淺析企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

中機(jī)生產(chǎn)力促進(jìn)中心□雷 鍵

1 引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展， 生產(chǎn)的社會(huì)化程度越來越高， 生產(chǎn)規(guī)模越來越大， 技術(shù)要求越來越復(fù)雜， 分工越來越細(xì)， 這就必須通過制定和使用標(biāo)準(zhǔn)來保證各生產(chǎn)部門的活動(dòng)， 在技術(shù)上保持高度的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)， 以使生產(chǎn)正常進(jìn)行。所以， 我們說標(biāo)準(zhǔn)化為組織現(xiàn)代化生產(chǎn)創(chuàng)造了前提條件。 那么標(biāo)準(zhǔn)如何更好更有效地被使用， 這就需要專業(yè)的管理系統(tǒng)來支持。 該系統(tǒng)應(yīng)該是一個(gè)一年365 天、 每天24 小時(shí)連續(xù)、高效、 可靠， 集實(shí)用性和先進(jìn)性為一體的標(biāo)準(zhǔn)信息系統(tǒng)， 能夠?qū)ζ髽I(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系和標(biāo)準(zhǔn)資源進(jìn)行有效管理， 并且實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化管理過程、 標(biāo)準(zhǔn)資源數(shù)據(jù)管理、 標(biāo)準(zhǔn)咨詢和服務(wù)的信息化。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（1） 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思想

為適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化工作的需要， 在設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)時(shí)， 應(yīng)至少考慮以下幾點(diǎn)：

1） 用戶操作界面簡單直觀。 無論是信息的展示， 還是可以進(jìn)行的操作， 都能以簡單的頁面元素來表達(dá)， 用戶不用依賴太多的專業(yè)知識(shí)，只需通過簡單的點(diǎn)擊、 選擇等就能完成大部分功能的操作。

2） 管理員操作界面簡單直觀。 系統(tǒng)采用SqlServer 數(shù)據(jù)庫， 管理員可以直觀地查看數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)， 并可以通過系統(tǒng)模塊中提供的導(dǎo)入功能將大批量的數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中， 同時(shí)采用數(shù)據(jù)庫備份功能避免發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失。

3） 高效性。 在長時(shí)間的運(yùn)行過程中， 保證系統(tǒng)24 小時(shí)連續(xù)不斷地高效運(yùn)行。

4） 安全性。 系統(tǒng)應(yīng)采用以個(gè)人為單位的安全權(quán)限設(shè)置， 保證不同用戶按不同權(quán)限登錄系統(tǒng)， 保證標(biāo)準(zhǔn)化信息的安全。 瀏覽全文可采用專用PDF 插件來保證標(biāo)準(zhǔn)全文的安全， 系統(tǒng)應(yīng)提供詳細(xì)的日志使數(shù)據(jù)有源可追溯。 數(shù)據(jù)庫可采用日備份、 周備份、 月備份機(jī)制保證數(shù)據(jù)的安全。

（2） 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)可采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S 架構(gòu)， 客戶端為支持HTTP Web 應(yīng)用訪問的各種瀏覽器， 服務(wù)器端采用tomcat 為Web 應(yīng)用程序服務(wù)器， 開發(fā)語言為JAVA。

系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)采用四個(gè)層次： 數(shù)據(jù)層、安全層、 應(yīng)用層、 用戶層。

數(shù)據(jù)層： 主要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)管理，對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的存儲(chǔ)，并且設(shè)定相應(yīng)的分類處理， 確保系統(tǒng)可以按照存儲(chǔ)要求、 數(shù)據(jù)類型進(jìn)行擴(kuò)展；

安全層： 起到銜接用戶應(yīng)用系統(tǒng)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的作用。

應(yīng)用層： 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，主要包含標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入、 標(biāo)準(zhǔn)全文查看、 流程等系統(tǒng)功能。

