互聯網時代石化企業檔案管理工作的創新探討

林承英(中國石化中原油田分公司檔案管理中心，河南 濮陽 457001)

1 互聯網時代檔案管理工作的現狀

隨著社會生活中信息技術的不斷深入，檔案管理已進入互聯網時代。首先，這是檔案管理從紙質記錄到電子記錄的重大轉變。文件管理從傳統的紙質文件轉換為電子文件，這些文件以數字形式進行記錄、存儲和傳輸。從空間概念的發展入手，互聯網時代的檔案工作變化可以概括為兩個方面：一是檔案資源存儲空間的變化，二是檔案資源的變化。在檔案工作者的活動空間中。從功能的角度來看，文件管理打破了傳統的庫存管理方式，它可以打破地理限制以向用戶提供服務，并且獲取資源的方式也發生了變化。獲取收藏資源的形式更加豐富和方便。數字檔案管理在物理空間，功能定位以及記錄，保存和傳輸方法方面面臨著全面的創新和變革。

近幾年來，信息技術改革將企業科技文件推向發展高潮，實現檔案文件閱讀、保存、更新自動化，改善了其利用方式，提高檔案的利用率，管理和科技檔案的利用價值得到了提升，這讓檔案日益受到人們的重視。但在現實各類檔案的運用和管理過程中，出現了許多影響檔案發揮其應有作用的因素[1]。

2 推進石化企業檔案管理變革與創新勢在必行

互聯網時代，推進檔案管理變革與創新勢在必行。隨著當前信息技術的發展，構建數字檔案系統成為可能，再加上數字信息平臺的普及，使得各種類型的數字檔案信息可以得到及時的歸檔。在接收、復制、排序和保存等之后，可以盡快將其集成，并且可以將其添加到目錄、摘要或全文給用戶，以便歸檔和組織資源。

在數字信息平臺系統中，可以將無紙化文件數據輸入石化企業辦公室并進行檢查，這可以減少大量的手動鏈接，并為用戶提供更便捷的文件服務，提高了文件管理工作的工作效率，并減少了由許多復雜工作引起的文件管理工作的錯誤。電子文件備份還可以降低文件丟失和損壞的風險，并進一步確保文件管理的安全性和可靠性，這也是新時代對文件管理的新要求，互聯網的應用對推進石化企業檔案管理變革與創新的具有重要意義。

3 石化企業檔案管理中存在的不足

3.1 企業領導層的重視程度還有待提高

目前，部分我國企業領導對檔案管理的重視度不夠高，這也是我國企業檔案管理水平尚不完善的一個重要原因。具體表現如下：

(1)部分我國企業領導缺乏對檔案管理的重視，認為文件管理只是收集、歸檔文件信息，沒有認識到文件管理工作在企業的安全生產中起著重要作用。

(2)部分我國企業領導對檔案文件相關的設計材料、產品質量合格證明文件的保存、管理不力，使檔案處理工作欠缺，使檔案利用率較低。

(3)少數企業管理者沒有重視檔案管理工作，從而造成一些下屬在工作中出現疏忽、應付問題，降低了檔案管理的水平。

3.2 保護檔案的制度不完善

在現實企業的經營過程中，往往會出現企業的管理信息和技術外流以及機密泄露現象，但真正完全解決問題的企業卻很少。許多生產技術泄露是由于企業缺少嚴格懲罰制度造成的，發生類似情況通常是繳一定罰款后草草完成的，甚至有些只是進行了批評教育，更多的不能解釋。歸根到底還是由于企業生產技術檔案歸檔及管理不健全所致，使許多工作人員有意無意泄露自己所在企業的檔案，并且沒有制止出現這種情況，因為企業并沒有采取足夠的懲罰措施。

3.3 檔案文件存儲形式不統一不利歸檔

在檔案管理的每一階段，由于活動的多樣化產生了內容豐富的技術和管理文件，有圖紙、文件、光盤和磁帶等等。檔案人員發現，在實施檔案歸檔的過程中，存在收集到的文件資料不完整，項目檔案使用率低，檔案管理滯后的情況，甚至存在事后補檔案交差的現象。比如項目開工之初，項目主管人員就根據科技文件的管理需要，編制了一份檔案歸文件清單，但由于缺少科技文件的管理，以及缺少一種統一存儲介質，在存儲和查找時很難高效地調整，在項目開發的各個階段，仍有一部分文件不能及時歸檔。

