技工院校檔案信息化建設(shè)影響因素與方法對策

劉倩 張培明

學(xué)校檔案工作是學(xué)校基礎(chǔ)性工作的重要內(nèi)容之一。本文以技工院校檔案信息化建設(shè)為切入點，對技師學(xué)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展情況和存在問題，提出應(yīng)對策略，以期為在改革轉(zhuǎn)型中的技師學(xué)院檔案信息化建設(shè)提供幫助。

學(xué)校檔案信息化建設(shè)通常以檔案資源建設(shè)為核心，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)擴大檔案信息資源開發(fā)利用目標(biāo)的一項重要工作。近幾年來，高校檔案信息化建設(shè)得到了快速發(fā)展，但技工院校檔案信息化建設(shè)更多地受制于學(xué)院前身、規(guī)模、發(fā)展和經(jīng)費等方面的問題，信息化水平參差不齊，與技工院校招生和就業(yè)進出兩旺，校企合作如火如荼的局面有一定差距。

1.技工院校檔案信息化建設(shè)的必然性

1.1滿足社會發(fā)展需求

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和信息時代的到來，學(xué)校檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化。技工院校檔案比如學(xué)生檔案、榮譽類、人事檔案、財務(wù)檔案等或涉及個人職業(yè)發(fā)展，升遷提拔，職稱評聘等，因此其重要性和真實性不言而喻，技工院校檔案信息化建設(shè)對社會經(jīng)濟發(fā)展和高技能人才隊伍建設(shè)意義巨大，引領(lǐng)技能人才有序流動，具有較好的應(yīng)用價值和社會價值。

1.2提高檔案利用效率

檔案利用率是評價檔案工作滿意度的重要考量指標(biāo)之一。技師學(xué)院檔案工作不能停留在傳統(tǒng)手工登記、簡單電子檢索的層面，紙質(zhì)檔案再通過掃描和人工錄入形成電子檔案，拉長了檔案形成周期。師生在調(diào)閱檔案時也費事費力，對檔案服務(wù)工作的滿意度也不高。

1.3拓寬檔案服務(wù)范圍

受檔案管理現(xiàn)代化理念影響，現(xiàn)代檔案管理逐步向多元化和多樣化方向發(fā)展。對技工院校而言，除了學(xué)生畢業(yè)檔案外，近幾年，高校教職工的心理健康檔案建立、學(xué)生心理健康檔案、高校專題黨建檔案、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案等電子檔案的發(fā)展，在實現(xiàn)檔案多元化建設(shè)的同時也滿足了研究的需要，提升了檔案的利用效率。

2.技工院校檔案信息化制約因素

2.1學(xué)院早期檔案信息化難度大

以山東省為例，全省28 家技師學(xué)院，大部分為2004年—2005年期間以一個技師學(xué)院前身——高級技工學(xué)校為依托，多個學(xué)校和專業(yè)合并而成，（如：濰坊市技師學(xué)院、泰安技師學(xué)院、日照市技師學(xué)院、魯南技師學(xué)院）辦學(xué)歷史有些甚至可以追溯到50年代，且當(dāng)時檔案形式多以紙質(zhì)檔案為主。受當(dāng)時檔案保管意識、人員素質(zhì)、設(shè)施設(shè)備、人員場地等因素制約，個別紙質(zhì)檔案不同程度的存在損壞或者丟失的現(xiàn)象。學(xué)生檔案電子化程度不高，教學(xué)檔案和科研檔案明顯不足，因為年代久遠(yuǎn)，已無法全面反映當(dāng)時技工教育現(xiàn)狀，不能滿足檔案查詢工作的需要，信息化過程也不能做到系統(tǒng)全面。

2.2傳統(tǒng)檔案存量大且內(nèi)容單一

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，基礎(chǔ)教育因受到高考因素影響，高考考生學(xué)生檔案電子化從1999年開始推行。但技工院校畢業(yè)生的流向多為就業(yè)，因此，學(xué)生學(xué)籍檔案及畢業(yè)證信息的查詢隨著人力資源和社會保障部門業(yè)務(wù)工作發(fā)展逐步過渡到電子化階段。且近年來，隨著雙證互通的逐步實現(xiàn)，社會才逐步對技工院校畢業(yè)證書給予更多的認(rèn)可，進一步推動了技工院校檔案工作向電子化和信息化的轉(zhuǎn)變。在此期間存續(xù)的紙質(zhì)檔案涉及黨建、人事、學(xué)生、財務(wù)、榮譽等存量大，保存時間長，甚至由于人員變動和退休，個別已無從查證，且電子化程度不高，信息化推進有難度。

