推進學校后勤采購招標工作信息化的思考——以清華大學學生社區管理服務中心為例

趙桂倩 李 芳

推進學校后勤采購招標工作信息化的思考——以清華大學學生社區管理服務中心為例

趙桂倩 李 芳

[清華大學學生社區管理服務中心]

學校后勤招標工作具有涉及部門多、工作環節多、專業人員少的特點，且存在采購招標種類多、數量多、時間緊的狀況。鑒于招標工作規范性強、操作過程繁瑣、資料繁多、出錯不良影響大的諸多因素，借助信息平臺建設，推進學校后勤招標工作信息化，以提高工作效率和工作準確度是非常必要的。采購招標工作的信息化過程需要通過建立諸多模塊進行組合來實現，不僅為工作人員帶來便利，同時也可為招標工作積累經驗和參考依據。

采購招標；信息化建設；效率；準確性

一、背景與問題

隨著國家互聯網及大數據信息化進程不斷推進，各類信息化智能化系統建設應運而生，采購招標信息化建設也已成為新形勢下的工作思考。

清華大學學生社區管理服務中心（以下簡稱“中心”）為保障國有資金的合理使用，提高資金使用效率，依據《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《政府采購非招標采購方式管理辦法》及《清華大學采購與招標管理規定》，制訂了中心的采購招標制度。每年涉及的采購招標項目近200項，由于采購招標工作流程繁瑣、規則性強、需要工作人員注意其中每個細節，完全靠人力來完成這些工作難免百密一疏，但如果出現錯誤，則會給單位造成較大損失和影響。

隨著信息時代的到來，工作信息化已經成為提高工作效率、規范工作流程的重要手段。采購招標工作信息化已經有很多應用案例，例如北京市建設工程發包承包交易中心，鐵道部的“鐵道工程交易中心招投標平臺”，天津大學已經實現跨區遠程電子評標等等。為了適應新的要求、新的環境，提升工作水平，提高工作效率，對采購招標工作進行信息化管理，將產生重要的作用[1]。

二、采購招標項目管理信息化的意義

采購招標工作涉及環節多、審批結點多、文件制作規范，時間周期較長，這與不少招標項目的“時間緊、任務重”形成矛盾。另外，傳統招標方式與國家倡導的節約環保理念相背離。而采購招標信息化管理正是針對這一系列矛盾，簡化和完善工作流程，為招標工作的順利進展提供了很好的輔助作用。具體表現為以下幾個方面：

（一）縮短逐級審批時間

利用傳統方式開展采購招標工作，從計劃采購、立項審批、采購啟動，領導審批，到進入采購流程，涉及諸多溝通環節，有些需要口頭審批，有些需要書面審批。各項工作，都需要協調報告人和審批人的時間，在當今工作節奏快、每個人都承擔多項工作的情況下，提高有效時間利用率就顯得非常重要。而信息化則減少了這些撰寫報告、報送報告、當面匯報的過程，每個人都根據自己的時間安排進行系統填報，領導進行審批操作，從而大大了提高工作效率。

（二）采購招標相關文件模版化

招標工作中涉及到諸多法律法規問題，對文件的格式和內容要求規范，如果不熟悉工作或者有所疏漏，很容易造成嚴重后果。但招標文件也有相對規范的模板，如果能夠嚴格按照模板來填寫，會給工作人員帶來準確性的保障和效率的提高，信息化給這個方面帶來了巨大的便利，利用系統后臺編寫好格式和通用文字，只需要把每個項目不同的方面設置成填寫項，提交后自動生成標準化格式的文件，切實體現信息化帶來的便利。

（三）采購招標過程管理透明化

采購招標過程涉及到投標企業的篩選，而社會上也不乏招標單位個別人與投標企業勾結牟利的情況。而招標信息化，使得所有信息都在內部網絡平臺公開，相關過程完整記錄，相關人員都可以看到，降低了監督門檻，擴大了監督范圍，從而使采購招標過程更加透明化，有利于廉政建設和保護單位利益。

（四）采購信息歸檔完備，歷史數據查詢方便

采購信息化實現了項目從立項到采購結束各環節材料的電子化保存，完整地記錄了采購過程中的各項痕跡，包括參與的工作人員、領導的審批、采購招標文件、企業遴選信息，評委評審過程以及對成交企業的評價信息等資料。采購過程結束資料檔案即整理完成，節約人力，節省時間。采購系統基于B/S結構（瀏覽器/服務器），里面的資料隨用隨查，不再受地點和時間的限制，采購數據的積累還可以為領導提供立項決策依據，保障立項內容和周期合理科學。[2]

