淺談影像檔案的存儲和管理

陳娜

摘要：當今世界多媒體記錄的途徑日趨豐富，各行各業也增加了相應的多媒體檔案。多媒體檔案指的是以影像形式存在，以多媒體方式獲取的檔案。與傳統文字檔案不同的是，影像檔案更具有實時性和真實性，具有相當大的保存價值。因此本文從影像檔案的特點、存儲方式和管理要點三個方面，淺談影像檔案的存儲和管理，以供參閱。

隨著社會經濟的發展，影像檔案成為了檔案管理的重要組成部分，而且在未來的社會活動中扮演著越來越重要的角色，成為了政府機關，各企事業單位寶貴的檔案資料和財富，同時也是推動社會經濟發展的強大動力。因此影像檔案的存儲和管理至關重要，一方面面對當今日新月異的網絡技術，影像檔案的存儲和保護面臨著巨大挑戰;另一方面影像檔案是隨經濟發展呈現的新生事物，結合傳統的檔案管理方法，需要在存儲和管理方法上與時俱進，常談常新。

一、影像檔案的特點

影像檔案作為當今社會發展應運而生的產物，不同于傳統的紙質檔案，由于承載媒介的不同，存儲方式也應該不同，未來發展的空間也更大，因此應該根據影像本身的特質不斷更新存儲方式。目前可以說檔案管理逐步電子化的一個顯著特征，就是影像檔案的逐步壯大。因此明確影像檔案的特性尤為重要。

（一）實時性。有別于傳統的紙質檔案，影像檔案的一大特征就是實時性。通過聲像等動態記錄，或者是照片等靜態記錄，都是對當時情景的一個實時記錄，這也是影像檔案的一個重要價值之處。如果影像檔案缺失了實時性，不能記錄下當下發生的重大事件，那么這樣的影像資料也失去了真實性，這兩個特性相輔相成，缺一不可。

（二）隨機性。影像檔案還具有一個隱蔽的特征，那就是隨機性。在工作過程中，很多時候會發生突發事件，往往很難在事先預料到做好記錄的準備，但有可能采取手機等便捷的記錄設備進行現場拍照或者是錄像，這樣的記錄素材，就要求檔案管理人員要有敏銳的收集意識，在第一時間，就應該將記錄的影像資料進行編目和歸檔。防止實時記錄的珍貴影像流失，然而在這種突發情況下，臨時情況下發生和記錄下的影像素材，一旦錯失歸檔的時機，有可能就再也不能失而復得了。

（三）真實性。各組織可以通過影像檔案最真實的反映當時事件的整個過程，一旦影像資料缺失了真實性，就失去了成為影像檔案的必要條件，甚至是不允許的。影像檔案因為真實而存在，也因真實性在各種執法場合成為重要證據。因此相關組織在收集歸檔影像檔案時一定要注意甄別，使影像檔案真正發揮效用，推動組織工作。

二、影像檔案的存儲方式

（一）存儲介質的選用。影像檔案的存儲介質應當選用壽命時間長，容量大，質量較好的移動存儲驅動盤或磁帶。

（二）影像檔案的鑒定。反映重要歷史面貌的影像檔案;各級領導人和著名人物參與本單位重要公務活動形成的影像檔案;本單位的各種重要會議的影像檔案;開發項目的影像檔案;本單位組織或參加的重要活動的影像檔案;重大事故的影像檔案;攝制的或反映本單位工作活動的專題VCD等具有保存價值的，記錄了大事件的，具有一定時期內重要工作代表意義的影像資料。

（三）影像檔案的編目。首先照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構成。其整理方法要符合國標《照片檔案管理規范》的要求。照片的分類組卷一般按年度-專題分類組卷;照片的編號為案卷號-照片號;第二，錄音、錄像檔案的整理、編目：以盤或盒為保管單位，編號按收集歸檔的時間順序結合內容分別編制案卷的流水號。格式如下：類別代號-順序號。

三、影像檔案的管理要點

（一）安全性。面對當前日新月異的網絡發展，影像檔案的保密性和安全性尤為重要。這就要求檔案管理人員要具備專業知識和技術，各組織也要建立起一套的自己的檔案管理制度。其中應當明確，影像檔案不得在使用網絡的電腦上存儲，而應該用移動存儲驅動或磁帶進行存儲歸檔;此外，應當明確使用人員不得進行二次加工，使用影像檔案需說明使用事由等明文規定。尤其是一些政府部門和執法崗位，更應該注重影像檔案的使用安全，避免產生不必要的影響。

（二）原始性。影像檔案要力求是原底片、原件，盡量避免復制件。歸檔材料要齊全完整，照片歸檔時，應同時有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時，也要有簡要的文字說明。文字說明包括：事由、時間、地點、人物、背景、拍攝人六要素。歸檔的照片若為普通相機拍攝，應將照片和底片同時歸檔。若為數碼機拍攝可移交復制文件。歸檔的照片若為普通相機拍攝，應將照片和底片同時歸檔。若為數碼機拍攝可移交復制文件。

（三）保護性。影像檔案檔案室要保持適宜的溫濕度。存儲驅動保存的適宜溫濕度為：溫度15—25C°，相對濕度45%—60%。保存照片的適宜溫濕度：溫度14—24C°，相對濕度40%—60%。存儲驅動應當隔絕電磁干擾，和數據線等配套設備歸類放置。磁帶應豎放，卷繞平整，并注意防光、防塵、防磁。

總而言之，為了確保高效、準確的調取影像檔案，保存影像資料是十分有必要的。影像檔案，不僅是工作開展過程中的重要記錄，而且是了事實過程最直觀的方法。做好影像檔案的存儲和管理工作，不僅對工作實際進行了有效監督，而且為今后組織沿革提取事實憑證提供了很大便利，大大提高了一個組織的權威。當然，也要注重影像資料的使用安全，減少在使用時造成的不必要困擾，這也是非常重要的一點。