3.4 保密意識和保密能力上的不足

檔案收集及歸檔以往的管理或技術成果，也可以從側面反映出單位或企業的管理創新能力和技術研發能力。但實際上，許多管理人員在保密意識方面存在一定的不足，甚至不了解保密法的有關內容。他們單方面認為，市場經濟中沒有任何秘密可以保留。也有一些從事科技檔案管理的人員不是專職檔案管理人員。他們還在日常工作中從事科學研究工作，沒有時間照顧到檔案。也有一些檔案管理員普遍認為，遵守國家有關法律和政策可以確保對檔案進行保密，但他們并未意識到法規外的泄漏情況。

3.5 檔案管理者的專業能力存在參差不齊現象

部分檔案人員和負責記錄檔案的成員思想道德水平較低，對歸檔管理工作糊弄了事，缺乏職業心理和責任感。目前部分檔案工作人員自認為他們的經濟收入、物質條件和社會地位與某些行業有很大的不同，從而對工作產生怨恨情緒，思想上誤入歧途，道德也發生了搖動，導致事業不強、職業感淡薄、奉獻心和敬業精神缺乏，不注意提高職業道德修養，不注意精益求精，不注重主動學習和自覺提高，從而影響檔案管理水平的提高。

部分檔案工作者專業知識缺乏，職業素質較差。近幾年來，檔案管理部門的本科以上學歷人員不斷增加，但真正擁有檔案專業學歷，接受過系統教育和培訓的人很少，大多是“半路出家”，通過自學及一定工作經驗，就認為自己了解了檔案專業知識，不少企業檔案管理者中，具有高級職稱的員工占比較低。檔案工作者素質欠缺，直接影響到檔案管理工作中新技術和新方法的使用與推廣，極大地阻礙了科技檔案事業的繼續發展。

4 推進檔案管理變革必須重塑檔案管理的觀念

4.1 重塑觀念之一：公開

思想的落后是最大的落后。面對不斷變化的外部世界，檔案管理員不僅可以小心翼翼地保護自己的位置，而且還敢于走出“舒適區”，接受新觀念、新理論、新技術等。以積極的態度面對由于環境變化而出現的新情況和新問題，石化企業必須積極進行應對以適應環境變化。目前的優勢是石化企業越來越意識到解放思想的重要性，從被動等待轉變為主動行動，這增加了歸檔的強度。開放自己的思維，便可以積極學習其他學科和行業的高級理論以及成功的經驗，各種新技術的引入，極大地促進了文件管理的發展。石化企業要打破思維定勢，以更加開放的思維方式研究文件管理中可能出現的新情況和問題，并促進文件管理各個方面的改革和創新，尤其是開發新的管理模型，實現文件管理的轉換和更新[2]。

4.2 重塑觀念之二：創新

缺乏創新是困擾檔案領域很長一段時間的主要問題，盡管近年來許多檔案館進行了一系列探索和針對業務的創新實踐。但是，總的來說，石化企業檔案管理工作領域的創新并不令人滿意，主要表現為缺乏創新意識，創新動力不足，創新能力不足以及創新效果不佳。創新是文件管理可持續發展的必然要求和動力來源。社會變革、經濟發展、政策調整和技術進步正在改變檔案管理的內外部環境，當創新的步伐無法跟上環境的變化時，它們就會出現并加劇各種問題和矛盾，這反過來阻礙了文件管理的發展。面對技術變革帶來的挑戰，例如二合一網絡環境開發模型的挑戰，管理數字工作對象的挑戰以及快速用戶服務方法的挑戰增加等方面[3]，檔案管理員必須重新認識和重新定位文件管理工作，增強對服務改革和創新的認識，然后促進文件管理工作和集成的創新發展與社會息息相關。

筆者認為，石化企業文件管理創新中最重要的是不僅要從技術層面上，而且要從運行機制中找創新方向和思路。首先，充分利用信息技術發展的最新成果。其次，通過推廣各種信息技術來利用其他行業的創新經驗。隨著信息技術在各個領域的發展，創新管理不斷涌現。石化企業必須從人性化需求的角度考慮創新文件管理工作，聚合基于互聯網的人員、資源和服務，不斷加強三者之間的聯系以建立信任和依賴性，建立牢固的連接關系，并在文件管理中創建“連接一切”的新生態[4]。

5 結語

隨著互聯網時代的到來，檔案管理的內容和重點發生了重大變化。為增進檔案管理的效果，要基于傳統管理的模式，充分利用互聯網的優勢，將傳統的管理模式與大互聯網時代的管理模式融合起來，特別是在提高檔案利用率、共享率上下功夫，要做好檔案的宣傳工作，引導企業管理人員從管理檔案中找到管理經驗、管理做法，科技人才善于從科技檔案中找到未來科技創新的潛力和方向，挖掘檔案的共享價值。為了實現上述目的，就要制定更加細化、更具操作性的實施辦法，利用互聯網時代的優勢，改進電子文件歸檔和儲存管理，實現有序有效利用，推進檔案管理工作的變革和與時俱進。