用戶層： 提供用戶認(rèn)證功能， 實(shí)現(xiàn)多角色的用戶分類管理， 并且對(duì)用戶的信息進(jìn)行記錄，與各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

3 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)主要功能模塊包括： 標(biāo)準(zhǔn)查詢、 標(biāo)準(zhǔn)體系管理、 文件管理、 標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督、 標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)、 系統(tǒng)功能、 安全管理等。 包含了常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化工作的管理以及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文件的共享、 控制， 同時(shí)又保證了文檔的安全。

（1） 主頁面

主頁面包括標(biāo)準(zhǔn)化公告、 待辦事宜、 最新下載等基本模塊。

（2） 標(biāo)準(zhǔn)查詢

通過查詢標(biāo)準(zhǔn)庫中的標(biāo)準(zhǔn)屬性得到所查詢的結(jié)果。 數(shù)據(jù)檢索采用組合式、 模糊查詢方式，便于技術(shù)人員快速查詢， 了解標(biāo)準(zhǔn)情況。

（3） 標(biāo)準(zhǔn)體系管理

標(biāo)準(zhǔn)體系管理是建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的核心內(nèi)容。 它將企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、 工作標(biāo)準(zhǔn)、 管理標(biāo)準(zhǔn)、 相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)資料按照標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)則進(jìn)行分類歸納， 最終以結(jié)構(gòu)樹的形式呈現(xiàn)給用戶，用戶可以查看不同節(jié)點(diǎn)下的內(nèi)容。

標(biāo)準(zhǔn)體系管理包括： 標(biāo)準(zhǔn)體系框架管理、標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)管理、 標(biāo)準(zhǔn)體系統(tǒng)計(jì)。

（4） 技術(shù)文件管理

技術(shù)文件管理包括： 文件類別、 文件號(hào)、文件名稱、 館藏號(hào)、 電子文本、 生效日期、 文本語言、 出版日期、 狀態(tài)、 錄入時(shí)間、 備注等屬性。

此模塊支持多版本文檔管理， 能夠?qū)ξ臋n的版次及更改記錄進(jìn)行管理。 基本功能包括：文檔添加、 刪除、 查詢、 修改等操作， 還可以將目錄生成excel 報(bào)表。

（5） 貫標(biāo)意見反饋

貫標(biāo)意見反饋模塊與標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)管理模塊關(guān)聯(lián)。 在標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)管理界面中， 可直接點(diǎn)擊企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱進(jìn)行貫標(biāo)意見反饋， 且可查看企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的所有貫標(biāo)意見及處理信息， 從而形成用戶對(duì)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施工作的監(jiān)督。

（6） 標(biāo)準(zhǔn)宣貫

可上傳各種標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)資料、 標(biāo)準(zhǔn)案例分析、培訓(xùn)視頻等供下載， 可進(jìn)行分類管理。

（7） 標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審

標(biāo)準(zhǔn)需要定期進(jìn)行復(fù)審以確定標(biāo)準(zhǔn)是否繼續(xù)有效或限制使用或作廢等， 對(duì)審查時(shí)間超過用戶確定的復(fù)審年限的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)審， 并實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)審信息的查詢、 排序、 報(bào)表等操作。

（8） 標(biāo)準(zhǔn)模板下載

提供標(biāo)準(zhǔn)模板及其他模板的上傳下載， 為用戶提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模板下載功能。

（9） 標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)

標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)包括： 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化消息、 公司外部消息、 公司標(biāo)準(zhǔn)公告、 法律法規(guī)、 標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)。

（10） 標(biāo)準(zhǔn)匯編資料管理

標(biāo)準(zhǔn)匯編資料管理， 包括對(duì)標(biāo)準(zhǔn)匯編資料的添加、 刪除、 修改、 查詢、 排序、 報(bào)表等功能。

（11） 期刊資料管理

期刊資料管理， 包括對(duì)期刊資料的添加、刪除、 修改、 查詢、 排序、 報(bào)表等功能。

（12） 圖書資料管理

圖書資料管理， 包括對(duì)圖書資料的添加、刪除、 修改、 查詢、 排序、 報(bào)表等功能。

（13） 標(biāo)準(zhǔn)檔案資料管理

標(biāo)準(zhǔn)檔案資料管理， 包括對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的添加、 刪除、 修改、 查詢、 排序、 報(bào)表等功能。

