人工智能技術在檔案管理信息化中的應用

江柔蓄

（長春市交通運輸綜合行政執法支隊，吉林 長春 130000）

1 概述

1.1 人工智能技術

計算機科學的發展使得各個領域的應用技術都發生了巨大的變化。人工智能是其中非常重要的一個組成部分。根據各個領域職能要求的不同開發出相應的只能設備，這些設備模仿人類的智商，可以根據指令完成指定的工作。在進行檔案管理工作的過程中應用人工智能，可以實現不同方式的內容識別，如人臉識別、語音識別等，人工智能的作用是對這些信息進行內容的識別與提取，合理分配數據信息，然后更加科學地處理這些問題。這是使得檔案管理工作進一步得到優化的方法之一。

1.2 檔案管理

檔案管理工作屬于行政工作的一部分，在不同的行業、不用性質的單位中都占有重要的作用，傳統的檔案管理方式基本上都是人工完成，一般的檔案載體也基本上是紙質載體，需要進行整理、裝訂、歸檔，這些不但需要大量的人力以及空間，且容易出錯，不易保存等各類問題。隨著現代科技的發展，在檔案管理當中引入人工智能技術，可以使工作效率得到極大的提高，檔案的安全性也更容易得到保障。目前，各單位已經在答案管理工作中引入計算機技術，工作效率得到了有效提高，檔案管理工作是一項非常復雜的工作，不僅僅是對材料進行保管那樣簡單。

2 檔案管理信息化建設中人工智能技術的應用價值

2.1 控制管理出錯

引用人工智能技術對檔案管理工作進行優化，可以使內容整理方面的失誤更少，失誤率低，這項工作就可以得到更好的保障。在具體的工作環節當中，相關人員的錯誤可以得到有效的控制，無論是檔案的整理環節、保存環節還是查詢環節，都可以進行更多途徑的拓展，以規范的流程進行檔案管理。舉例來說，如果需要調用相關資料，而并不明確它的位置，在計算機技術的輔助下，可以直接檢索關鍵詞，實現快速查找。而如果依靠人工查找，不但工作量大，而且耗時較長且出錯率比較高。

2.2 提升管理效率

在對檔案進行信息化管理的過程中，可以根據需求建立不同的管理模式，如建立相關的存檔查詢網站，建設相關數據庫及數字檔案館，在逐漸實現檔案管理信息化的過程當中，數字化是一個必然的過程也是一種必要的方式，數字化的內容是指對數據進行壓縮，形成電子文檔，通過錄入、掃描等技術方式實讀檔案內容的數字化轉換，形成電子信息。這項工作是傳統的檔案管理方式所無法完成。如果依靠人工力量對影像、錄音等信息進行處理，工作效率就會變得非常低。應用計算機技術，可以使用機器對所設定的內容進行處理，實現信息處理的高效性。結合計算機技術與人工智能技術，可以高速、準確地處理圖片、音頻、視屏等數據，提升工作效率的同時，確保檔案管理的高水平化。

2.3 強化信息共享

人工智能在檔案管理當中的應用，可以為智能機器人設置語言加工系統，系統可以對自然語言進行識別，可以自行進行語言分析及推理并且給出答案。人工智能技術的解鎖可以實現機器學習，通常情況下，機器學習的過程是系統執行的過程，內部系統由學習系統與學習環境構成，計算機核心可以從信息中心提取具體有用的信息，向學習系統進行信息輸送。系統在知識體系的基礎上完成任務檢索，并及時向學習系統進行反饋，最終為用戶的需求服務，并且根據用戶的檢索習慣，推薦相關內容，實現大數據分析后的信息共享。

2.4 降低建設成本

檔案管理網站同其他網站一樣，需要兼顧交流功能，同時要具備宣傳與服務功能，建立信息化平臺，對于檔案信息的使用受眾是一種有效的拓展，利用遠程技術，可以更加快捷地獲取各類信息，從而節省大量的時間成本。對檔案網站進行建設的過程中，可以合理利用人工智能技術，這樣不但可以保障網站建設的個性化，還可以使用戶的體驗感更好，進一步保障未來一段時間網站的可利用化與智能化程度的不斷升級。人工智能在檔案管理平臺及網站上，對數字化工作的落實提供極其便利條件。利用人工智能技術，還可以對網頁進行個性化設置，保障用戶需求得到最大限度的滿足。人工智能技術可以實現的是人機交互，確保更加精準地理解用戶的需求，為設計者提供更多的參考，提升網站使用的舒適度，對受眾群體也是一種有效的拓展。

