新形勢下公路檔案工作信息化建設探析

孫 旻

（臨沂市公路事業發展中心羅莊區中心，山東 臨沂 276017）

一、實現公路檔案信息化管理的重要性

1.延長公路工程檔案的使用期限

對于紙質的檔案資料而言，其自身在長時間的保存管理過程中，會受到諸多因素的影響，若是檔案管理室中的環境較為潮濕，且通風不暢，會導致檔案資料出現受潮現象，甚至會出現發霉的情況，這樣將難以保證紙質檔案資料的完整性。而將紙質的檔案資料轉為數據傳入到計算機之中，則能夠解決上述問題，并且紙質檔案還經常出現丟失現象，信息化的檔案管理能夠避免這一風險的發生，讓公路工程檔案資料的保存以及使用時間變得更長。

2.提高公路工程檔案管理的工作效率

對公路工程檔案實行信息化的管理模式，則能夠實現檔案的快速查閱以及調取，相關借閱人員只要在計算中輸入檔案資料的關鍵詞，就能夠快速查找出自己想要的公路工程檔案資料，這樣的操作流程不僅提高了查閱速度，還簡化了相關工作流程。另外，對公路工程檔案實行信息化的管理模式，還能夠將大量的人力、物力等資源節省出來，應用到其他工作之中，同時，也能夠降低檔案管理流程的復雜性，提高管理效率與質量。

二、公路檔案管理現狀

1.不夠重視公路工程項目檔案管理

隨著公路工程建設數量的日益增多，項目檔案管理的任務也愈加艱巨，為了保證檔案管理工作的順利開展，不單需要多方面的協調，更需要各單位加強對其的重視。同時，各類檔案資料管理系統尚未完善，直接限制了檔案的實際管理效果。尤其是在公路項目招投標過程中，單位管理制度中沒有關于對公路工程建設的檔案管理，造成公路工程檔案管理效率低。

2.管理工作缺乏規劃性

現階段，公路檔案管理工作經驗嚴重不足，公路檔案管理發展較晚，由于管理制度缺乏，工作難度較大，無法有效保證檔案信息水平。加上管理力度不夠，導致各種類型文件信息在不同時期的兼容性較低，造成重要數據的丟失，難以做到信息的良好對接。

3.缺乏專業的管理人員

現階段，對于一些先進的檔案管理技術，檔案管理人員認識嚴重不足，缺少檔案管理的專業化水平，沒有深刻認識到信息管理的重要性。同時，公路檔案管理選聘沒有經過嚴格的專業化考試，從業人員水平參差不齊，不夠重視檔案管理工作，不但工作效率不高，還無法做到公路檔案資料的積極更新，使檔案管理信息化進程受到了嚴重阻礙。

三、探討公路檔案工作在新形勢下的信息化建設路徑

1.加強對公路工程檔案資料管理的重視

要求企業管理者提高管理意識，建立相應的信息管理部門，設置專業管理人員，制定相應的檔案管理機制，將項目進度、現場資料、資料檢查有機結合起來，使項目檔案管理更加科學合理。從而為“現場數據+審批+填報”信息系統的建立打下良好的基礎。同時，應有效運用技術手段，將工程檔案導入編制系統，發現問題后及時做出相應調整，減少竣工驗收過程中檔案的工作量。根據公路工程檔案審查、審批的要求，同時，對公路建設階段的有關資料和資料進行分析處理，確保工程檔案的完整性和真實性。

2.提高公路工程檔案資料管理人員素質

究其原因，是管理人員綜合素質和檔案管理質量的提高，將影響公路企業未來的整體發展。要求管理人員根據公路工程信息管理情況，定期組織相關人員參加培訓學習活動，發放工作手冊，開展拓展訓練、會議等活動，聘請部分外國專家組織活動，不斷提高員工的知識水平和解決問題的能力，使他們勇于面對工作中的挑戰和機遇。此外，應定期進行考核，主要針對員工的工作表現、計算機操作、工作態度、信息管理意識、團隊合作等情況。其主要目的是提高員工的責任感，促使員工全身心投入到工作中，進而充分發揮人力、物力、財力在工程檔案信息管理中的最大作用。

3.突出信息技術對公路工程檔案管理的優化作用

一是充分關注硬件設備的運行狀態，防止硬件事故造成數據丟失。二是實行員工權責分工機制，防止人為因素造成檔案管理停滯和事故。三是保證信息管理技術在檔案管理中的質量和效率，保證整個系統始終處于正常的運行狀態，為數據和信息的有效收集、識別和整理，保證信息的正確性和完整性，加強檔案信息管理的質量和效率水平。最后，公路建設管理部門要加強對工作的監督檢查，加強工作的落實。同時，也要放寬對基層人員創造力和思想觀念的態度，鼓勵積極行為，營造集思廣益的工作環境，縮小領導與各級領導的距離，使之積極主動，為檔案管理信息化的發展營造了寬松、及時的氛圍。

4.建立健全的信息化檔案管理制度

相關單位需要根據檔案信息化管理工作的實際情況，制定出合理的崗位責任制，并在每一個信息管理環節中設置專門的管理崗位，明確崗位的工作內容以及相關職責，同時，還要賦予管理人員相應的管理權限，實現權責一體，提高管理人員的責任意識，使其能夠在公路工程檔案管理工作中起到重要作用。另外，相關單位還要建立相應的考核制度以及獎懲制度，定期對管理人員的工作效果進行評測，這也需要相關單位結合檔案管理工作內容，以及管理人員的實際工作量，制定出科學的考核標準，對于達到超出考核標準的要予以獎勵，低于考核標準的則要予以適當的懲罰，以此提高管理人員的工作積極性。

結語

綜上所述，當前多數是工程專業出身的人員進行公路工程檔案管理工作，在實施檔案管理信息化的過程中有一定難度。所以，公路工程檔案管理信息化必須從完善檔案管理系統與提升人員素質兩方面同時展開，深入挖掘檔案信息化的價值與作用，從而為公路建設發展奠定基礎，幫助檔案管理實現數字化、高效化以及信息化的目標。