建筑工程施工圖設計文件變更檔案管理問題研究

趙敬莉

摘要：在當前的建筑工程檔案管理中，施工圖設計文件變更檔案管理至關重要。施工圖設計文件變更后如果不能及時入檔，預示著建筑工程檔案的歸檔工作沒有完成，當然也不能保證建筑工程檔案達到完整性的標準。從目前施工圖設計文件變更檔案管理情況看，首先施工圖設計文件變更檔案零散零碎，沒有第一時間給原留存施工圖設計文件合并存檔，其次，入庫不及時的問題也較為突出，影響了建筑工程檔案管理工作的開展、調閱、查看、利用，對建筑工程檔案的歸檔產生了較大影響，不利于檔案的快速歸檔，對檔案的完整性產生了較大影響。因此，應當立足建筑工程檔案管理實際，制定有效的管理措施，解決施工圖設計文件變更不完善、不及時的問題。基于此，本文展開了分析研究，以供參考。

關鍵詞：建筑工程;施工圖設計文件變更;檔案管理

引言

建筑工程施工圖設計變更是指一些施工企業在施工過程中遇到一些原設計未預料到的具體情況需要處理，或者工程在驗收過程中相關住戶業主所提出的有關問題在社會上引起重大關注的，經設計單位、建設單位以及相關部門同意，對施工圖設計文件所進行的修改、完善、優化等活動。（任何單位和個人，未經相關部門允許不得私自對施工圖設計文件變更）設計變更應以圖紙或設計變更通知單的形式發出，相關發出的手續材料必須蓋章、簽字齊全。從建筑工程檔案管理來看，施工圖設計文件變更是重要的管理程序，變更檔案資料只有按程序移交，并在規定時間內完成歸檔，才能夠滿足建筑工程檔案管理的實際需要。但從目前施工圖設計文件變更檔案管理管理來看，還存在一定的問題，影響了建筑工程檔案的歸檔。因此，應當根據檔案管理的實際情況制定針對性解決策略，以滿足建筑工程檔案管理需要。

1 實施嚴格的施工圖設計文件變更管理制度

1.1 細化施工圖設計文件變更檔案管理規定

對于建筑工程檔案管理而言，施工圖設計文件變更的歸檔是整個建筑工程檔案的重要環節，也是提高、完善檔案管理質量的關鍵，在施工圖設計文件變更過程中，既要滿足檔案的全面性，同時也要保證施工圖設計文件變更檔案的及時性，避免施工圖設計文件變更延誤。為了解決這一問題，需要在建筑工程檔案管理制度上對施工圖設計文件變更檔案管理的內容進行細化，對施工圖設計文件變更檔案變更時間、變更明細、變更內容、變更相關專業的計算書、各相關單位的蓋章簽字手續等要做出詳細的規定。從檔案管理制度方面規范施工圖設計文件變更檔案的管理行為，提高施工圖設計文件變更檔案管理的有效性，只有通過細化施工圖設計文件變更檔案管理規定，才能夠保證施工圖設計文件變更檔案管理達到預期目標，提高竣工檔案管理的及時性。因此，明確施工圖設計文件變更檔案管理的規定，能夠提高檔案管理效果，能夠為建筑工程檔案管理提供有力的手段支持。所以，細化施工圖設計文件變更檔案管理規定能夠提高檔案管理的有效性。

1.2 規范施工圖設計文件變更檔案管理行為

施工圖設計文件變更檔案在管理中會受到多種因素的影響，大部分的建設項目在實施評估、初步設計及竣工驗收階段大多是設計人員參加，該類人員缺乏相應的檔案管理經驗，而這些階段形成的文件資料大多較為重要，因此，需要明確相關崗位人員的職責并加強管理崗位人手，使當前的施工圖設計文件變更檔案資料與原審查的施工圖設計文件檔案統一合并起來，這樣才能保證施工圖設計文件變更資料及時、完善歸檔。以便以后調閱、查詢、利用的時候才能知道本工程哪里出現變更，能夠做到一目了然。另外，由于對檔案工作不重視，往往建設工程已竣工很長時間，施工圖設計文件變更檔案卻一直不能按規定移交，或者出現重要的工程文件不全，并出現遺失、損壞等問題。因此，為了提高施工圖設計文件變更的及時性，應當對檔案的管理行為進行明確規定，并采取細化措施，使竣工檔案管理行為能夠在標準規范的要求下得以有效開展，提高檔案管理的整體效果，滿足檔案管理的實際需要。通過提高檔案管理行為的規范性，能夠使施工圖設計文件變更檔案在管理中做到檔案內容的全面性，按照施工圖設計文件變更檔案管理時間準時移交，避免施工圖設計文件變更延誤影響檔案管理的實效性。因此，通過規范檔案管理行為，能夠使檔案在管理中按照規范管理，使施工圖設計文件變更檔案管理在實施過程中能夠滿足規范性要求，能夠在管理的準確性方面達標。

