電力企業辦公室工作精細化管理探析

呂勇

【關鍵詞】電力企業;精細化管理模式;辦公室;崗位分工

辦公室于電力企業而言更像是一個中樞神經系統的大腦控制區域，既承接著上層管理者的工作安排，又需要對下級部門的工作進行協調，需要在日常的管理工作中聯系左右、溝通各方，所以辦公室管理工作的水平會直接影響著電力企業的內部管理效果，因為辦公室是負責溝通的，如果上級部門下達的指令，辦公室的管理人員沒有做出合理且充分的解讀，就難以讓下級部門領會高級管理者發布的指令，那么電力企業內部的行政效率就會減慢，不利于電力企業的快速運轉。而且辦公室處理事情的方式、效率也會影響電力企業的社會形象，當下時代中辦公室工作就要緊緊圍繞電力企業的中心工作，加強自身的建設與創新意識，將各項工作的流程予以優化，使職責更加清晰，相關考核工作變得科學，管理制度也比較嚴密，各方督辦的事務變得邏輯縝密，下級部門可以服從辦公室的領導，那么單位基層的績效就會顯著提升。

（一）辦公室工作精細化管理的內涵

現代管理學中將管理體系分為規范化管理、精細化管理和個性化管理三個層次，所謂精細化管理，就是要將管理的責任明確到各個部門乃至各個崗位中，以便于及時發現問題并糾正問題。也有現代企業對精細化管理模式定義為“五精四細”，比如精華、精髓、精品、精通、精密與細分對象、職能、崗位、工作等內容，其本質都是凸顯出“精”與“細”，“精”與“細”之間在乎對分寸的把握，不能因為“精”而不追求細致，也不能因為過于“細”卻使管理內容變得冗長，所以辦公室的管理工作要注重對分寸的把握，在“精”與“細”之間尋找一個平衡點，才能達到理想的精細化管理目標。精細化管理模式其實是企業管理者用來調整產品運行的一種技術性的方法，將規范工作為前提，系統的應用精細化管理方式，用于提升工作的效果。

（二）辦公室工作精細化管理可能存在的問題

當下電力企業的辦公室管理工作中，必然也會存在著一些問題，比如辦公室在應用精細化管理模式時，過于重視形式化的東西，對管理工作的實效性則缺乏有效監管，難免會導致管理工作效率的下滑，如同“邯鄲學步”，不僅新的管理模式沒有學會，反而將原本的管理方式“忘記”了，那么電力企業辦公室的管理工作要想追求創新就會得不償失。而且在應用精細化管理模式中，辦公室是否能夠完全適應這種管理方式，也需要管理者進行考慮，與之相搭配的硬件設施還沒有配置完善，所以精細化管理模式的應用也沒有發揮其所有的價值，況且辦公室的管理人員專業水準也參差不齊，要想在辦公室工作中完全落實精細化管理模式，也需要所有的管理人員共同配合創新工作，并且能夠對精細化管理模式做出充分的理解，才能在管理工作中體現出精細化管理的要求。精細化管理模式本身具有一定的復雜性，所以電力企業要想讓管理人員充分理解精細化管理模式的要義，也是非常困難的[1]。

（一）符合辦公室管理職能的內在要求

辦公室的職能比較特殊，所以也決定著電力企業中辦公室負責的工作任務是比較重的，既要負責電力企業中文稿的起草工作，還要注意對各方面工作的協調及會議的籌備，并且還有一些臨時性的任務，用于工作部署和任務安排，電力企業內部零零散散的雜事基本由辦公室負責，如果處理不當，就可能會影響電力企業的正常運轉，甚至會損傷電力企業的形象，所以在辦公室工作中應用精細化管理的模式，能夠將這些“雜事”具體化、體系化，在務實中追求秩序化的管理，可以推進管理工作的規范化發展[2]。

（二）提升辦公室工作實效的重要途徑

電力企業承擔著對一個地區的電力供應，辦公室在協調電力企業內部管理的過程中，也影響著該地區的電力供應，如果辦公室的協調工作達到良好的狀態，電力企業也能夠在供應電力時增強自身的實力，所以辦公室在傳達上級的指示時，既要傳達準確，又要傳達迅速，所以對電力企業辦公室管理工作的創新和改善是非常重要的，可以影響到電力企業的服務質量。全面推進精細化管理工作以后，電力企業在發展中面臨的諸多問題都可以得到妥善解決。

