院史館在醫院檔案管理中的價值和意義

摘要：院史館材料涵蓋內容雖然有限，但它涉及醫院歷史的開端、發展、變遷，有一個清楚的脈絡線，醫院體質性質的變化、整體實力的強弱、科研學術教學水平、人文風采，以及醫院文化底蘊等，院史館都有一個清楚的描述，通過院史館，很多人對醫院歷史、發展會有更直觀的認識，而且院史館集中收藏、展示的東西，比起整理裝箱收藏起來的檔案內容，更有傳播價值和集中宣傳價值。本文就院史館對檔案工作的意義，院史館資料的整理、篩選、組建及日常管理方式進行了探討，希望以小見大對推進檔案管理工作有一定的參考價值和指導意義。

關鍵字：院史館;檔案管理;價值;意義

1.醫院院史館內容分類

青海省第五人民醫院始建于1958年，60余年的發展，經歷了從企業（鐵路）到地方（歸到衛生系統）的過程，完整的史料因為醫院性質的變更，很多檔案在交接中未能妥善保管，留存有限。而醫院院史館的建立，勢必重新追尋歷史，這對醫院檔案管理來說，是一次難得的修補完善的過程，更是對檔案工作的一次全面梳理。為此，醫院成立史料整理小組，以專人負責的形式，完成史料整理、照片拍攝、掃描、老職工采訪等，以淘寶般的細致，歷時三年來完善。已成型的院史館內容分為前言、歷史沿革、歷屆領導、領導關懷、醫院文化、榮譽成就、科研學術、人才交流、后記等內容，涉及醫院1958年-2021年所有重要歷史事件。其來源分為這么幾個方面：（1）醫院檔案庫中的院辦公會、院周會、院黨委會、職工代表大會內容記錄，人事部門的人事檔案，以及留存下來的老照片、音頻、視頻、物件等資料;（2）通過院內老職工采訪，挖掘以往因條件限制無法保存的重要線索，進行歷史還原;（3）對院外離退休老職工或其子女進行走訪，翻看其及其家人保留下來的珍貴資料，整理出醫院現有檔案管理部分中缺失或沒有的內容;（4）前往蘭州、上海、江蘇等地，走訪與醫院過去有交集的鐵路單位，通過翻看“院志”、人事檔案，聯系相關人員，根據對方提供的報刊、雜志、照片等搜集醫院發展重要線索，整理珍貴史料。經過多渠道努力，醫院檔案資料形式更豐富，資料更完善，醫院發展面貌更清晰，以往大家不知道或遺失的歷史片段有了很好的復原，是醫院檔案管理的一次良好梳理。

2.醫院院史館在檔案管理中的意義和價值

（1）保存價值和宣傳價值。拿院史館歷史沿革部分來說，從1958年醫院始建開始，用歷史性大事件做貫穿，呈現醫院60余年發展脈絡，本章節對醫院發展歷史中的大事記進行了羅列，并以圖文的形式得以呈現，在院史館不拆除的前提下，這些內容將一直存在，并得到不斷完善和保管。此外，院史館內還有一些展示柜，這些柜子多數為特殊定制，關鍵是符合保存文物的要求，醫院很多老物件、老設備，存放在這些特制的柜子中，一方面有展示的價值，另一方面可更妥善保管，延長壽命，而一般的檔案管理都無法兼具這兩者。此外，院史館存在的意義還在于他的宣教、傳承作用。院史館開館后，醫院職工作為第一批參觀者，可通過展示內容，對醫院有一個更直觀的了解，是傳承歷史、發揚“醫者仁心、救死扶傷”光榮傳統、養成愛院如家良好習慣的教育基地，起到了凝聚人心、以史育人、鼓舞人心、增強斗志的作用。如果沒有院史館呈現出來的內容，大家的感觸感受都會停留在淺層次的表象，不會太深，達不到更好宣教傳承的目的。另外，醫院文化、專家、技術力量以及整體實力在院史館有一個很好的展示，院外參觀人員來院時，想最直觀最快捷了解醫院歷史，非院史館莫屬。一批一批的參觀者，口口相傳間，醫院歷史被更多人了解，宣傳價值有了體現，也可以說將檔案的價值發揮到了最大，給了檔案管理人員枯燥的生活一些生趣，可有效激發檔案管理人員的工作信心。