2 把施工圖設計文件變更時間節點作為主要工作內容

2.1 明確施工圖設計文件變更時間

在建筑工程檔案管理中，應把明確施工圖設計文件變更檔案管理時間作為重點工作對象。之所以存在施工圖設計文件變更延誤的情況，主要的原因是在施工圖設計文件變更時間方面沒有明確規定，導致施工單位在提交竣工檔案的過程中，沒有明確的時間節點觀念，影響施工圖設計文件變更檔案的管理。結合建筑工程檔案管理實際，施工圖設計文件變更過程中能夠按照規定的時間節點提交檔案資料，但在變更過程中存在變更順序混亂、變更時間觀念不強以及延誤的情況。因此，應重點明確施工圖設計文件變更時間，提高施工圖設計文件變更的及時性，形成制度化和規范化，指導施工圖設計文件變更檔案的管理，通過施工圖設計文件變更時間的明確規定，能夠確保工程檔案在規定時間范圍之內避免在變更時間方面出現延誤，影響檔案資料的整體歸檔。

2.2 細化施工圖設計文件變更時間節點

在施工圖設計文件變更時間上應當將時間節點進行細化，對施工圖設計文件變更工作作出詳細的規定。考慮到檔案管理特點以及檔案內容的特殊性，只有對施工圖設計文件變更的時間節點進行細化，才能提高檔案歸檔的及時性和有效性，確保檔案在變更過程中資料完整、時間準確、不發生遺漏。考慮到檔案管理過程中的實際情況，在檔案管理中，對于施工圖設計文件變更時間節點的規定，應當充分考慮檔案的審核特點和施工單位在檔案整理過程中的具體情況，根據檔案的內容合理規定施工圖設計文件變更時間節點，確保檔案在審核完畢之后，解決施工圖設計文件變更中存在的時間不明確和變更延誤的問題。因此，明確變更的時間節點，對提高檔案管理的及時性具有重要作用。

3 采取施工圖設計文件變更延誤懲罰制度

3.1 對施工圖設計文件變更工作實行獎罰機制

為了提高施工圖設計文件變更的及時性，在建筑工程檔案管理中，應制定工程檔案歸檔的獎罰制度，調動工程技術人員及檔案人員的工作積極性，堅決執行歸檔制度，做到有章可循，將工程項目歸檔資料的形成、積累和整理納入工程技術人員和檔案管理人員的職責范圍，對歸檔工作做得好的有關人員給予適當的表揚和獎勵;對于惡意造成施工圖設計文件變更過程中存在時間延誤和內容不全的情況，應當對項目科室進行處罰，建立施工圖設計文件變更時間延誤制度，對于沒有按照規定進行變更的項目科室，應當視延誤的時間和造成的影響情況進行處罰，對處罰的金額作出規定，對于項目科室不能夠按照建筑工程檔案管理的要求及時變更，造成建筑工程檔案不能夠及時歸檔，影響檔案管理工作實效性的，可以制定強有力的處罰管理措施，如年底扣除部分錢款或者不能參加本年度的評先活動等，通過對項目科室的處罰以及處罰規定的建立和完善，規范施工圖設計文件變更工作，使工程檔案在變更中能夠達到預期目標，提高施工圖設計文件變更檔案管理有效性。

3.2 強化對施工圖設計文件變更延誤的管理

施工圖設計文件變更如果不能及時得到歸檔，最直接的后果是歸檔后難以更改，影響建筑工程檔案的真實性，對整個建筑工程檔案的管理會造成較大的影響，發生嚴重錯誤。為了強化對施工圖設計文件變更的管理，應當對施工圖設計文件變更問題進行有針對性地解決，制定并出臺包括施工圖設計文件變更延誤處罰以及延誤賠償等相關管理制度，使施工圖設計文件變更的延誤得到有效避免，提高檔案管理的有效性，通過出臺具體的管理措施，能夠使施工圖設計文件變更檔案在管理過程中，按照規定的內容、種類、時間及時變更，提高施工圖設計文件變更的全面性和有效性，保證施工圖設計文件變更檔案管理速度能夠達到規定要求，同時，還要提高施工圖設計文件變更過程中的及時性和全面性，避免施工圖設計文件變更不及時，以及施工圖設計文件變更種類不全，造成建筑工程檔案管理受到影響。因此，做好施工圖設計文件變更的管理，對于提高檔案管理工作效果具有重要意義。

4 結語

總之，通過對建筑工程檔案管理工作的分析和了解，施工圖設計文件變更檔案管理的及時性關系到建筑工程檔案管理的整體效果和實效性，只有對施工圖設計文件變更工作作出明確的規定，并采取有針對性地管理措施，才能夠提高施工圖設計文件變更的及時性和準確性，保證建筑工程檔案能夠做到及時歸檔、及時整理，提高建筑工程檔案管理的規范性。因此，對施工圖設計文件變更工作進行詳細的規定和管理，對于提高建筑工程檔案管理工作質量具有重要作用。只有加強對施工圖設計文件變更時間的控制，才能保證檔案在管理中能夠達到預期目標，提高檔案管理的整體效果。

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