔案存在造假的問題，針對這一問題需要有合理的解決方案，杜絕造假情況的發生。要解決該問題首先需要建立檔案的審查、鑒定、秘密保存的制度，對于人事檔案的管理嚴格按照規章制度執行，確保各部門之間合作默契，對于人事檔案的查看需明確權限。其次從遵法守紀的角度來看，按照《干部人事檔案造假問題處理辦法》《檔案法》等相關條例對涉及造假的人員按律懲處，讓司法機關對造假行為進行嚴肅地處置。再有從管理方面來說，相關工作人員需要嚴格把關，加強管理，按照分類具體保管檔案，鑒別每一份檔案是否應該歸檔，杜絕檔案管理人員內部出現互相徇私，包庇造假的情況。

2、積極采用信息現代化的模式

隨著計算機技術的發展和信息化時代的到來，信息現代化的管理方式已在各單位廣泛使用。相比與傳統的手工管理人事檔案的方式，現代信息化的模式顯然更快捷簡單、省心高效，故此應積極推行信息化建設，早日將人事檔案管理工作實現信息化，并且需配備計算機等相關信息化設備，對于較為陳舊的計算機等硬件管理設備，更需要加大資金的投入，使設備更新換代，讓事業單位檔案管理職員學習這些先進設備，掌握操作技巧，以期帶來更高的效率。

3、提升管理職員的綜合專業素質

事業單位人事檔案管理工作做得不好的原因之一是管理職員的專業能力和綜合素質較低。要提高事業單位人事檔案管理工作的效率，確保管理工作日常順利地推進，少出差錯，那么提升管理職員的素養是重要且必須要實行的。平時要加強管理職員對當下主流思想的學習，提高管理職員的各方面素質水平;要統一組織檔案管理人員進行專業技能的培訓、工作職責的全面認知，培養出一批具有出色的專業技能并且個人素質高的人才，并駕齊驅，讓事業單位人事檔案管理工作更上一層樓。

4、健全事業單位人事檔案管理制度

管理制度不完善是阻礙事業單位人事檔案管理工作發展的主要問題之一。要完善健全事業單位人事檔案管理的制度，第一要做好定期考核，明確責任，定期考核檔案管理相關工作可以激發工作人員的激情，且在考核如果發現問題也可以及時提出及時解決。第二要重視理論實踐相結合，素養和技能兩頭抓，對檔案管理工作者進行培訓，促進相互之間的交流。第三要賞罰分明，堅決做好辦錯就罰優秀則賞，在同事之間形成良性競爭，激發學習和工作的積極性，有效提升檔案管理工作人員的專業能力。

三、結語

事業單位人事檔案管理工作本身具有枯燥、繁瑣、基礎的特點，加之對人員的專業素質和能力要求較高，因此要想做勝任這份工作并不容易。現如今的情況是盡管對于人事檔案管理工作已采取了眾多措施，但是許多問題并未得到徹底解決，這需要事業單位在日常運作中持續地改進，確保人事檔案管理工作的順利進行。總而言之，要提高事業單位檔案管理的工作效率，就要全面分析其中存在的問題并對這些問題思索解決策略。本文列舉了事業單位檔案管理中存在的四個問題并且針對這些問題給出相應的策略。當然，除了文中提出的問題和相關策略之外，還存在其他的問題和方針，需要相關研究者不斷地創新改進。

參考文獻

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