關于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討

屈道俊

（湖南省衡陽市人力資源和社會保障局，湖南 衡陽 421001）

隨著近幾年來，人力資源和社會保障部門不斷地擔負著保障民生服務社會的相關工作，在檔案管理工作的過程中復雜性與難度正在不斷地提高，工作中需要的保障檔案管理的數量和詳細程度等不同的方面工作量都在不斷增加，所以人社部門必須要結合時代的發展，有效的應用信息技術積極的創新管理的方法，加強相關制度的建設，不斷提高管理的水平，只有這樣，才能夠更好地保障社會的發展。

一、人力資源和社會保障部門檔案管理工作存在的問題

1.對人設檔案管理工作的重要性認識不足

人社部門加強檔案工作的管理，有利于促進整個社會的發展，當前很多地區對于檔案工作管理的重要性認識不足，甚至有很多的地區只是停留在紙質檔案管理的過程中，有些領導對于該項工作的重視程度不夠所投入的資金和人員相對較少，整個工作過程十分的復雜，無法有效地提高檔案工作管理的力度。由于缺乏先進的技術支持以及重要性的認識程度不夠，所以就會讓檔案管理工作的內容變得更加復雜，對于服務水平的提高很難有幫助，會影響社會的發展。

2.檔案管理制度體系建設不健全

人力資源和社會保障部門在進行檔案管理工作的過程中，會涉及不同的領域和不同的地區。當前出現的普遍情況就是人力資源檔案會隨著工作人員的流動而流動，時間和空間跨度方面都相對較大。這種方式有利于保障人事檔案的流動性，但是由于不同的地區和不同的部門之間并沒有及時地進行溝通，也會導致該項管理工作的缺乏統一調度，利用這樣的管理模式將不同人的檔案進行分別的管理，所以在使用的過程中也會增加管理工作的復雜性。很多地區并沒有對檔案管理引起足夠的重視，在人力投入方面相對不足，很容易就會造成檔案丟失的情況，工作難度在不斷地增大。

3.缺乏相關的檔案管理軟件和硬件設備

在當前時代發展的過程中，我國的科學技術的水平正在不斷地提升，在對人社部門檔案管理工作的過程中，投入必要的軟硬件的設施是十分必要的。在相關工作開展的過程中，有效地利用科學技術可以不斷地提高檔案管理工作的工作效率，能夠節約很多的時間。很多地區的人社部門信息系統建設并沒有緊跟時代發展的步伐，所以管理水平相對較低，要想不斷提高管理水平，就必須引進相關檔案管理的軟件以及硬件的設備，信息化時代發展得尤為迅速，如果不使用相關的軟件很難提高管理的效率。

二、有效解決人力資源和社會保障部門檔案管理問題的對策

1.建立健全相應的人社檔案管理的制度

在當前人設檔案制度管理的過程中，并沒有建立健全相應的體系。這在一定程度上制約了檔案管理工作的開展。所以人力資源和社會保障部門在今后的發展過程中，應當根據當前發展的現狀，以及結合相關專家的意見，積極地完善該項制度。首先必須要確定管理方面的流程，收集當前存在的很多的問題，制定科學管理的流程可以讓管理工作有序地進行。另一方面，就是要建立相關的獎懲機制，有效地提高工作人員的工作積極性。根據工作人員工作過程中的工作質量對其的服務進行一定的評價，表現優異者可以得到一定的獎勵。積極的更新檔案管理工作的制度，隨著時代發展的變化，相關的檔案管理工作方法也要不斷地進行調整完善。根據實際情況積極地學習相關的技術，不斷更新管理制度，以此來適應社會的發展。

2.有效提高人社檔案管理人員的素質

要想不斷地提高檔案管理工作的質量，就必須從檔案管理人員素質開始抓起，不斷提高工作人員的檔案處理的水平。首先必須要加強對于工作人員的培訓力度，提高工作人員的信息化水平，因為當前很多管理人員的計算機應用水平并不夠高，一定程度上阻礙了信息化的推動與發展。有效地提高工作人員的信息化能力，可以不斷提高檔案管理工作的質量。同時還要創立良好的工作氛圍，可以在辦公室內張貼關于檔案管理工作方面的標語，通過不同的方式來對他們的行為進行了一定的影響。定期的開展組織學習活動，加強工作人員之間的溝通與交流，可以在潛移默化中有效地對于工作人員的素質進行提高。

3.加強檔案管理的信息化建設工作

傳統的檔案管理方法相對封閉，并沒有有效地擁有信息化的建設，所以工作效率相對較低。在今后的發展過程中，必須緊跟時代發展的步伐，加強檔案管理工作過程中的信息化建設，通過這樣的方式可以有效地節約人力、物力和財力，同時還能夠不斷地提高檔案管理服務的水平。可以根據當地的檔案管理發展的情況來制定信息化檔案管理的標準，同時還可以加強不同地區之間的溝通與交流，以此來促進檔案資源的共享，確保整個管理工作過程科學合理。最后必須加強科研的研究力度，制作統一的人社檔案管理系統的平臺，以此來提高檔案管理的工作效率。

總而言之，在當今信息化時代發展的背景下，人社檔案管理的重要性正在不斷地提高，整個社會的職能能有效地提高管理的水平，積極地完善該方面的管理制度，并且要緊跟時代的發展，有效地更新檔案資源管理的設備與設施培養經驗豐富的人才。只有通過這樣的方式，才能夠有效地解決當前檔案管理工作過程中存在的一些問題，不斷提高工作管理的科學性。