（14） 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放管理

對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、 文檔等資料的發(fā)放管理， 建立發(fā)放信息庫， 記錄資料等的發(fā)放情況， 包括： 發(fā)放人、 發(fā)放接收人、 發(fā)放時(shí)間、 發(fā)放資料名稱及內(nèi)容、 資料性質(zhì)、 發(fā)放數(shù)量、 備注等屬性。

（15） 借閱管理

德國人把目光投向了一個(gè)數(shù)量龐大的人群，那就是全職媽媽。這些媽媽經(jīng)過一定的培訓(xùn)，就成為了身兼母親和護(hù)理員兩職的可用人才。有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，目前德國1.1萬多家養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的62萬從業(yè)人員中，超過60%都是非全職的。在1.2萬居家護(hù)理企業(yè)的27萬從業(yè)人員中，非全職的比例甚至超過了70%，絕大部分都是全職媽媽。

對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、 文檔等資料的借閱管理， 建立資料借閱信息庫， 記錄資料等的借閱情況， 包括借閱資料名稱、 借閱人、 借閱時(shí)間、 借閱數(shù)量、應(yīng)歸還日期等屬性。

標(biāo)準(zhǔn)借閱用于紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)資料查詢借閱， 通過網(wǎng)上添加借閱信息， 可完成對(duì)資料借閱信息的管理， 包括借閱登記、 歸還、 借閱信息統(tǒng)計(jì)、借閱歷史瀏覽、 借閱催還等功能。

（16） 日志管理

記錄登陸系統(tǒng)的用戶信息及其操作。 包括用戶代碼、 姓名、 登陸時(shí)間、 IP 以及登陸系統(tǒng)后的操作， 包括網(wǎng)站訪問量、 用戶所訪問的欄目， 并可進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析， 包括用戶登錄統(tǒng)計(jì)、登錄IP 統(tǒng)計(jì)、 訪問峰值統(tǒng)計(jì)、 標(biāo)準(zhǔn)訪問、 文件訪問、 用戶訪問欄目統(tǒng)計(jì)等。

屬性包括： 用戶代碼、 用戶名稱、 訪問時(shí)間、 標(biāo)準(zhǔn)（文件） 編號(hào)、 用戶訪問IP。

管理包括： 登錄日志、 訪問日志、 數(shù)據(jù)日志。

（17） 數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出

提供對(duì)系統(tǒng)所用數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出功能。 數(shù)據(jù)導(dǎo)入可用于用戶批量的數(shù)據(jù)錄入操作， 數(shù)據(jù)導(dǎo)出可用于數(shù)據(jù)的備份。

包括： 標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別設(shè)置、 標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)設(shè)置、 標(biāo)準(zhǔn)密級(jí)設(shè)置、 標(biāo)準(zhǔn)模板分類設(shè)置、 標(biāo)準(zhǔn)公告分類設(shè)置等， 設(shè)置完成后可方便用戶在使用相應(yīng)功能時(shí)， 提供相應(yīng)數(shù)據(jù)源。

（19） 安全管理

包括： 用戶管理、 公司部門管理、 功能權(quán)限設(shè)置、 數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置、 角色制定、 批量授權(quán)、標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)。

（20） 用戶管理

用戶管理用于管理系統(tǒng)的用戶， 可與OA或門戶系統(tǒng)集成。

（21） 部門管理

部門管理用于管理企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)， 維護(hù)部門信息， 可與OA 或門戶系統(tǒng)集成。

