管理自動化提升效益分析

任禹潔

（河南方正水利工程咨詢有限公司，河南 鄭州 450003）

0 引言

提起自動化，人們首先想到的是一種可以代替人類勞動，幫助人們更快、更準確、更高效地完成工作的技術(shù)。管理自動化是管理過程的一項創(chuàng)新，不僅為管理者提供了便利，并且將隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展覆蓋越來越多的領(lǐng)域，在管理中的作用將更加重要，并且為工作帶來更多的經(jīng)濟效益。

1 管理自動化帶來的效益

1.1 完成重復(fù)的任務(wù)

管理自動化可以用來解決一些重復(fù)但重要的任務(wù)，這樣管理團隊就可以專注于內(nèi)容的其他方面，以實現(xiàn)工作價值增值。目前，管理自動化方面已經(jīng)取得了一定的進展，如管理團隊通過MS project 等傳統(tǒng)管理軟件和JIRA 等敏捷管理軟件來追蹤管理工作進度、做到實時更新、變更管理等。隨著自動化的進一步發(fā)展，管理團隊可以從更多的任務(wù)中解放出來，投入到更有價值的任務(wù)中，從而提高管理水平。

雖然帶來的價值增值可能不是以具體的金額體現(xiàn)在項目中，但是它背后帶來的經(jīng)濟效益是不可忽視的。

1.2 改善風險管理

概率風險很難預(yù)測，特別是當每個風險都不是獨立的時候，相互關(guān)系是非常復(fù)雜的。管理自動化可以通過使用歷史的大量數(shù)據(jù)來更準確地預(yù)測風險發(fā)生的概率和影響。例如，蒙特卡洛模型是一種典型的管理自動化應(yīng)用，它可以用于應(yīng)急儲量的預(yù)測，通過大量的數(shù)據(jù)操作，獲得更準確的不同儲量的概率。降低未來可能發(fā)生的風險的概率或者降低風險可能帶來的損害都是通過自動化帶來的利益。

1.3 簡化反饋

評審和批準過程是管理過程中經(jīng)常被延遲的一個階段。由于溝通得不及時，利益相關(guān)者可能并不知道項目是否正在等待批準。管理自動化使涉眾在需要批準之前得到通知，管理者也可以按時間順序收到來自他們的反饋。這種方式使審批過程節(jié)省了很多時間。許多工作流程中的任務(wù)都是有時效性的，因此占據(jù)時間上的優(yōu)勢也是很有必要的。

1.4 促進溝通

通過管理自動化，管理者可以更好地跟蹤工作進程，從而提高管理團隊溝通效率。同時，管理自動化可以糾正書面語言語法，識別短語問題，從而提高管理團隊溝通準確性和減少誤解。

1.5 建立連接

一項工作所擁有的信息和數(shù)據(jù)是巨大的。如果管理者不能將各種工具和系統(tǒng)連接在一起，所有信息將逐漸封閉，這將大大降低工作運行效率。Wrike 首席執(zhí)行官Andrew Filev 表示，由于信息碎片化，管理團隊將花費更多的時間收集信息，從而減少花在更有價值工作上的時間。管理自動化可以幫助實現(xiàn)集成，管理團隊將通過共享信息更有效地獲取和利用數(shù)據(jù)。

2 管理的自動化應(yīng)用

2.1 數(shù)據(jù)驅(qū)動管理（DDPM）

數(shù)據(jù)驅(qū)動管理意味著任何工作管理決策都應(yīng)該基于堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。它使用了許多數(shù)學(xué)分析工具，包括數(shù)理統(tǒng)計、PERT、EVM等，然后通過數(shù)據(jù)和模型進行分析和預(yù)測。

DDPM 目前在管理中非常普遍。許多管理者會用這些數(shù)學(xué)工具進行風險管理的應(yīng)急儲備計算。它帶來的效益雖然是隱形的，但影響也是重大的。

2.2 圖表管理

管理自動化可以生成定期報告。有些自動化軟件可以用圖表和數(shù)字形式顯示報表，直觀而準確。管理者可以通過定期報告來掌握工作的當前狀態(tài)，然后決定是否在下一階段進行變更。

2.3 機器過程自動化（RPA）

RPA就像人工智能和機器學(xué)習，幫助人們自動化工作。它有廣泛應(yīng)用，包括處理電子郵件，分析屏幕上內(nèi)容，提取信息。目前，RPA 多應(yīng)用于金融、服務(wù)、零售等行業(yè)，且發(fā)展較為成熟。因此，金融項目非常適用于自動化管理。

2.4 信息和通信技術(shù)

可以使工作中信息更有效地顯示出來，并且和管理團隊訪問相關(guān)聯(lián)。通過將系統(tǒng)內(nèi)工作與工作過程相結(jié)合，從而實現(xiàn)管理自動化。與數(shù)據(jù)驅(qū)動管理相似的地方在于都通過自動化技術(shù)處理信息來達到各種管理目的。

3 管理的自動化趨勢

管理者應(yīng)該站在信息的前沿，跟上時代變化，以免被時代淘汰。在管理過程中應(yīng)該不斷地探索，而不是總是依賴于舊的管理模式。

例如，在進行成本效益分析時，管理者可以將往年類似數(shù)據(jù)與實際情況相結(jié)合進行預(yù)測。隨著技術(shù)發(fā)展，自動化將在管理中占據(jù)越來越重要的地位，因為它可以節(jié)約成本，提高準確性。管理者應(yīng)該在管理中多應(yīng)用自動化的優(yōu)勢，嘗試尋找其他有利于管理的空間，為工作帶來更多的經(jīng)濟效益。

管理自動化的發(fā)展趨勢是十分有前景的。一項對全球551 名高級管理人員調(diào)查顯示，人工智能將繼續(xù)增長，并在管理中實現(xiàn)戰(zhàn)略變化。此外，自動化已經(jīng)在成本管理、進度管理和風險管理中發(fā)揮了重要作用，帶來的效益是顯而易見的。在未來的發(fā)展中，它將逐漸在WBS、采購管理和監(jiān)督中占據(jù)更重要的地位，為工作帶來更多的利益。

這是否意味著自動化將在未來管理中取代人類？短期內(nèi)不會。盡管自動化可以有效地執(zhí)行許多任務(wù)，但仍然很難準確地估計人為因素。例如，在相同的條件下，不同的負責人可能會由于主觀因素，比如風險偏好而做出不同的決策，但這些主觀因素目前是自動化無法預(yù)測的。因此，自動化目前能做的是一些較為低級且容易重復(fù)的任務(wù)。此外，不同國家需要考慮其經(jīng)濟、文化、管理知識體系是否能得到很好的實施等諸多因素。全面實現(xiàn)管理的自動化不是一件容易的事情，發(fā)展起來也需要一定的時間。

管理者目前不需要擔心被自動化取代，但應(yīng)該為其發(fā)展做好準備。在未來，管理中的自動化范圍可能會更廣，不局限于一些重復(fù)和簡單的任務(wù)，并可能幫助管理者做出一些重要的決策，帶來更多的效益。