大數據時代數字檔案室建設路徑探究

張偉

摘要：在大數據時代背景下，積極進行數字檔案室建設，對于檔案管理工作而言至關重要，是有效解決相關問題的重要對策。就當前數字檔案室建設而言存在很多問題，不僅專業的人才匱乏，而且對資源的開發利用不夠深入。因此，應該遵循相關的要求深入挖掘檔案信息資源，培養專業性水平較高的人才，從而更好地推動數字檔案室建設不斷發展進步。積極進行數字檔案室建設具有很多意義，能夠全面提高檔案工作效率，不斷促進檔案工作走向現代化，優化資源共享，從而滿足人們生活的多種需求。就數字檔案室建設這一工作而言，是一項系統性的工程，在建設過程中需要經歷多個環節，在最初的時期需要進行調研、建設立項等相關工作，同時，還要進行平臺建構、系統運行等。因此，數字檔案室建設具有較強的系統性和長期性，在建設過程中需要投入足夠的人力和物力，各單位部門要積極合作，確保建設工作順利進行。

關鍵詞：大數據時代;數字檔案;建設

一、數字檔案室建設參照標準

不斷推動檔案管理朝向數字化方向發展是當前國家整體發展的主要戰略，要想確保這一工作順利進行，作為國家方面就要采取相關對策，頒布相關的文件，從而為數字檔案室建設提出建設標準和指導。為了進行數字檔案室建設，國家檔案局于2010年六月頒布了《數字檔案館建設指南》（以下簡稱指南），這一文件的頒布對開展建設工作提供了有效幫助。指南總共包含五大方面，即總體要求、應用系統開發和服務平臺建構、管理系統功能要求、數字檔案資源建設以及保障體系。其中，所謂的總體要求，就是對數字檔案建設提出相關要求，從原則、目標等相關內容進行詳細闡述。而管理系統功能具有四大功能，即收集、管理、保存和利用。資源建設主要有電子文件的接收、資源整理、檔案，數字化和建立數字檔案資源庫四個方面。保障體系主要是指安全保障體系和標準規范體系。指南的頒布，對于數字檔案館建設而言具有重要的影響，加快了建設的步伐。隨著數字檔案室的建設發展，2017年國家檔案局發布了《企業數字檔案館（室）建設指南》，這一文件的發布為建設工作提供了有效依據。建設指南能夠指導企業有序開展相關工作，加快了檔案信息化建設的步伐，促進企業檔案信息進行充分有效地整合，從而使得國家的檔案信息資源得到豐富。總而言之，這兩個文件的頒布對于企業素質的暗示建設產生了積極作用，但是在工作過程中也涉及了其他方面，國家頒布了相關的法律法規，為建設工作的順利進行起到了有效的保障。

二、數字檔案室建設的問題分析

（一）資源開發程度不深

就當前的檔案管理工作而言，檔案機構比較關注紙質版檔案數字化，這樣一來在一定程度上使得檔案信息化建設不斷發展進步。所謂的檔案信息資源建設主要有電子文件接收、建立數字資源庫等相關工作，在建設過程中出現了信息資源開發不夠深入的問題。在當前大數據時代背景下，檔案用戶的信息需求出現了個性化的特點，要根據信息的內容特點有效挖掘相關的檔案信息資源，這對于數字檔案室建設而言，是一項十分重要的工作。當前，檔案機構應該充分考慮大數據技術，思考該如何充分運用這一次技術預測出用戶的信息需求和行為，為更好地提供檔案信息服務打好基礎。

（二）檔案專業人才缺乏

數字檔案室的建設發展離不開專業性的人才，數字檔案室建設處于不斷發展的過程中，因此對專業人才的需求也越來越多。數字檔案室建設中的系統開發和服務平臺建設需要專業性的信息技術人才，紙質檔案的掃描等相關工作也需要專業性的人才來完成，檔案數據資源的長期保存和更新維護也需要專業的人才，因此要根據崗位的需求，科學合理安排專業人才。任何事物的發展都需要一個瓶頸階段，檔案室建設在面對瓶頸階段時要注意專業人才隊伍建設，從而為順利度過瓶頸階段奠定基礎。