三、采購招標項目信息化管理的實踐探索

（一）采購招標工作流程梳理

概括起來，采購招標工作主要流程包括立項、采購招標公告、投標企業資格審查、采購招標文件制作、開標、評審、中標公示、簽署合同。

立項過程，根據中心招標采購制度規定，按項目的預算費用劃分采購招標形式，不同的形式有不同的立項程序。單位內部的招標立項主要包括各級審批、指定工作小組成員、成立評審工作小組等；招標公告過程，主要是通過網絡等途徑對招標項目信息及投標注意事項進行公布，從而達到信息公開的目的；投標企業資格預審過程，一般由采購主管領導指派評委進行資格審查，綜合企業提交的資料和考察情況，推薦擬邀請投標企業；開標過程，到投標截止時間，通知投標企業相關開標事宜，現場投標人進行唱標；評審過程，請評委根據投標企業的報價和相關資料進行綜合評審，形成評審結論；中標成交通知，招標工作小組最終根據單位領導的意見通知中標企業簽訂合同。

（二）各環節信息化可行性分析

通過上述的過程描述，結合中心工作實際，部分環節可以通過信息化的手段進行處理，主要包括基層提出招標申請，經部門領導、單位領導逐級審批，招標工作小組上傳招標文件，待確定評委后提交評委信息，企業上報材料后在系統里提交企業資料，由領導審核，在評標過程中，通過信息系統填寫評委打分匯總表和招標評審報告，最后利用系統進行合同存檔。在合作一段時間后，還可以利用系統匯總和記錄對企業的評估信息。

（三）信息化平臺建設

根據采購工作需要，學生社區管理服務中心利用現有OA辦公系統（http://oa.myhome.tsinghua. edu.cn），開發了采購工作系統。系統依據工作實際情況設置不同管理權限，科室權限實現采購申請基本功能、采購招標管理員權限涉及采購招標工作全過程操作功能、領導權限具有審批和查看采購招標全過程功能。該系統最初設立了采購申請模塊、招標文件管理模塊、企業庫管理模塊、評委庫模塊、采購評標模塊、采購模版與共享資源等模塊。經過試運行后，又加入了手機短信提醒、計劃內與計劃外采購審批、企業黑名單管理等模塊，各模塊按流程運轉如圖1：

圖1 各模塊按流程運轉圖

1.招標申請模塊

該模塊主要的功能是各級審批。主要包括如下功能：項目負責人發起，部門領導審批、單位領導審批。如果某一級的審批結果為不同意，則退回前一申請者，申請者可繼續在原申請界面進行修改，如果單位領導的審批結果為同意，則招標申請內容為不允許修改。單位領導審批同意后，系統會自動發送短信，對招標申請人和專職招標工作人員進行下一步工作提醒。圖2為科室采購工作的模塊：

圖2 科室采購工作模塊

2.招標文件上傳模塊

系統自動生成招標文件功能還在開發中，目前該模塊的功能實現采購文件上傳存儲在服務器中，方便評委自行登陸系統查看文件，可以做到為今后同類項目采購提供招標范本，保留歷史資料。

3.企業管理庫和評委庫模塊

該模塊實現企業資料電子化存檔，專家評委信息入庫存檔。模塊在系統建立初期數據量較大，企業資料包括營業執照信息、資質證書信息、安全生產許可證等相關商務內容以及上述文件的掃描件。評委包括專業、單位、聯系方式等。企業庫與評委庫的建立，可以實現系統短信通知相關信息，同時，方便對企業進行評估，分析歷史合作信息以及黑名單企業管理等，評委庫還是系統實現自動分配評委功能的依據，同時記錄各個評委的參評情況。

4.采購評標模塊

該模塊可實現評審過程電子化記錄。系統正在開發線上評審功能，將來實現分區評審。目前，招標工作管理人員可系統編輯打印評分表，評委線下進行打分，工作人員在系統中填寫評委的打分明細，系統根據后臺設定計算規則，自動計算評委分數，并生成評委打分匯總表和評審過程報告。減少人工計算失誤和評審報告撰寫的工作量。

5.采購模版與存檔模塊

該模塊主要用于存檔各種文件資料，包括工程、服務、貨物采購招標公告和招標采購模版以及國家、學校相關采購招標法律法規。同時該模塊還在開發合同管理，合同線下完成簽字用印上傳存檔，存檔時登記合同類別，設置合同每期結款及合同到期提醒功能，并直觀顯示合同執行進度。

（四）信息系統功能總結

信息系統模塊后臺可進行登陸設置、權限設置、系統管理等功能，實現了項目申請及審批過程，評委自動分配，評分匯總和評審報告自動生成，企業后續評估等諸多功能的信息化處理，從而幫助工作人員縮短審批時間，保證評審計算準確率。系統完成全過程資料存儲，記錄各項評價信息，為以后的類似項目招標提供歷史資料，可以系統性地提高整個采購招標過程的工作效率。

[1]楊培飛,賀錦.基于信息化平臺的高校貨物和服務采購管理模式研究[J].實驗技術與管理,2019,36（11）:290-293.

[2]朱寶,賈沛,孫寧.初探新時代信息化環境對高校采購與招標的影響[J].中國管理信息化,2020,23（03）:224-226.

（責任編輯：楊書元）