大數據環境下的高校檔案管理分析

朱明國

（山東理工職業學院，山東 濟寧 272067）

高校檔案數字化管理的開展是建設現代數字化校園的重要工作內容，當前大數據時代的管理模式其就是進行信息化管理模式。信息化管理就是通過信息化設備來收集整理和保存學生的檔案。隨著信息時代的不斷深入到人們的工作生活中，使得這種管理模式成為高校檔案管理的必然選擇。它不僅有助于檔案管理人員進一步提升工作效率，還能夠降低工作壓力，還能保障信息的安全性，從而推進了高校檔案管理的快速發展。

1 關于大數據

大數據通常是指數據非常的龐大，不能運用常規的數據軟件進行數據的處理。也可以這樣說，大數據的幾個具體特征主要包含的就是在量上，大數據的量可以說非常的大，甚至可以用海量來形容。另外就是數據的多元性，數據的類型也是非常多[1]。最后就是速度，它與其他數據的最大的區別就在于大數據產生的速度極為快速，這就是大數據具備的幾大特征。對于當前大數據而言還有一些官方的定義，就是隨著當前信息時代的迅速發展沒辦法在規定的時間內運用常規軟件來處理數據的一種集合。當前科學技術以及信息化建設不斷的深入發展，尤其是以云存儲與云技術為基礎推動的數字信息正在以爆發式的速度增長，就當前高校檔案管理部門而言，數據用量也隨著招生規模的擴大而快速的增長。檔案管理人員當前面臨的數據量不斷增加的同時其信息的發展也逐漸趨于多元化。因此檔案管理人員還需要針對信息的多元化個性化去做具體的研究。另外高校檔案管理中傳統的檔案管理模式已經不能很好地適應當前時代發展得趨勢。所以大數據背景下需要高校檔案管理部門能夠不斷加以創新完善檔案管理模式。

2 大數據對于高校檔案管理的影響

大數據的時代背景下，數據也由結構化逐漸轉變成非結構化。非結構數據主要包含圖片文本，網頁以及報表等多種類型。當前檔案管理系統儲存的內容大都是以圖像文本，影音等形式的文件資料[2]。大數據環境下能夠對這些檔案信息進一步的作出整合優化，以便高效地為學校提供更加便捷的服務。從長遠的發展方向看，數據對于學校或者是社會組織都有著非常重要參考意義，能夠直接影響到學校的決策成效。傳統的決策主要依靠的是自身的個人經驗以及智慧，但是一個人得經歷以及經驗都不是無限的，因此管理者做的決策會相對缺乏科學依據。當前大數據下，決策依據就是客觀的數據，所以科學的依據通常都是以客觀的數據來分析為基準的。對高校檔案管理而言，其具有真實完整的特征，其記錄也是具有其他任何材料不能比的優勢，然后再通過對龐大的數據進行合理的分析，其合理分析出的結果對做決策時能提供更加科學的依據。當前大數據時代的來臨進一步的推進高校檔案管理從量轉變成質的發展，然而這種質的變化也使得高校檔案管理部門的工作模式發生了巨大的改變。高校檔案管理作為重要的管理部門，也是學校處理以及存儲數據的重要部門，當前大數據時代背景的推動下檔案管理的職能需要積極的發揮出真正的作用。其發揮出的作用不僅僅只是數據的處理和存儲，同時還要對數據分析出的結果做一定的處理，進而能夠提供更加科學的決策依據，進一步更加優質便捷的為學校提供服務。

3 大數據對高校檔案管理技術層面的更新

大數據時代下，信息技術的飛速發展，對當前學校檔案管理而言，數字檔案管理的建立已經成為一種必然。當前計算機科技的發展實現了高校電子檔案管理模式。通常檔案數字化都是經過掃描與存儲來完成的，經過數字化來處理紙質的檔案，能夠使得后期的檢索更加的方便。然而在未來高校數字檔案館的建立上一定會得到進一步的優化實現更加便捷的檢索，以及更加及時同步和更小的存儲空間。另外高校在數字檔案館建立的推動下也使得數據量逐漸變得巨大，所以在備份的介質上會有著一定的限制，當前我們就可以利用先進地技術云備份來對海量數據進行存儲。但是在得到便利的同時高校也需要投入很大的人力以及財力來擴建機房，當然當前社會也有一些第三方的服務機構，高校只需要購買就可以，但是方式的原則上，需要學校根據自身的發展情況來對檔案管理部門的發展作出正確的選擇。

