地方檔案統(tǒng)計工作效能提升路徑探究

肖莉

地方檔案統(tǒng)計工作是綜合復雜的系統(tǒng)工程，需要檔案主管部門組織領導、科學設計、全面統(tǒng)籌和精準實施，利用行政管理、信息技術與統(tǒng)計分析等綜合手段完成任務并實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。常熟市檔案局、館在檔案統(tǒng)計工作領域以提升統(tǒng)計工作效能為目標，堅持創(chuàng)新發(fā)展，積累了諸多經(jīng)驗與成果。

一、地方檔案統(tǒng)計工作存在問題

長期以來，地方檔案統(tǒng)計工作面臨諸多問題，導致統(tǒng)計工作在低水平徘徊。

1. 思想認識有偏差。基層檔案部門把檔案統(tǒng)計工作作為一項報送檔案業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)的事務性工作，未作為嚴肅的檔案事業(yè)法定任務，因而思想理念有偏差，工作方法簡單化。

2. 統(tǒng)計體系不盡完善。檔案統(tǒng)計的對象是國家檔案事務體系中的各級業(yè)務主體，在縣市級層面由于機構改革等原因，統(tǒng)計單位基數(shù)變動頻繁，容易造成漏報。統(tǒng)計表系統(tǒng)設計不足，統(tǒng)計指標不斷修正，經(jīng)常導致數(shù)據(jù)出錯，填報與匯總需反復校驗，影響整個統(tǒng)計工作時效。

3. 數(shù)據(jù)真實性不足。基層統(tǒng)計單位普遍存在工作臺賬登記不全等情況，導致填表統(tǒng)計時無據(jù)可查，填報時存在臆想拼湊數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。基礎信息采集源頭的人為隨意性，影響了統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實可靠性。

4. 統(tǒng)計工作信息化程度落后。目前統(tǒng)計工作信息化程度遠落后于檔案數(shù)字化程度。全國檔案事業(yè)統(tǒng)計系統(tǒng)軟件是單機斷點式的，信息更新遲滯。檔案館室業(yè)務工作原始數(shù)據(jù)分散，數(shù)據(jù)碎片化，統(tǒng)計靠人工采集、匯總數(shù)據(jù)，其準確性難以保障。統(tǒng)計內(nèi)容缺少對問題和規(guī)律的分析與呈現(xiàn)，統(tǒng)計成果作用被弱化。

5. 統(tǒng)計成果需求側較弱。統(tǒng)計成果本是為科學決策、規(guī)劃發(fā)展等工作提供數(shù)據(jù)支撐，但各級檔案部門的總結、規(guī)劃中引用統(tǒng)計數(shù)據(jù)少，利用統(tǒng)計成果定量分析、輔助行政與業(yè)務規(guī)劃決策的案例不多。統(tǒng)計成果應用需求不強，提升檔案統(tǒng)計工作效能的動力不足。

二、加強地方檔案統(tǒng)計工作的重要意義

1. 檔案統(tǒng)計工作是通過搜集、匯總和統(tǒng)計檔案工作數(shù)據(jù)以準確反映檔案事業(yè)面貌和發(fā)展規(guī)律的重要工作。提高統(tǒng)計數(shù)據(jù)質量和統(tǒng)計分析水平是統(tǒng)計工作的中心環(huán)節(jié)。全國檔案統(tǒng)計工作的理論邏輯包含了國家檔案全宗統(tǒng)一管理思想，統(tǒng)計脈絡由國家設計，實際操作全國一盤棋。地方檔案部門組織統(tǒng)計、上報檔案事業(yè)發(fā)展狀況數(shù)據(jù)，這是支撐國家檔案事務依法治理和科學發(fā)展的重要途徑，同時還能有效推動本地區(qū)檔案事業(yè)宏觀管理，促進高質量發(fā)展。

2. 檔案統(tǒng)計工作是檔案法治的重要手段。國家檔案局將國家治理檔案事業(yè)的政策與思想，以統(tǒng)計指標、工作方案、進度要求等內(nèi)容貫徹，根據(jù)形勢需要應時調整統(tǒng)計指標與內(nèi)容，通過統(tǒng)計引導來影響和治理全國檔案工作。各級檔案部門由下而上，由點到面層層上報，這是一種法定的行政報告行為。因縣市區(qū)域內(nèi)有較多基層單位不屬于全國檔案事業(yè)統(tǒng)計范疇，地方檔案主管部門應建立個性的地方檔案統(tǒng)計制度，作為地方檔案事業(yè)治理的支點。

3. 縣市檔案部門積極作為與有效工作是保障全國檔案事業(yè)統(tǒng)計質量的關鍵。縣市檔案部門是檔案統(tǒng)計工作的樞紐，是全國最基礎的檔案統(tǒng)計工作組織，承擔著數(shù)據(jù)搜集、匯總與統(tǒng)計任務。地方檔案統(tǒng)計事業(yè)走依法治理之路，應將行政管理與統(tǒng)計業(yè)務高度融合，提高檔案系統(tǒng)對檔案事業(yè)統(tǒng)計的認識，全面落實統(tǒng)計責任，把控統(tǒng)計設計、整理和分析進程，使統(tǒng)計流程銜接相扣。