3 檔案管理信息化建設具體策略

3.1 智能識別技術

人工智能系統當中的一項基本技術是智能識別技術。這項技術在現階段被使用得較為廣泛，這項技術到目前為止發展也想對較為成熟，對于檔案管理工作而言，可以利用智能識別系統做引擎搜索。這種搜索包括文字、語音、圖片、影像等，并對內容在搜索的過程中作出判斷。如果在檔案使用過程中需要查閱某些具體內容，可以使用識別系統，搜索關鍵詞、標號或主題等，對相關內容進行篩選。語音識別系統與文字搜索系統的在應用方式上有所應用，如對輸入的語音進行識別，別查找相應的內容，這其實是語音到文字的轉化。在系統內容部進行搜索的過程中，其實還可以檢索圖片等信息，智能系統可以實現對圖片元素的提取。一些企事業單位由于發展的年限較長，一些信息不夠完善，如果能夠通過只能檢索系統發現相關的內容，就可以對這些材料進行充實。

3.2 生物識別技術

檔案管理工作當中的一項非常重要的內容就是保障其安全性。如果沒有辦法進行安全保障，就會導致信息泄漏、丟失等風險。一些政府機關的文件尤其要求安全性，相關人員必須高度重視，隨著科技的發展，一些生物識別技術已經被應用于安全保障工作當中。其中包括虹膜識別技術與指紋技術等。這樣就使得信息的安全性得到了極大的保障。一些尤其重要的機密文件的查詢，可以以關鍵人員的指紋或者虹膜識別進行把關。對于與識別信息不服的輸入進行阻止，避免不相關的人員進入系統查詢保密信息。

3.3 網絡共享平臺

傳統的檔案大多以紙質版的形式存在，查詢需要經過相關人員的審批，經過保管人員的查找、提取，在一定的要求范圍內進行查閱。對于一些保密性強的工作，查詢的流程更加復雜。但應用信息技術實現信息的共享，則可以簡化相關流程，且保障信息安全。對于一些可在一定范圍內公開的內容，可以設立同一的登錄賬號對相關內容進行查詢。共享平臺的提供對于保密級別一般且可設立查詢范圍的信息進行共享，提升信息查詢的便捷性。

3.4 智能分類檢索

伴隨著科技發展而發展起來的人工智能技術應用于檔案管理系統，可以提升工作效率及工作準確性，因為智能檢索的時間短、范圍大。如果對這項技術進行合理利用，就可以極大地解放生產力，一般情況下，檔案電子化包含兩種具體的內容，其一是多媒體檔案，其二是文本檔案。在實際的檔案管理工作當中，應用人工智能技術對相關的內容進行識別，可以使得檔案的分類更準確也更清晰。人工智能對信息的檢索速度也更快，且提供的信息準確。在對電子檔案信息進行編輯整理的時候可以提取有用信息生成關鍵詞，便于后續的檢索。智能檢索方式的應用可以根據用戶對關鍵詞的搜索頻率進行科學計算，生成大數據，便于后續檢索環境生成。

3.5 智能安全管理

檔案管理工作的落實過程中一項非常重要的內容是智能安全管理，這項工作在人工智能環境下進行的時候，相關人員的虹膜與指紋錄入、人臉識別等都是為保障信息安全。這就是高科技對檔案安全性的保障。企事業單位在對檔案庫進行建設的過程中，可以在相應的入口設立不同的保密條件，智能門禁、密碼識別、生物識別等必不可少。在門禁系統應用智能安全系統，對于可進入人員無論是實物門系統還是智能系統，對相關人員進行甄別，對于存放檔案或可供查詢的電腦安裝監控設備，對信息引用人員進行跟蹤。人工智能技術在信息安全方面的應用，有多種不同的方法與模式。利用人工智能系統進行信息監控，可以及時報警，保障信息的安全。人工智能在監控過程中，可以避免人為因素導致的監控缺位，報警不及時。人工智能安全防控可以更加全面地保障信息的安全，對不良查詢進行識別與阻攔，線上信息就可以避開病毒的侵入和黑客的攻擊。

綜上所述，檔案管理工作對于企事業單位來說都是非常重要的給你工作，通過智能識別技術、生物識別技術等的介入，使得檔案管理更具科學性，通過智能檢索系統與智能安全管理可以實現這項工作的智能化，進而確保人工智能技術在這一項工作當中發揮更大的作用，人工智能系統在檔案管理體系中進行應用，在提升工作效率的同時，使這項工作的安全性更高，為后續的其他工作創造良好的條件，也使得檔案管理工作為單位的發展提供更多的資料參考。