4 大數據環境下高校檔案管理模式的優化措施

4.1 加強檔案管理隊伍建設提升管理人員業務水平

首先高校檔案管理中，最核心的關鍵就是管理人員在業務水平上是否具備一定的專業性，這也決定著高校檔案管理工作是否能夠持續穩定的發展。當前檔案管理工作包含的細節非常的多，而且非常的復雜，其中檔案的收集，整理錄入，都需要工作人員非常的細心。另外學校在應聘的條件上需要作出適當的提升。就如應聘的人員需要經過專業培訓后取得相應的資格證才能面試通過。待面試通過以后。學校可以進行安排實習，并且實習期沒有造成重大的損失的方可正式上崗。對于學校當前的管理人員，學校需要定期的組織學習培訓，并且能夠為其提供出去調研的機會，從而提升檔案管理人員的綜合業務水平。再者就是對于法律意識的培養需要高校能夠重視，進而促進管理人員能夠意識到檔案管理的機密性。同時先進的管理理念和信息化的管理方法都需要高校積極的引導管理人員進行了解，將檔案管理隊伍的綜合素質進一步的提升。

4.2 檔案管理設施建設提升檔案管理共享能力

當前大數據背景下需要檔案管理人員對其信息技術進一步的研究分析，能夠找出適合當前檔案管理信息管理的新模式，進而實現信息平臺的構建，保障學校內的信息能得到有效的收集和整合。其次信息化設備的維護都需要管理人員定期的作相關的檢查，就如路由器以及掃描儀，如果發現故障問題，都需要進行及時的維護更新，以保障信息化管理工作能夠正常的運行。其中管理人員信息化管理中應該配備單獨的服務器，以免因服務器壓力過大造成了系統崩潰，導致檔案出現安全隱患。檔案管理部門中高校應該配備專門的專業維修人員，再出現故障時，能夠第一時間進行修補，進而降低損失。當前各大高校的招生規模也在迅速的增長，因此學生的數據也是越來越大，這種情況下高校在管理軟件的選擇上需要購買更加先進的，同時能夠經過各種渠道來進行信息平臺的建立，從而更加便利學生進行檔案資料的查取。

4.3 強化二級單位管理意識，重視檔案材料收集保存

高校教學能得以持續發展，其中主要的決定因素不僅是有優質的教師和輔導員，還需要擁有高水平的檔案管理部門以及輔助性的其他部門。所以高校檔案管理工作要想順利開展不能僅僅依靠管理人員，還需要其他輔助部門的協調互助。在檔案管理人員的助力下，其他的各個部門工作人員和教師也應該為檔案管理部門積極提供所需的數據資料，并且能夠進過自身來將相關資料轉變為數字文件，進一步完善檔案資料的，冰將處理好的文件上交給檔案部門，進而極大地降低了檔案工作人員的工作壓力。與此同時各個部門也需要高校積極的引導來提升相關的工作意識，進過檔案管理各種宣傳工作，來積極地發揮出自身的主動性，從而促進高校檔案管理工作的有序發展。

4.4 完善檔案信息安全機制，加固信息安全保護

首先檔案管理人員對檔案的數據庫需要做相關加密的處理，從而提升自身的保密技術，提升數據的安全，使破解的難度加大。其次檔案管理人員需要采用電子簽字的技術對資料進行簽字，并上傳到檔案庫予以保存，然后加蓋公章，來保障信息更加的規范安全。檔案人員在檔案庫的權限上需要得到進一步的提升，應該只允許檔案部門專業人員才有觀看的權限，如果其他部門需要參與觀看的時候，必須要和檔案管理人員進行溝通，在獲得相應的密碼后，才能擁有一定的權限進行查看。同時值得注意的是，根據不同管理層的人員，進行設置不同的權限，如果是高層人員在管理設置上可以修改，但如果是其他部門的人員則只能對其查看，這也進一步地提升了管理的邏輯性。

5 結束語

文中所述，大數據時代的不斷靠近使得高效的檔案管理工作更加的便捷，但與此同時也帶來了相應的挑戰。由于檔案信息數據的巨大，而且結構也是相對的復雜，所以對管理人員來說，這是一項非常重大的任務。因此高校負責人必須要不斷地對自身實際水平進行具體的分析，進而能不斷地提升自身的工作水平，并且科學合理的的應用信息化技術來實施管理工作，從而促進高校的健康發展，同時為學生也能夠提供一個良性的學習環境。