試析信息技術在事業單位檔案管理中的應用

朱曉東

摘要：隨著中國經濟的高速發展，事業單位面臨的壓力不斷增大。事業單位要想實現長效發展目標，要把檔案管理作為工作重心，加強檔案管理的信息化建設。檔案管理在事業單位管理中發揮著重要作用，其管理質量對事業單位的發展會產生重要影響。事業單位要不斷創新檔案管理方式，充分利用先進的信息技術，構建檔案管理信息化建設模式。文章分析了當前事業單位檔案管理的現狀，探討構建檔案管理信息化建設模式的具體策略。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理

引言

隨著目前信息時代的不斷深入發展，信息技術在社會上的各個行業及領域內也都有著廣泛的應用，且在實際應用中也表現出明顯的優勢。基于此，在當前的事業單位檔案管理中，對信息技術需要合理應用，實現檔案管理情況的改善，促使檔案管理信息化的實現，這樣有利于檔案管理水平及質量的提升，為事業檔案資源的利用及檔案價值的更充分發揮奠定理想的支持與保障，達到新時期檔案管理的要求。

1事業單位檔案管理概述

在信息時代未到來之前，我國事業單位內部檔案記錄大部分都是紙質記錄，然后以牛皮袋封裝保存，最后依據類別及時間在不同檔案架中進行保存。然而，由于事業單位都是為實現人民群眾需求，為人們提供服務而設立的，各個事業單位每天都需要接觸大量人群，因而檔案管理也就成為比較繁重的任務。這些紙質檔案若保存不合理，管理不嚴格，則會導致檔案丟失情況的產生，這對于檔案信息的完整性及完全性會產生不利影響。由于傳統檔案管理中存在著一些問題，已經無法與當前社會快速發展相適應，也無法滿足當前人們的實際需求，在事業單位的檔案管理方面也就需要改變以往的方式。在當前我國信息時代不斷快速發展的背景下，信息技術發展也越來越成熟，應用范圍也越來越廣泛，在檔案管理中的應用就是其中比較典型的一個方面。然而，由于檔案管理改革的時間仍比較短，事業單位內部的檔案管理仍在傳統管理轉變為現代化管理的過程中，并未完全實現轉變，在這種情況下也就需要對事業單位檔案管理中信息技術的應用進行進一步研究，以便更好將信息技術融合于事業單位的檔案管理中，使事業單位的檔案管理創新及完善具有良好的技術支持。

2信息技術及其在事業單位檔案管理中的優勢

2.1推動傳統檔案管理模式優化

在傳統的人力資源檔案管理工作中，存在著工作效率效果偏低的問題，且難以實現檔案資料的隨時調取。而在其中引入大數據技術、信息技術就能夠避免上述問題的發生，實現人力資源檔案管理工作模式的優化創新。同時，由于在基于大數據技術的人力資源檔案管理工作中更多的應用了電子檔案，所以檔案資料損壞現象得到明顯的緩解。此時，事業單位可以結合其現實情況與需求，形成新的、針對性更強的、可行性更高的人力資源檔案管理工作模式，也促進了檔案資源安全水平的進一步提升。

2.2提高工作效率

隨著科學技術的發展，我國信息化普及程度不斷提升。因此，在事業單位的人事管理工作中應用信息化技術，可以使事業單位中的人事管理工作效率得到顯著提升。一般來說，事業單位人事管理部門工作內容復雜煩瑣，一方面要做好日常管理工作，如工資的審核發放、職稱評審、年度考核、檔案保管等多個方面，另一方面還要做好例行工作，包括政策的解讀、文件查詢等。傳統人事工作開展中多是通過人工的方式進行，會占用人事管理人員大量的時間，因此，導致事業單位人事管理效率低下。而在信息化建設中，利用信息技術能夠將人事管理人員從中抽離出來，通過信息技術的應用實現了工作流程的優化，也使得日常工作的開展更加的便捷，從整體上促進了工作效率的提升。

2.3實現有效溝通

事業單位人事管理部門在日常工作開展中需要和多個部門進行協調和對接，傳統人事管理模式主要是人力逐一通知為主，不僅增加了人事管理人員日常的工作量，還會影響到實效性，導致工作效率停滯不前。而在人事管理信息化建設的過程中，利用信息技術可以構建交流和對接的平臺，利用網上交流平臺促進部門與部門之間的溝通和協調，不僅可以節省人事管理人員的時間，還提高了實效性，促進了工作效率的提升，與此同時，對事業單位的發展奠定了堅實的基礎。

3提升信息技術在事業單位檔案管理中的應用對策

3.1合理使用電子檔案

（1）檔案管理人員需要轉變傳統檔案管理意識的同時，主動學習電子信息管理操作的技能，主動開展電子檔案管理編研業務，充分展示檔案管理的內涵，在建檔的過程中有效獲取關鍵詞進行歸類存儲，一邊提供更加快捷、準確的檔案信息服務。（2）對檔案信息進行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內容了及存儲位置。同時方便在遵守保密規定的同時對這些信息進行查閱，對于保密級別不同的信息進行分級管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當而造成的信息外泄。這也是為后續信息電子化管理提供基礎。（3）電子信息完成建檔后，需要對調用信息的單位進行準確的登記，其中內容需要有明確的劃分，內容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對電子檔案的合理利用。

3.2提升檔案管理人員的業務能力

管理員工的工作心態與業務能力對檔案管控工作的作用是顯著的，能夠將，在既定視角下攸關檔案管控工作的效率。從事檔案管控的員工處于前線，在日常管控工作中出現的矛盾，都需要深度地實施探討與改善。并且，有關各部門間還必須強化交流力度。面對檔案管控工作的具體難題與弊病，對有創造性、給出對應化解模式的工作者一恰當的獎勵，構建健全的獎勵體制，如此能夠讓員工最大程度地發揮主觀能動性，矯正自身的工作心態，提高工作能力。

3.3強化信息化安全建設

在事業單位人事信息管理安全性建設的過程中要做好以下幾個方面：第一，以制度保障安全，即構建人事信息資料信息化管理規章制度和安全標準。第二，構建硬件安全保障體系。一方面，建立恢復機制，強化數據備份，規范借閱機制，以此來保障人事信息儲存和使用的安全性。另一方面，建立滿足信息安全的防火墻、信息安全防護設備，防止數據入侵等事件發生。第三，加強管理人員的安全教育，使其形成安全意識，掌第四，實行人事信息資料的分開儲存，將紙質檔案盒數字檔案單獨儲存，確保其安全性。

3.4擺正理念并引入新型信息技術

采用數字化技術搭建檔案管理系統以后，應該做好檔案的管理和收集工作，做好目錄的檢索和目錄編制工作，體現檔案管理帶來的收益。還需要不斷引入新技術來充實檔案管理，采用云計算技術，依據用戶的指令，檢索出各類信息資料，以滿足檔案管理的需求。同時，發揮數字化技術虛擬化的特點，建立云計算平臺，實現信息的及時更新。還需要采用專業的采集設備，如OCR等，將傳統的紙質文檔電子化，降低檔案收集過程中的人力物力損耗。

結束語

綜上所述，大數據時代下對事業單位人力資源檔案管理開展創新具有極高的現實價值。通過優化調整檔案管理機制、持續強化管理的信息化建設、更新管理思想與方式、組建優質的管理人才團隊、搭建人力資源檔案數據庫，促進了人力資源檔案管理工作效率效果的提升，推動了事業單位人力資源檔案管理工作的升級。

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