（三）信息資源風險較高

在數字檔案室建設過程中，應該格外關注數字信息的安全。過去傳統的檔案都是紙質檔案，所面臨的安全問題就是檔案實體安全，只要做好相關的保密工作，就能確保信息不外泄。但是，在當今的大數據時代背景下，都是電子檔案借助網絡進行信息的傳達，這樣一來就使得信息資源的安全面臨很大的風險。特別是當今的資源實現了共享，雖然在檔案利用過程中十分便利，但是也加劇了信息安全風險。除此之外，從檔案信息資源數據庫出發來看待信息安全，因為容易被更改，檔案設備和軟件系統出現不兼容的問題，這些也都是使得信息安全面臨風險的因素。

三、數字檔案室建設的策略分析

（一）嚴格遵循相關建設標準

在進行數字檔案室建設過程中，應該根據相關的標準，遵循相關文件內容，確保建設順利進行。這些相關的建設標準主要包含檔案硬件配備、資源格式、人才應用等，這些對于數字檔案室建設而言至關重要，要嚴格遵守相關標準，為建設工作提供有效保障。

（二）深度挖掘檔案信息資源

隨著大數據時代的到來，用戶的需求也越來越高，過去傳統的服務模式已經很難滿足當前的需要，越來越多的用戶開始利用互聯網獲取相關信息，這樣一來不僅便利，而且還有效節約時間。這樣的方式也存在一定的不足，由于數據信息量相對較大，導致用戶獲取有用的資源存在一定難度。因此，應該積極轉變服務理念，根據用戶的信息需求深度挖掘相關的檔案信息資源，從而提升用戶體驗，為其提供針對性的服務，提高服務質量和水平。此外，還要積極運用大數據技術，對用戶的信息行為和需求進行深入分析，從而更好地滿足用戶不同需求。還要積極進行檔案編研工作，不斷豐富編研的形式，同時還要積極開發多種形式的半成品，利用自媒體進行檔案資源的宣傳和推廣。

（三）著力培養檔案專業人才

數字檔案室建設離不開人才，就當前的檔案機構而言，大多數都存在專業人才困乏的問題。要想解決這一問題，就要注意人才的培養。首先，應該引進一些專業的檔案和信息化人才，從最根本入手，滿足數字檔案室建設和運行的基本需要。其次，要不斷提高檔案管理者的水平，對其進行繼續教育，與實際工作進行有效融合，安排專門的培訓活動，并采取一些政策，鼓勵相關工作者積極參與到學習活動中來，深入掌握行業的發展方向，提高解決在工作中所出現的相關問題的能力。這樣一來，能夠為數字答案是建設的不斷發展進步提供不竭動力。

（四）高度重視檔案信息安全

關注檔案信息安全對于數字檔案室建設而言至關重要，也是建設工程中的重要組成部分。在指南這一文件中，第五部分闡述了保障體系建設，主要包括安全保障體系和標準規范體系建設。對于數字檔案管理安全而言，涉及的范圍相對較廣，不僅要確保數據的安全，還要確保網絡平臺、信息系統的安全。所謂的數據安全就是確保數字檔案信息的完整，不被更改，確保可以持續運用。而系統安全和網絡平臺安全就是確保系統軟硬件穩定持續運行。在進行檔案信息安全建設時，可以從三個方面開始入手。首先，積極建構相關的信息安全保障制度，并在進行檔案管理過程中遵循相關制度，明確對檔案管理的要求。其次，要根據檔案室的需要配備必要的軟硬件設施，并根據實際采用安全保障技術方法。最后，要制定相關的檔案信息安全管理應急預案，及時進行安全風險預測，并進行相關的演練活動，不斷提高數字檔案室應急處理的能力和水平。除此之外，采用異地備份的方式，能夠有效避免數字檔案信息風險，提高安全性。

參考文獻

[1]王昊宇.大數據時代的基層數字檔案室建設路徑分析[J].蘭臺世界， 2019（03）：53-55.