城市圖書館檔案管理信息化建設

王曉巖

（根河市圖書館，內蒙古 根河 022350）

在現代科學技術的不斷發展中，電子計算機的出現使檔案的管理方式發生了巨大的變化：傳統的紙質化的檔案管理模式逐漸轉變為數字化的現代化檔案管理系統。

一、城市圖書館檔案管理信息化建設概述

檔案是指記錄人類社會發展過程中形成的各種歷史事實的文件資料，是人們認識和利用知識的主要途徑，也是反映一個國家文化水平的重要標志。檔案管理的目的在于保護和傳承重要的文獻資源，促進科學的研究活動，提高科研成果的質量與數量。目前城市圖書館的管理工作面臨著新的挑戰：如何加強城市圖書館的檔案工作，使其發揮更大的作用成為當前的重點任務。

二、城市圖書館檔案管理信息化建設現狀分析

目前，我國城市圖書館檔案管理工作主要是由國家檔案局負責，其管理體制也是以行政隸屬關系存在的；檔案部門的人員大多數都是由政府機關的工作人員兼任，其對檔案管理工作的認識還停留在傳統的思想上，沒有從根本上轉變觀念，缺乏先進的現代管理理念，對檔案管理工作的重要性和必要性還不夠重視。目前數字化、網絡化的社會已經到來，在這種大環境下，城市檔案館的建設與管理工作也應順應這一潮流，將信息化手段運用到其中，使其更好地服務于廣大人民群眾。在實際的調查過程中，發現大部分城市的檔案館都建立了電子信息平臺，但是由于技術的限制，導致其功能不完善，不能滿足日益增長的用戶的需求。因此，為了實現城市的進一步規劃，促進經濟的可持續健康發展，需要不斷探索新的研究方向。

三、城市圖書館檔案管理信息化建設措施

1.建立健全的檔案管理體系

要想使城市圖書館檔案管理水平得到提高，就需要建立一個完善的檔案管理體系，這也是對城市圖書館的重要作用。要明確檔案的收集、整理、保管的各個環節，并且把這些步驟都落到實處，這樣才能夠保證城市檔案館的質量和效率。

例如，管理部門應該建立起一套完整的檔案管理體系，這個系統主要包括：文件的分類、歸檔制度的制定以及對資料的保存等。對于那些已經被社會所淘汰的舊資料，應該及時加以妥善的處理，重視對已被破壞的檔案資源的保護。還要建立起相應的監督機制，對于那些違反相關規定的人員，一定不能姑息，可以適當采取懲罰措施。同時，要加強對各職能科室的監督和檢查，及時發現問題，解決問題；不斷完善檔案資料的保管、更新制度，提高檔案的使用價值。可以通過網絡技術來進行數據的共享與交換，為用戶提供更好的服務。電子閱覽室的數字化閱讀，可以采用網絡檢索的方式進行，從而大大減少紙張的消耗量，也降低了成本。積極探索新的數字化的查詢手段，使其成為一種新型的檢索方式。

2.建設信息化文化

文化是一個民族的靈魂和血脈，是國家軟實力的重要組成部分。在現代社會，文化對經濟的發展起著至關重要的作用和影響，文化對城市的建設具有深遠的意義和重大的價值與意義。

在城市圖書館的建設中，要注重對檔案的收集、整理、保管等工作，做好這些方面的準備工作，為檔案管理工作提供基礎的條件；同時，要加強對檔案的管理與利用，使其發揮出更大的功能；還要重視人才的培養及隊伍的壯大等。對于圖書館信息化管理系統，在這個系統中，要充分考慮到各方面的因素影響，將數據的收集、整理、保存等環節納入電子化的信息系統之中，使信息的收集、處理以及反饋等環節都可以實現自動化的操作，實現資源共享，為用戶提供更加便捷的服務；另外，還應積極引進國外先進技術，來提升我國城市圖書館的整體水平。圖書館還應建立起完善的網絡平臺，方便工作人員的查詢與交流，為廣大的讀者提供更多的便利。

3.加強城市圖書館的檔案管理信息化建設

加強城市圖書館的檔案管理信息化建設，可以提高檔案管理工作的質量和效率。在進行城市圖書館的檔案管理工作時，要以現代化的信息技術為支撐，利用現代的網絡技術，將信息資源的收集、整理和保管等各個環節都緊密聯系在一起，使整個過程的數據資料實現共享，使檔案的搜集、保存和管理工作都能更加方便快捷。

在開展城市的檔案館建設時，要充分考慮到不同部門的需求以及自身的特點與優勢，采用多種方式，多渠道地獲取相關的文獻材料，從而促進檔案館的服務水平的提升與改善。同時，也要注重對現有的一些網站的維護與更新，及時地對門戶網站的內容加以補充，以滿足廣大群眾的需要；還要注意做好對已有的網上社區的宣傳活動，讓人們能夠通過這個途徑來了解到社會的變化趨勢，進而更好地參與到其中。還可以借助互聯網的力量來推動檔案的查詢功能，使其更便捷，更有效。在進行檔案資源的開發和建設的過程中，要以“共享”為原則，以“開放”為目標，實現信息的共建共享。要建立一個統一的數據庫系統，使各部門能夠相互分享各自的檔案資料，并對其內容、格式、數量等加以規范，使不同的用戶之間可以通過網絡技術的手段來獲取自己所需要的各種知識。對各檔案館的分類標準的確定也應有所區別，根據實際情況的變化而不斷調整，這樣才能保證各個單位的檔案管理的質量和效率。對各類文獻的收集工作，也應制定出相應的規定來，如：對于一些重要的文件或檔案的保管期限，應該按照有關的法律法規的要求，做出明確的規定；而那些不屬于本館的書籍，則應當及時地通知相關人員，以便于更好地開展管理工作。

結語

綜上，城市的檔案管理工作是一個長期的系統工程，需要不斷地完善，并建立起一套完整的體系來支撐，這樣才能為以后的管理工作打下良好的基礎；同時，也可以借鑒其他國家的成功經驗，來創新自己的管理模式，從而促進我國的城市化水平的進一步提升。總之，只有將理論與實踐相結合，才會有更廣闊的未來空間。