“互聯(lián)網(wǎng)+”下的學(xué)校檔案管理分析

朱明國

（山東理工職業(yè)學(xué)院，山東 濟寧 272067）

互聯(lián)網(wǎng)+屬于新理念，是信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展到一定階段后應(yīng)運而生的，同時隨著國內(nèi)這一理念的提出也加快推進了各領(lǐng)域?qū)ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，已然邁入全新的發(fā)展階段[1]。通過了解目前學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀，互聯(lián)網(wǎng)+時代給學(xué)校的檔案管理產(chǎn)生了積極的影響，如果想要出于互聯(lián)網(wǎng)+時代下，讓學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量及效率得到明顯改善，必須著眼于目前檔案工作管理模式，研究如何加以創(chuàng)新，致力于研究更加科學(xué)合理的管理模式，以此作為提高學(xué)校檔案資源運用價值的重要途徑。

1 互聯(lián)網(wǎng)+時代對學(xué)校檔案管理工作的重要性

在學(xué)校綜合管理的內(nèi)容中，檔案數(shù)據(jù)管理及運用屬于其中不可忽視的組成部分，在此過程中對學(xué)校檔案管理產(chǎn)生了非常積極的影響，學(xué)校在針對具體工作制定決策方案時，可以從中獲取參考建議和依據(jù)。另外，傳統(tǒng)的檔案管理模式缺乏一定的科學(xué)合理性，檔案資源也沒能得到合理的利用，所以檔案管理工作不能有效的推動學(xué)校穩(wěn)定的發(fā)展。然而，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的降臨，學(xué)校檔案管理工作要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，在標準方面進行改進，學(xué)校的檔案管理工作要想得到更好的支持，就需要檔案管理人員在檔案管理工作中能夠積極充分的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。處于互聯(lián)網(wǎng)+時代下，學(xué)校檔案管理工作要明確環(huán)境變化和發(fā)展要求，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)科學(xué)運用到實際管理環(huán)節(jié)，圍繞著如何發(fā)揮相關(guān)技術(shù)的價值開展深入研究，立足實際積極推進檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型升級。此外，互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，從數(shù)據(jù)以及技術(shù)層面為學(xué)校檔案管理提供更加全面的相關(guān)支持。

2 互聯(lián)網(wǎng)+時代學(xué)校檔案管理中存在的問題

檔案管理工作要想順利的開展，就必須要相關(guān)部門能夠得到高度的重視，然而當(dāng)前學(xué)校的檔案管理工作中缺乏一定的重視程度。由于對檔案管理工作的重要性有所忽視，致使檔案管理工作在完善發(fā)展的進程中面臨重重阻礙，同時檔案的作用也無法得到良好的發(fā)揮[2]。另外學(xué)校的硬件設(shè)施跟不上現(xiàn)時代下檔案管理的需求，同時計算機的配備也不齊全，因此檔案管理工作也無法實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。當(dāng)前甚至有一些學(xué)校沒有設(shè)置檔案館，學(xué)生檔案存在教務(wù)處，文書檔案存放在綜合檔案室，所以檔案存放也相對不集中，管理上也相應(yīng)的加大了難度，不僅無法進行網(wǎng)絡(luò)化管理，而且還會導(dǎo)致檔案的不真實以及不完整。另外檔案管理的相關(guān)水平很難滿足要求，當(dāng)前有些學(xué)校的管理人員會呈現(xiàn)出年齡老化的現(xiàn)象，相對知識也會比較陳舊，管理的方法也比較滯后，另外在檔案管理相關(guān)知識的更新以及網(wǎng)絡(luò)化管理的學(xué)習(xí)培訓(xùn)沒有加強跟上，以至于學(xué)校的檔案管理效率低下。

3 互聯(lián)網(wǎng)+時代學(xué)校檔案管理的應(yīng)對策略

學(xué)校首先需要對檔案管理工作加以重視，并且能夠認識到其重要性。另外校領(lǐng)導(dǎo)需要認識到互聯(lián)網(wǎng)+時代下檔案管理現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化帶來的作用，充分的運用互聯(lián)網(wǎng)的思維來管理檔案能夠加快提升學(xué)校管理的整體水平。互聯(lián)網(wǎng)+時代下學(xué)校檔案管理的投入力度需要進一步加強，專業(yè)人員的配備以及檔案場館的建設(shè)，保障制度的建立，并且需要加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)分析使用的落實程度，有助于檔案利用率進一步得到提高。另外加強檔案管理資源建設(shè)的投入，檔案管理中最大的價值所在就是充分的對檔案進行收集整理歸檔存儲。檔案資源需要不斷的去累計，其基礎(chǔ)性的工作就是需要善于收集，同時有較高的檔案意識以及建檔意識，能夠及時完整的收集相關(guān)的檔案，從而逐步的將資源積累起來。高校不僅僅只是建設(shè)好檔案館，更重要的是需要根據(jù)自身實際情況來開發(fā)檔案管理軟件，進一步的推進檔案管理環(huán)境得以優(yōu)化，注重數(shù)字檔案發(fā)展，加大在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)上的管理力度，從而建立穩(wěn)定的互聯(lián)網(wǎng)平臺。另外人才隊伍需要建設(shè)一批專業(yè)性的人才，真正將管理水平提升。信息化時代面對信息技術(shù)的應(yīng)用也給管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，因此學(xué)校需要加大力度開展人才的教育培訓(xùn)，盡快將管理人員的網(wǎng)絡(luò)化管理水平提高。