三、常熟市檔案部門統(tǒng)計工作的創(chuàng)新實踐

1. 建立持久的統(tǒng)計工作機制。常熟市檔案局成立專門的統(tǒng)計領導小組與工作隊伍，以貫徹國家檔案局統(tǒng)計工作要求為主線，統(tǒng)籌行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)統(tǒng)計工作，探索本地區(qū)個性化的統(tǒng)計方法，分析統(tǒng)計工作中的難點和問題，以問題為導向制訂長遠的統(tǒng)計工作方案，確定了“行政統(tǒng)籌主導，法治理念引領，科學技術推動”的工作策略，保證地方檔案統(tǒng)計工作走“集中統(tǒng)率、持久連續(xù)、準則穩(wěn)定、基礎優(yōu)化、標本兼治”的發(fā)展道路。統(tǒng)計工作小組每年召開統(tǒng)計工作專題會議，學習統(tǒng)計工作新精神、新要求，確定年度統(tǒng)計工作目標任務。定期進行統(tǒng)計技能培訓，宣貫統(tǒng)計范圍、統(tǒng)計指標、統(tǒng)計目錄、計算方法、報送程序等工作內(nèi)容。局館各部門統(tǒng)計責任人協(xié)調工作進度，完成數(shù)據(jù)匯總、審核校驗、規(guī)范上報等系統(tǒng)工作，統(tǒng)計員合并報表制表審核，錄入電子統(tǒng)計系統(tǒng)，保證上報統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)高質量。

2. 構建地方特色統(tǒng)計制度。以2019年為例，常熟市數(shù)百家建檔單位中列入國家統(tǒng)計年報范圍的只有74家，這些統(tǒng)計單位雖然是地方檔案事業(yè)的主體，但遠不是全部。除此以外的數(shù)百家中小學校、醫(yī)院等公共事業(yè)機構，街道社區(qū)、村委會以及一批企業(yè)單位的檔案工作卓有成效，地方檔案主管部門也將其納入了統(tǒng)計監(jiān)管。常熟市檔案館設立《常熟市檔案事業(yè)統(tǒng)計表》，對全國檔案事業(yè)統(tǒng)計范圍之外的公有建檔單位進行統(tǒng)計。對地方統(tǒng)計指標體系進行分類和分組，設計了機關事業(yè)、企業(yè)、村與社區(qū)3種報表形式（如圖1），統(tǒng)計指標體系既保留全國年報的主要內(nèi)容，又適當簡化和增添具備地方特點的內(nèi)容，如增設統(tǒng)計欄目、檔案館“名人檔案”“重大活動檔案”、各鎮(zhèn)檔案館“非遺檔案”等特色統(tǒng)計項目，還特別增加《國家基本專業(yè)檔案目錄》清單中檔案的統(tǒng)計。地方檔案主管部門實施統(tǒng)計監(jiān)管，基層建檔單位以報送年報的方式保持管理關聯(lián)。多年來堅持全國年報與地方年報統(tǒng)計工作同時完成，使每年形成的檔案事業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)模型較完整地反映常熟地方檔案事業(yè)全局。

3. 創(chuàng)設電子工作臺賬彌補統(tǒng)計鏈短板。登記是統(tǒng)計的前提，更是統(tǒng)計工作鏈上的信息源頭。基層單位傳統(tǒng)的紙質檔案工作臺賬普遍存在不登記或登記錯誤，嚴重影響統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確性，檔案總數(shù)在無移交與銷毀情況下比上年減少的現(xiàn)象時有發(fā)生。2014年常熟市以提高登記與統(tǒng)計準確性為重點建設“常熟市檔案行政監(jiān)管信息系統(tǒng)”，設置了21個業(yè)務工作登記表組成的“檔案工作臺賬”供基層檔案館室使用。信息化臺賬中包含了全國檔案事業(yè)年報與常熟地方年報所需的統(tǒng)計數(shù)據(jù)欄目，且數(shù)據(jù)關聯(lián)、互相印證，如檔案數(shù)量與目錄條數(shù)、檔案頁數(shù)與數(shù)字化頁數(shù)情況對應一致。部分數(shù)據(jù)一次填入多次采用，如檔案人員、庫房面積與設備等。部分數(shù)據(jù)隨年度變化系統(tǒng)自動計算。檔案人員平時登記準確，在統(tǒng)計時間點就能導出較完備的數(shù)據(jù)，略作修正就能形成所需的統(tǒng)計報表。檔案工作信息化臺賬為年報統(tǒng)計和各項專題統(tǒng)計提供便捷通道，信息化的加持實現(xiàn)了統(tǒng)計工作補短板、提效能的目標。