（22） 角色管理

可設(shè)置角色信息， 并可為角色授權(quán)， 這樣在為用戶指定角色的同時(shí)也將角色所具有的權(quán)限賦予給了用戶。 管理員可自定義角色信息，方便管理員分配權(quán)限。

（23） 系統(tǒng)備份

系統(tǒng)開始運(yùn)行后， 在SqlServer 數(shù)據(jù)庫中設(shè)置 “自動(dòng)備份” 任務(wù)， 可以按每天、 每周、 每月定時(shí)自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整體備份， 以保證一旦發(fā)生系統(tǒng)崩潰的情況下恢復(fù)數(shù)據(jù)。 為保證備份的安全， 在服務(wù)器的備份分區(qū)可分別建立三個(gè)備份目錄： “日備份”、 “周備份”、 “月備份”。 每天備份的數(shù)據(jù)庫保存在“日備份” 目錄下； 每周備份的數(shù)據(jù)庫保存在 “周備份” 目錄下； 每月備份的數(shù)據(jù)庫保存在 “月備份” 目錄下。 “日備份” 保留最近七天的數(shù)據(jù)備份；“周備份” 保留最近四周的數(shù)據(jù)備份； “月備份” 保留最近12 個(gè)月的數(shù)據(jù)備份。

4 系統(tǒng)接口

系統(tǒng)通過靈活定義的接口可以與企業(yè)門戶等系統(tǒng)進(jìn)行用戶數(shù)據(jù)同步， 并可實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄功能。 可根據(jù)各應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)和部署環(huán)境來選擇合適的系統(tǒng)集成方式， 并定義相應(yīng)的接口接收和發(fā)送數(shù)據(jù)。

（1） 單點(diǎn)登錄

標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)的用戶和組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)可由企業(yè)的統(tǒng)一門戶系統(tǒng)統(tǒng)一管理。 用戶目錄需要與應(yīng)用系統(tǒng)完成用戶組織機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)同步。

企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證門戶系統(tǒng)向標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)發(fā)送用戶和組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，從而達(dá)到單點(diǎn)登錄的目的。

（2） 常用業(yè)務(wù)集成

標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)中的內(nèi)容， 通過企業(yè)門戶系統(tǒng)中標(biāo)簽頁將主要欄目直接在企業(yè)門戶系統(tǒng)中展現(xiàn)， 用戶選擇 “更多” 時(shí)， 頁面則進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)的具體欄目列表， 方便用戶查看到最新信息。

標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)為企業(yè)門戶提供獲取標(biāo)準(zhǔn)公告、 標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范、 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理、 技術(shù)文件管理數(shù)據(jù)的Web 接口， 通過WebService 方式把接口服務(wù)發(fā)送到門戶系統(tǒng)中展現(xiàn)。

（3） 待辦任務(wù)集成

待辦事項(xiàng)將用戶在標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)中需要處理的任務(wù)集中展示。 用戶通過待辦事項(xiàng)能夠快速辦理工作中的待辦工作， 方便用戶進(jìn)行統(tǒng)一操作， 并提高了工作效率。

待辦事項(xiàng)在企業(yè)門戶系統(tǒng)中只進(jìn)行展現(xiàn)和提醒， 不涉及具體的業(yè)務(wù)處理流程， 用戶處理具體的待辦事項(xiàng)時(shí)， 由標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)進(jìn)行控制。

5 系統(tǒng)的部署

標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)需要建立應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器， 該系統(tǒng)僅在企業(yè)內(nèi)部使用，企業(yè)內(nèi)部用戶通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的訪問，見圖1。

圖1

6 結(jié)束語

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)應(yīng)在系統(tǒng)安全可靠的前提下， 強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可操作性、 可維護(hù)性和開放擴(kuò)展性。 應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)， 為企業(yè)定制或適當(dāng)調(diào)整系統(tǒng)中的權(quán)限控制、 標(biāo)準(zhǔn)體系、審批流程等功能模塊。