（2）院史館的邏輯性給了檔案管理新的思考。醫院檔案管理包括了醫院的醫療管理、行政管理、經濟管理、人員素質管理等內容，檔案管理的人員素質管理設施及管理的現代化水平等在一定程度上可以反映出醫院的整體管理水平[1]。但在醫院管理中，普遍對檔案管理工作的重視程度一般，很多都處于人工檢索的階段，很多檔案員的普遍認識是，把資料規整到箱子里，避免水、火等安全問題的出現，就算完成了檔案管理工作。一些保管條件一般的單位，檔案全部混到一起堆放在檔案庫中，檔案架、保存箱等設備缺乏，而且也沒有備份，再加平凡調用，導致紙質類檔案破損嚴重，音視頻損壞無法播放等。還有一些單位，具備良好的管理條件，但管理員的條理性不夠清楚，保管方式單一，學習能力無法與時俱進，這也是醫院檔案管理工作不突出所在。院史館建立本身就是對較為分散的檔案材料轉化為集中、統一的檔案收集、整理、展示過程，院史館因具有直觀、生動、形象的特點，具有很強的吸引力、說服力和感染力，活化了檔案信息[1]。尤其院史館檔案分類，清楚明了，規整合理，層次明晰，每個版塊要放什么內容，怎么放好看，展示物件怎么保養維護，都有系統的方案，另外，院史館除了實物，還有備份內容存儲，不容易丟失損壞。從資料搜集到設計規劃到展示展覽再到維護儲存，負責院史館工作的人員，積累了豐富的經驗，這些經驗即可以分享給檔案管理人員，也可以應用到日常工作中，這對強化醫院檔案管理工作，做到分門別類，有序排放極具推進意義。

（3）院史館具有拉長檔案保管年限的意義。隨著計算機技術和網絡技術的普及和社會工作中科學技術的廣泛應用，醫院檔案管理工作也正在科技化，很多檔案已經不需要以紙質的方式存儲。不過，醫院領域，檔案管理工作相對都比較落后，很多檔案管理員也習慣于留存保管紙質類檔案內容，對如何操作計算機進行各類檔案資料的上傳、掃描、打包儲存都懷有一種恐懼和莫名排斥心理，但是，很多檔案，如病例檔案等都有儲存年限限制，一般三十年就可以銷毀。如果是電子版在條件允許的情況下，可做保留，但紙質版內容，因為存儲空間的限定，必須進行清理，一旦這些東西全部處理，再想追溯就會很困難。但院史館對歷屆很多年的一些關鍵手術、病例或疑難技術都會進行展示，在條件允許的情況下，這些東西將長期存在，甚至過上百年依然有跡可循。這恰恰彌補了醫院部分檔案按年限銷毀帶來的檔案丟失，延長了檔案存儲時間。

3.建議和意見

基于院史館在檔案管理中心的積極意義和價值，院史館內容必須要真實，尤其整理人員需反復核對，歷史事件發生的時間，參與人員，帶來的反響等等內容一定要確保準確無誤。要做好院史館檔案的保存工作，按設計的版塊內容，有條理的儲存，并保證所有內容能單獨調出使用，應該做到備份內容再備份，以防備份部分丟失。對于院史館內容，開館后應該讓記憶力好，責任心強，講解能力出眾的人擔任講解員，并做好專業培訓，確保能一字不差準確無誤講解醫院歷史，讓醫院院史館的展示性、宣傳性、教育性、激勵性等特點充分發揮。

參考資料

[1]孔凡麗.探析院史館在醫院檔案管理中的意義[J]醫藥前沿，2013，2095-1752（2013）18-0368-02

[2]梁玉霞.檔案管理在醫院管理中的作用[J]中華現代醫院管理雜志，2004，第二卷第六期

作者簡介

韓明媚，女，1981年7月10日生，回族，青海平安，大學本科，青海省第五人民醫院。