3.1 完善檔案管理人員培訓(xùn)工作，實現(xiàn)其互聯(lián)網(wǎng)思維強化

在互聯(lián)網(wǎng)+時代下，學(xué)校檔案管理工作而言帶來了新的挑戰(zhàn)，而且高校檔案管理信息化要想順利開展，就需要檔案管理人員具有很強的專業(yè)素養(yǎng)以及信息素養(yǎng)，同時還需要有創(chuàng)新的思維和意識，以更好地勝任當(dāng)今時代對檔案管理的要求，讓管理水平在此過程中得到提高。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深刻認識到檔案管理工作的價值，將檔案管理工作與教務(wù)工作一樣受到重視，并且對檔案管理人員加強專業(yè)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

將互聯(lián)網(wǎng)思維逐漸的滲入到檔案管理的工作中，同時將紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變，在保障機要檔案不被泄露的前提下開展一些檔案共享功能，讓共享服務(wù)的相關(guān)從業(yè)人員近距離接觸到網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢。另外，管理人員要注重提升自身業(yè)務(wù)能力和操作技能，建立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識，從而更加熟練精準地開展檔案信息錄入工作，同時為了保證檔案文件的安全以及完整，需要嚴格的構(gòu)建防火墻系統(tǒng)。

3.2 采用先進的云計算技術(shù)，加強中職學(xué)校檔案管理

當(dāng)前應(yīng)用先進的云計算技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，不僅投入的成本很低而且設(shè)備和人力都可以得到相應(yīng)的減少，同時存儲的能力也很大程度的提高。學(xué)校檔案管理部門要以自身發(fā)展需求為前提，聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)信息管理部門對學(xué)校的檔案管理數(shù)據(jù)庫利用云計算的技術(shù)手段來進行建立。另外充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、高速掃描、數(shù)據(jù)的壓縮技術(shù)等現(xiàn)代科技，提高紙質(zhì)文件和電子資料的轉(zhuǎn)化效率，變成有序的信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換的方式進行管理學(xué)校的檔案，能夠?qū)⒏鱾€部門之間的限制打破，將自動化采集以及科學(xué)化管理的優(yōu)勢進一步凸現(xiàn)出來，實現(xiàn)更加人性化的管理。同時學(xué)校內(nèi)部和管理人員也可以設(shè)置相關(guān)的管理權(quán)限，進行隨時隨地的查看共享信息的服務(wù)。

3.3 注重學(xué)校檔案管理技術(shù)的運用，強化學(xué)校檔案服務(wù)水平

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨，學(xué)校要對管理現(xiàn)代化技術(shù)的利用率加以重視，促進其進一步提高，從而學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化水平才能得到有序的發(fā)展。首先學(xué)校檔案管理人員在尋求檔案資料共享的過程中，要合理發(fā)揮學(xué)校對檔案進行網(wǎng)絡(luò)化以及信息化數(shù)字化的管理模式的作用，其中檔案管理系統(tǒng)功能包含的內(nèi)容非常廣泛，就如集中存儲，自動編號等。運用這些功能檔案管理部門要科學(xué)利益這些功能，以實現(xiàn)直接管理資料，并進行歸類匯總，這也極大的提高了工作的實效性，減少了工作量。另外學(xué)校檔案管理部門還需要進行劃分管理各類方案，特別是普通檔案和機密檔案管理上需要做好分類，機密檔案的管理上后臺必須做好相關(guān)權(quán)限的設(shè)置，設(shè)置上只針對學(xué)校的管理人員才能有相應(yīng)的查閱管理的權(quán)限。

3.4 推進健全的檔案管理制度建設(shè)，完善檔案資源整合

在檔案工作持續(xù)開展中，規(guī)范化的制度是必要前提，建立規(guī)范制度能保障檔案管理部門更加科學(xué)標準以及規(guī)范化的發(fā)展。所以說互聯(lián)網(wǎng)+時代下，學(xué)校的檔案管理工作要想能夠得到長足的發(fā)展，要完善檔案管理制度建設(shè)工作，依據(jù)規(guī)章制度推進學(xué)校檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，為實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化整合奠定基礎(chǔ)，促進檔案管理工作有序的發(fā)展。在制度的制定上，需要根據(jù)學(xué)校實際發(fā)展情況和檔案管理層面的法律相關(guān)規(guī)定，在綜合考慮到工作人員責(zé)任制度、資料搜集的管理制度、檔案信息平臺的管理制度等方面的基礎(chǔ)上，進一步梳理各個崗位工作人員肩負的責(zé)任及業(yè)務(wù)，增進各部門之間的交流溝通，完善溝通協(xié)調(diào)機制建設(shè)，推動檔案管理工作得到更加良性的發(fā)展。

3.5 提升檔案信息服務(wù)能力，凸顯學(xué)校檔案的服務(wù)機制

互聯(lián)網(wǎng)+時代下學(xué)校檔案管理部門需要進一步加強資源的管理，以及開發(fā)檔案信息服務(wù)能力，從而能夠給學(xué)校的各項決策制定提供更加科學(xué)的依據(jù)。或者說互聯(lián)網(wǎng)+時代下學(xué)校的檔案管理需要重視檔案資源的收集和整理，同時將歸檔制度建立的更具有科學(xué)性，以便后期檔案的使用。

4 結(jié)束語

文中所述，互聯(lián)網(wǎng)+時代，學(xué)校的檔案管理工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，進一步創(chuàng)新管理理念，加快推進學(xué)校檔案管理更具規(guī)范化，科學(xué)化以及信息化，從而提升學(xué)校檔案管理的管理水平，發(fā)揮出檔案對學(xué)校的教育工作以及人才培養(yǎng)工作得積極輔助作用。同時積極的應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢來進行完善檔案管理的開展，加強信息化建設(shè)力度，實現(xiàn)對學(xué)校檔案管理各個流程的合理優(yōu)化和改進。