（一）更新管理觀念，提升管理意識

電力企業的辦公室管理人員要牢固地樹立細節化的管理意識，將重視細節管理作為一種素質及修養，形成一種工作態度，才能讓管理人員提升自身的工作能力，更加重視日常工作的自覺性。辦公室的管理人員要做到領導交代的事情不會在自己的工作中延誤，快速傳達上級部門的文件，不能在傳達的過程中出現錯誤，更不能讓前來辦理業務的客戶受到冷落，以免電力企業的形象受損。辦公室的管理人員在學習精細化管理模式時，應當努力做到三個方面要求，常規的工作要保持超前的思路、著急辦理的業務要加快工作的步伐、越是敏感的事務要考慮得更加周全，以免工作出現事務，做好以上三個方面的工作，才能夠妥善完成辦公室的管理工作任務。無論是辦理文件、搜集資料，還是組織會議、辦理業務，管理人員都要增強自身的責任意識與創新意識，能夠按照管理規定中的具體工作流程，按照順序完成工作，不要因為工作中的事情小就不注意，更不能因為工作的事情比較繁瑣就不樂意去做，在工作中要杜絕盲目的行為，心中始終將電力企業的整體利益放在首位，將自己的職業發展方向與電力企業的發展目標保持一致，更新管理觀念，學習新的管理知識，以提升管理意識，戒除自身的惰性，對工作始終保持勤奮、謙虛的態度[3]。

（二）明確管理職責，細化管理流程

電力企業要明確辦公室的各項工作職責，履行自己的職能，為高層管理者的決策提供相應的依據，能夠為推動電力企業的全局發展提供服務，嚴格把關各項工作的要求，使企業得到良好的運轉，可以按照崗位的工作需求來制定標準，將各個崗位的職責進行分配，保證崗位職責的精細化管理，能夠按照規章制度來開展工作，不要逾越工作的職責，也不要遺漏工作的內容。辦公室應當建立起科學簡約的工作流程，適當在原有工作程序的基礎上進行精簡，清理其中的環節，對各個崗位的責任進行區分，對辦公室負責的各項工作流程加以員。比如辦公室的核心職能是輔助決策，那么企業就要將決策前后的事務作為考核辦公室管理水平的內容，做到目標明確、加強管理、環節清晰，實現上下溝通、左右聯動，可以促進各環節的無縫連接，各部門之間能夠實現信息共享，既可以有效提升辦公室的管理效率，又能夠解除各部門之間的制約關系。辦公室要督促電力企業內部各部門之間通力合作，依靠各個部門共同落實管理的要求，加強協作關系，將上級部門布置的內容安排下去，如果在實踐的過程中發現問題，辦公室要代表下級部門向上級管理部門反饋，在得到具體的解決方案以后，重新安排下級部門的工作[4]。

（三）完善管理制度，強化管理考核

在電力企業內部建立起完善的精細化管理制度，是開展各項管理工作的前提，制度可以為精細化管理模式的落實提供基礎保障，使辦公室的管理人員能夠按照規章制度辦事，做到有據可依，即便是工作中存在員工不配合的情況，管理人員也可以列舉出規章制度的內容，用于規范員工的行為，或者依照制度對違反規定的行為做出處罰。規章制度相當于保證辦公室正常工作運轉的安全繩，可以在制度的基礎上建立起崗位權責體系，將各部門工作的內容與人員進行綁定，一旦出現問題，管理人員就可以直接找到對應的責任人，了解事情的真實情況，將管理工作具體的每一個人、每一件事上。需要管理人員注意的是，精細化管理不僅要體現在電力企業內部管理的大事上，更要在日常小事中多加注意，比如電力企業的工作環境，小到辦公室的區域環境衛生、會議室的各項材料布置等等，都需要管理人員經過思考和檢查以后，維持秩序、做出安排，每一項工作質量的高低都代表著辦公室的工作水準，管理人員也要經過系統的考核，為自己的崗位發展指明方向[5]。

近年來，社會主義市場經濟的發展水平持續提升，辦公室作為電力企業中的核心管理部門，其工作效率影響著電力企業的未來發展，所以許多電力企業的高級管理者已經認識到，推動辦公室管理工作模式的創新非常關鍵，以先進的管理理念來提升辦公室工作的效率和質量，可以使電力企業的發展進程加快，更好地滿足社會發展對電能的需求，刺激社會經濟產值的增長。對辦公室工作的精細化管理要落實到日常的工作中，制定具有針對性的管理機制，需要員工從專業技能中獲得更多的經驗與知識，內化員工自身的能力與職業素養，才能夠在精細化管理的工作部署中發揮人才的力量。