2.3現(xiàn)有檔案信息化進程緩慢

檔案信息化建設(shè)制約因素大。一是經(jīng)費投入有限。技師學(xué)院經(jīng)費來源多為財政撥款，隨著檔案安全管理的要求逐年提升，且綜合檔案室、電子檔案室的建設(shè)不僅需要資金還需要場地，導(dǎo)致對推動檔案信息化資金投入不集中，有欠賬，影響檔案利用率的提升。紙質(zhì)檔案師生調(diào)閱費時費力，滿意度不高。二是檔案管理專業(yè)人員缺乏。復(fù)合型檔案專職人員很少，檔案管理人員大多數(shù)是新手、臨退人員或兼職的行政人員，缺乏檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。針對新技術(shù)、新軟件、現(xiàn)代管理理念及信息開發(fā)應(yīng)用等學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不足，能力素質(zhì)亟待提升。三是檔案管理水平參差不齊。隨著檔案和保密工作力度逐年增大，檔案管理制度跟進不及時，檔案管理人員職責(zé)不明確，檔案管理工作不夠規(guī)范。

3.技工院校檔案管理信息化建設(shè)的策略與分析

3.1提升檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

作為技工院校檔案信息化建設(shè)首先要保證政策和規(guī)范先行。要進一步完善檔案管理的相關(guān)政策，建立完善檔案信息化處理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，要統(tǒng)一格式、統(tǒng)一語言、統(tǒng)一鏈接方式。對錄入數(shù)據(jù)和掃描圖文上明確標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必要時可引入專業(yè)公司，并要做好數(shù)字監(jiān)理工作。同時，做好對檔案移交的審查制度，強化制度約束力，確保檔案管理工作的科學(xué)性和有序性開展。此外，在技工院校檔案利用方式和利用渠道上要有相應(yīng)的門檻和權(quán)限，考慮檔案安全，提高管理效率和水平，提升檔案的利用率。

3.2加強檔案人員專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

建立檔案人員專業(yè)隊伍。面對技工院校檔案管理人員現(xiàn)狀。開展線上和線下兩種方式開展對現(xiàn)有檔案管理隊伍的培訓(xùn)，線下定期由檔案高級職稱人員對新進入檔案工作的人員，進行基本必要檔案知識以及信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作;依托各省的檔案信息網(wǎng)和檔案遠(yuǎn)程教育平臺，開展線上的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)工作;同時，開通檔案人員的進修和晉升渠道，在增強業(yè)務(wù)能力的同時，逐步優(yōu)化檔案人員配置，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

3.3加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備投入

考慮到技工院校的財政來源，在編制年度預(yù)算時，要進行綜合權(quán)衡，作出中長期規(guī)劃，為檔案信息化建設(shè)提供經(jīng)費保障，使項目建設(shè)任務(wù)能夠持續(xù)有效推進。如必須要有檔案基礎(chǔ)性的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息安全保障設(shè)備、數(shù)據(jù)庫軟件應(yīng)用程序等，專業(yè)性的如檔案掃描儀、聲像檔案非在線采集系統(tǒng)、檔案室、陳列室等設(shè)備設(shè)施作為支撐。技工院校要不斷提升設(shè)施和設(shè)備的利用效率，同時拓展經(jīng)費投入渠道，努力尋求政府和社會的大力支持，早建成公眾需要的數(shù)據(jù)庫，進一步優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)。

3.4做好檔案工作的安全底線建設(shè)

各技工院校要加強檔案的安全防范措施及教育。提升檔案管理人員的安全意識，準(zhǔn)確把握國家信息化建設(shè)的新趨勢，廣泛借鑒其他單位的新舉措，以及檔案工作和保密工作的新型技防手段，聯(lián)合信息網(wǎng)絡(luò)工作人員定期對檔案管理屏障性和防護性設(shè)施設(shè)備進行定期升級，對電子存儲介質(zhì)進行定期維護。要依據(jù)國家統(tǒng)一的管理辦法和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定更加細(xì)化、更具操作性的實施細(xì)則，進一步完善檔案安全工作環(huán)節(jié)，落實檔案備份工作，抓好電子文檔的一體化管理工作，安全責(zé)任管理落實到人，切實做到“以防為主，防治結(jié)合”。

結(jié)語

技工院校檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性很強的工程。各技工院校自身情況不盡相同，在推進檔案信息化建設(shè)的過程中遇到的一些技術(shù)和非技術(shù)因素也最終制約著實現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)的實現(xiàn)，各技工院校要根據(jù)自身的實際情況，強化思想，完善制度，分步實施，逐步推進，提升檔案信息化建設(shè)水平，為以后技工院校未來發(fā)展打好基礎(chǔ)。

參考文獻

1黃麗，高校檔案信息化建設(shè)的影響因素和對策[J].電子技術(shù)與軟件工程，2020.（10）：259

2孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對策研究[J].情報科學(xué)，2012.（2）：254-258

3“雙高計劃”背景下高職院校檔案工作優(yōu)化路徑研究[J]黑龍江檔案，2021.（4）：224

[注：本文為2021年度泰安市社會科學(xué)課題（課題編號：21-YB-103）研究成果之一]