信息技術在科研管理方面的應用

聶 迪

(黑龍江省科學院大慶分院，黑龍江 大慶 163319)

多數科研機構依然采用傳統的方式開展科研管理，不僅效率低下，準確性也較低。應加強科研管理工作和信息化技術的應用。

1 科研管理工作

科學研究項目。各類科研單位的課題申報呈現整體增長的態勢，科研工作者的研究工作量也在增多。科學研究項目需要進行課題立項，并經過評審和審批等復雜的流程得到相應的資金支持，很多科研機構缺乏相應的信息化技術，對人力、物力形成了較大的壓力。

科研成果管理。研究人員獲得科研成果后，還需要一定的程序來進行成果維護，其中最主要的工作是申請專利，工作十分復雜，需要對相關材料進行收集并撰寫申請，通過多個環節來進行申報，最終還可能需要比較長的周期(通常一年以上)才能獲得專利。這些工作增加了科研人員的工作量，需要付出更多的努力。

論文發表。無論是科研成果還是工作經驗、工作案例等，都可以以論文的形式進行展示，以對業界形成借鑒。但是論文的撰寫、投稿、修訂、發表涉及很多環節和內容，需要耗費一定的時間和精力。

2 科研管理信息化的建設需求

為了充分應用信息技術，應建立科研管理信息系統，此系統需具有如下功能：

立項課題管理。信息系統需要有專門的立項課題的功能模塊，幫助實現工作人員的課題申報，查詢年度執行情況，做好結題報告，并實現申請的變更及相關信息的查詢等。工作人員也能夠根據系統申報課題的撤銷及變更，對經費進行調整，簡化辦理手續，使工作更加高效。

論文專著管理。系統要具有對論文及專著進行管理的能力，對已經撰寫好的論文格式自動定位、投稿目標刊物的自動匹配、投稿、上傳、進度查詢、與編輯交流等。工作人員利用系統可直接進行論文的編排和自動投稿，并對刊物的各類信息如周期、影響因子、本論文的匹配度等進行查詢和操作，省卻很多線下工作，不僅能夠提高工作效率，還能夠使論文發表更快，更合理。對于各類專著，與出版社的聯系也同樣如此。

科技成果管理。系統應當具備對科技成果的管理能力，具體說來，工作人員能夠將科技成果的相關信息在系統上進行整理，后者就可以實現對科技成果的一鍵申報、查詢，使得專利的相關撰寫更加自動化和智能化。對于專利申請書的撰寫來說，根據傳統的方式甚至需要專門聘請專業人員為其服務，而信息系統則能夠根據一定的標準，選擇合適的措辭進行自動撰寫，并進行智能排版，不僅效率高，而且具有準確性。

項目經費管理。在信息化系統中，應具有經費的預算、申請、輸入、決算、查詢等功能。傳統流程中，經費的預算、申請、批準等工作是比較復雜的，需要多個環節，如果不合理，還需要反復修訂和申請，通過此系統可以一鍵辦理，更加智能和準確。如果出現需要修訂的情況，系統可將需要修訂之處進行智能發現和標注，并提供修改建議。在報銷環節，可以通過資料的錄入、信息的簡單填寫智能生成報銷申請，使工作更加高效，準確率更高。

賬戶信息管理。系統應具有管理科研工作者基本信息的能力，包括對個人信息和科研信息的記錄，如姓名、學歷、出生年月、聯系方式、從業年限、職稱、所在部門等，設置錄入、修改、刪除等功能，并與科研工作、項目經費、課題開展、論文專著的管理等相互銜接，實現智能化管理。員工可以利用賬號和密碼登錄個人賬戶，同時支持驗證碼登錄。后臺管理人員可對所有部門的人員進行整體管理，查看系統的運轉情況，對用戶的賬戶和密碼進行原始分配，如有新的職工需要使用系統時，系統管理員就應開具相應的新賬戶名與初始密碼，供用戶登錄并自行修改。對于離職等不再使用系統的人員，管理員可以刪除其信息。

該系統還需要具備如下性能：

安全性。系統內部有很多個人信息，也有科研成果、經費使用狀況等，因此需要保障信息系統的安全性，采用一定的安全技術，使系統不會受到外界的各類攻擊。賬戶管理應進行安全設置，合理地管理自己的賬號，防止密碼泄露和亂串。

易用性。開發的系統應便于使用，符合人們的操作習慣，盡量與科研單位的其他信息管理系統相一致，因此建議考慮同一個軟件開發商。各類功能要容易發現、識別，界面友好，便于使用者能夠盡快熟悉。

可擴展性。因為單位的人員具有一定的流動性，科研管理本身也有一定的發展轉變需求，這就需要信息系統具有一定的擴展潛力，當需要添加功能時能夠利用相應的接口實現。

穩定性。信息管理系統需要具備穩定性，如果各方面條件都具有一般適用性，則系統應具有較高的反應能力，能夠按照需求運行，不會出現卡頓等不良現象。

3 科研信息化系統的落實

完成科研信息化系統設計后，要進行一定的測試。實踐中一般采用黑盒測試的方法，即人們根據實際應用情境設置不同的輸入條件，看其輸出是否符合預期。科研信息系統的功能測試要注意應覆蓋所有的輸入條件，對每個功能進行3次以上的測試，保證系統的可用性。性能方面測試則通常利用一定的算法，模擬人們使用系統的情境，看最終結果是否符合要求，測試結果包括并發性和延遲性等。

如果系統符合功能需求與性能要求，則應進行合理的部署。通常其已經擁有了其他的信息管理系統，并為部署這些系統購置安裝了一定的服務器、交換機、防火墻等設備，或擁有專門的機房。科研信息管理系統可以利用已有的設備進行服務器端的部署，或依靠新增設備進行系統的部署。

設計的系統是基于B/S模式的，工作人員在使用系統時，可以登錄瀏覽器直接訪問系統主頁，然后進入登錄界面，輸入正確的賬戶名和密碼進入系統。雖然系統功能及內容相對簡單，但因為通過網絡端的流程與現實中有較大的差異，相關信息一旦操作錯誤也會影響科研結果，較為嚴重，應由開發方對工作人員開展一定的培訓，從系統的賬號管理到每一個功能用戶都可以熟練地操作。

系統運行后，可能會出現一些問題，需要開發方及時維護，解決問題。必要時會對功能流程進行重新梳理，使其在后續運行中更加順暢。隨著信息管理系統標準的逐步統一，其他信息管理系統與科研管理信息系統將融為一體，建立綜合的信息系統也是未來的發展趨勢。