基層事業單位檔案管理信息化建設路徑

石艷秋

中圖分類號：A 文獻標識碼：A

隨著信息化時代的到來，各行各業的發展都離不開信息化手段的推進，而檔案管理信息化建設也是如此。促進檔案管理信息化建設，不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發展趨勢。在當今社會，隨著互聯網技術和信息化的快速發展，我國的基層事業單位也對檔案管理有了更高的要求，以前單一的紙質化的檔案管理已經滿足不了當前的工作需要。所以，大量投入基層事業單位檔案管理信息化是非常有必要的。

1檔案管理信息化面臨的挑戰

1.1傳統檔案管理的挑戰

我國事業單位的檔案管理主要是傳統的檔案管理模式，這種模式跟現代的管理模式有著很大的差距，傳統模式是通過人工統計和整理進行檔案的分類和收集，為了以后的工作提供了便利。但是現代的管理模式是通過檔案管理的信息化對于人員的檔案收集、分類和整理，相對于傳統來說不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。所以說現在最重要的是對人員的技術培養，對以后的查詢和檔案的儲存，能夠更加順利，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。

1.2 檔案管理信息化的標準與要求

從目前信息管理的方式來看，現在信息化技術電子信息的儲存，已經代替了紙質檔案的管理。并實現了對文字圖片、音像的數字化媒體保存。檔案管理的信息化檔案管理已經代替了傳統檔案管理模式。檔案管理的信息化檔案管理工作擁有很大的便利，并且對以后的查詢和檔案的儲存，能夠更加順利，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。

2事業單位檔案管理面臨的困境

2.1檔案信息資源開發缺乏合理性

傳統的檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理模式有很大的不同，這兩種模式各有各的優勢，但是它們相同點是都是為了對信息資料進行統計、分類和管理，合理進行分類，方便人們進行查找，為了以后的工作提供了便利。會對大數據管理模式發展產生很不好的影響，會影響檔案管理的發展。把檔案管理的信息化在檔案管理工作中運用，使檔案管理信息化、現代化，實現這個事業單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個良好的空間，實現檔案管理科學化。檔案管理的信息化對于日常的工作起到了很重要的作用，對于人員的統計、檔案的管理起到了很便捷的作用。總之來說大數據成為我們的生活中不可或缺的一部分。簡化了檔案管理的流程，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。

2.2檔案管理信息缺乏安全性

我國在檔案管理安全方面要求非常嚴格，因為它保存了很多人的個人信息，如果被外人盜走會產生很大影響。事業單位在進行信息管理工作時必須要重視，信息資料的管理安全，落實安全管理工作。而且在紙質信息轉讓變為電子檔案的過程中，因為很多原因，很容易導致檔案信息泄露，造成嚴重的影響。如果事業單位的電腦被其他人入侵，也會使管理的信息大量泄露從而造成嚴重的影響。

2.3檔案管理的水平比較低

由于很多檔案管理的人員沒有經過專業的培訓，缺乏對檔案管理的基本認識，自身水平也相對較低，直接致使了我國目前基層事業單位檔案管理的水平相對較低。與當下要求的檔案管理信息化的發展不符，當下很多基層事業單位很多還在用傳統的紙質檔案在每日工作之中，很多檔案的檢索也以手工為主，這樣就導致了檔案管理的低效性，導致了日常工作量增大。

3改善基層事業單位檔案管理信息化建設

3.1引入信息化管理方案

要根據每個事業單位的具體需求，來構建相對應解決的管理化方案。每一個基層事業單位的基本情況都會有所不同，都會有自己獨特的需要。

首先需要對相應的工作人員進行宣傳教育，改變他們傳統的檔案管理的概念，使他們思想和當今檔案信息化所同步。認識到，現在已有的檔案不僅僅只有紙質類的，而是當代科技、知識、信息所有效結合的信息化檔案，爭取能把檔案管理實現高效性。其次，我國應對檔案管理信息化給足充足的資金，用來購買相對應的硬件設備和先進的技術管理知識，確保檔案管理技術一直與時共進，并且長期都處于穩定的狀態下。最后，檔案管理人員需要注意的就是信息化的安全性的問題，因為當今檔案管理已經很少有紙質化的管理，隨著計算機技術的發展，檔案管理的信息化的保密措施也應得到增強，防止不良分子通過網絡技術來竊取檔案，要做好相對應的網絡防護的措施，確保檔案信息的安全性。也要消除一切的信息安全隱患。

3.2培養信息化檔案管理專業化人才

很多基層事業單位檔案管理引入信息化以后，都缺少相對應的管理人員，很多基層都不能夠快速上手信息化。因為信息化管理有更高的要求和需求，管理人員也得有更高的專業素養。每個基層單位可以根據實際情況，如果有相對應的人才可以進行內部培養，如果沒有，可以對外進行招聘相對應的專業人才，都是符合要求的。對于培養或者招聘的檔案管理人員，有如下的要求，首先，要培養檔案管理人員相對應的檔案管理的意識，讓他們明白，信息化的檔案管理不僅僅是紙質化的整理，而是通過兩種方式進行有機的融合，使工作人員能夠在以后的工作過程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質量。

3.3紙質化檔案管理和信息化檔案管理有機的結合

在當前事業單位檔案管理方面，傳統檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理的模式都各有各的優點和缺點，雖然傳統檔案管理的效率不高，但是相比檔案管理的信息化來說安全性要更好，因為傳統紙質管理不用考慮被黑客侵入，使檔案信息泄露。而檔案管理的信息化在工作效率和工作便捷方面來說又反高于傳統的檔案管理模式，所以必須將傳統檔案管理管理應用中，把檔案管理的信息化在檔案管理工作中運用，使檔案管理信息化、現代化，實現這個事業單位的共享化，給檔案管理工作提供了一個良好的空間，實現檔案管理科學化。簡化了檔案管理的流程，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。傳統檔案管理模式和檔案管理的信息化檔案管理模式相結合，取長補短，發揮各自的長處，并且要跟隨科技的發展，對管理技術不斷改進和學習，在實際檔案管理的應用中，沒有辦法實現信息的快速整合，進程比較緩慢。所以在開展檔案管理工作時，要結合兩種模式，充分發揮兩種模式各自的優勢，使兩種模式協調起來，對于后期查找工作有著很大的提高。

綜上所述，我們知道推進檔案信息化建設是非常必要和重要的。因此，基層單位應轉變檔案管理理念，正是當前信息化建設中存在的問題及忽視檔案信息化建設，檔案管理人員素質不高，檔案信息化建設投入不足。檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應的解決辦法。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設將邁出新的步伐。使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務于經濟、服務于社會、服務于民生。