4. 持續(xù)探索智能化統(tǒng)計方式。“常熟市檔案行政監(jiān)管系統(tǒng)”（見圖2）全面對接全國檔案統(tǒng)計系統(tǒng)，設計了統(tǒng)計自動化體系，在數(shù)據(jù)自動采集、報表審核、數(shù)據(jù)加工等方面實現(xiàn)智能化。自動生成年報，增加智能審核程序，報表填寫不全或不準確就無法實現(xiàn)報送。有別于單機形式的全國檔案事業(yè)統(tǒng)計信息系統(tǒng)，常熟地方登記統(tǒng)計系統(tǒng)采用B/S架構形式，從數(shù)據(jù)采集到報表上報，統(tǒng)計工作鏈得以智能連續(xù)，杜絕了人為填寫報表的誤差。系統(tǒng)還能實現(xiàn)報表匯總與導出備份功能。常熟教育系統(tǒng)101個學校6年來通過登記統(tǒng)計系統(tǒng)報送年報，統(tǒng)計效率與質量顯著提高。系統(tǒng)還嘗試延展智能功能，例如增加庫房消防設施檢驗模板，消防設備過期會提出警示；增設庫房樓板承重警示，當填報承重低于500公斤/平方米時出現(xiàn)智能警示。在系統(tǒng)中統(tǒng)計數(shù)據(jù)及時集成、檔案工作數(shù)據(jù)排序、歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)圖表展示等功能均得到實現(xiàn)。統(tǒng)計信息化系統(tǒng)儼然成為超級檔案管理員。

5. 積極應用統(tǒng)計成果。統(tǒng)計的目的在于運用，成果的價值在于轉化。常熟市檔案館一方面及時上報高質量的全國檔案事業(yè)年報統(tǒng)計成果，另一方面廣泛應用統(tǒng)計數(shù)據(jù)成果提升工作質量與效率。在全市檔案工作總結報告、專題總結、業(yè)務討論等工作中應用豐富數(shù)據(jù)，使工作分析詳盡，論述有力。利用統(tǒng)計成果精確把握鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館、村級檔案工作業(yè)務進展，積極進行監(jiān)督與指導，推進農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作發(fā)展。通過掌握學校、醫(yī)院等公共事業(yè)檔案工作延續(xù)發(fā)展情況，與主管部門合力做強做優(yōu)民生檔案工作。常熟市檔案館還根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息，關注鄉(xiāng)鎮(zhèn)、機關部門在利用檔案數(shù)據(jù)上的變化，及時開通與調整檔案館數(shù)字檔案網(wǎng)上共享利用，實現(xiàn)檔案工作資政、便民，做到事前服務。

四、地方檔案統(tǒng)計效能提升路徑

1. 走依法治檔之路，使檔案統(tǒng)計更具剛性。檔案法治是時代命題，檔案統(tǒng)計工作要提高政治站位，遵循統(tǒng)計法律法規(guī)，貫徹檔案法治要求，提升統(tǒng)計工作嚴肅性、數(shù)據(jù)真實性。檔案統(tǒng)計要納入各級檔案部門職責任務，統(tǒng)計工作的質量指標列入執(zhí)法檢查、業(yè)務評價必檢內(nèi)容。要建立健全統(tǒng)計數(shù)據(jù)質量監(jiān)控和評估制度，嚴控統(tǒng)計過程。對違反檔案統(tǒng)計工作法律法規(guī)的責任者實施法律懲處。

2. 優(yōu)化統(tǒng)計鏈，提升統(tǒng)計質量。質量是統(tǒng)計工作的第一要務，提高統(tǒng)計質量需要統(tǒng)計鏈全流程再塑。檔案統(tǒng)計人員要理解統(tǒng)計的概念，掌握基本算法。統(tǒng)計設計要立足實際需要，提升設計精度，增加有時代內(nèi)涵的統(tǒng)計項目。如增加檔案館開放檔案審核動態(tài)數(shù)據(jù)等，充分發(fā)揮統(tǒng)計的監(jiān)督作用。

3. 加強信息化建設，推動智能治理。借助信息技術提高統(tǒng)計效能并向智能化統(tǒng)計發(fā)展是必然方向。檔案統(tǒng)計要實現(xiàn)全流程信息化發(fā)展，包括源頭數(shù)據(jù)自動化采集、數(shù)據(jù)集成管理、智能匯集統(tǒng)計、網(wǎng)絡審核報送等，須充分利用“云計算”“AI算法”等技術。常熟市檔案館在信息化工程中嵌入了業(yè)務動態(tài)登記統(tǒng)計分析系統(tǒng)（見圖3），包括庫房溫濕度、館藏結構、進館進度、利用量等內(nèi)容。登記統(tǒng)計初步實現(xiàn)了智能化，智能治理使檔案統(tǒng)計工作效能顯著提升。

4. 分享統(tǒng)計成果，發(fā)揮統(tǒng)計工作成效。檔案統(tǒng)計成果是檔案事業(yè)的大數(shù)據(jù)，各級檔案事業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)要在制度保障下有限開放，形成“檔案事業(yè)統(tǒng)計公報”，方便各級檔案部門從統(tǒng)計資源中獲得所需，從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)價值，讓統(tǒng)計成果在應用中資政，助推檔案事業(yè)發(fā)展。檔案統(tǒng)計成果被廣泛應用，能有效凝聚共識，從而匯聚更多力量推進統(tǒng)計工作發(fā)展。