社會保險檔案管理規(guī)范化開展路徑的相關(guān)思考

田 敏

（青州市社會保險事業(yè)中心，山東 青州 262500）

我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，民生福利的不斷提升，居民生活水平不斷提高，人們對社會保險制度的改革完善需求愈加強(qiáng)烈?；诖?，有關(guān)部門必須加強(qiáng)社會保險檔案管理的規(guī)范化。社會保險部門應(yīng)對社會保險檔案管理工作人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，引入相關(guān)知識專業(yè)人員，強(qiáng)化社會保險檔案管理的安全性、完整性和真實性，切實保護(hù)參保人員的切實利益，從而推動我國保險行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、目前社會保險檔案管理中的突出問題

1.檔案管理制度缺乏科學(xué)性

目前，我國社會保險檔案管理的制度存在許多的漏洞。導(dǎo)致相關(guān)從業(yè)人員在進(jìn)行社會保險檔案管理的工作時效率低下，具有盲目性。例如，目前隨著社會生活水平的提升，參加社會保險的公民越來越多，所需要的報表文件證件也隨之增加，相應(yīng)的所需管理類型工作量激增。但目前的管理機(jī)制對于保險檔案的管理使用范圍和使用期限沒有明確的定義，盡管我國各個地區(qū)針對轄區(qū)內(nèi)所在的保險檔案管理有一定的規(guī)范化條例，但總體而言，檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性。

2.從業(yè)人員管理意識模糊

目前，我國社會檔案管理的水平已經(jīng)無法滿足人民日益增長的社會保障需求。在經(jīng)濟(jì)和民生蓬勃發(fā)展下，相應(yīng)的管理制度卻沒有做到對應(yīng)的加強(qiáng)，導(dǎo)致社會保險檔案管理工作存在一定的混亂性。我國的相當(dāng)一部分社會保險檔案管理從業(yè)人員管理意識模糊，而有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)層也存在一定的責(zé)任，只注重社會保險行業(yè)帶來的效益而忽略了社會保險檔案的有效管理。更有甚者，相關(guān)部門管理人員完全沒有意識到社會保險檔案管理的重要性。因此，相關(guān)部門對相關(guān)從業(yè)人員在進(jìn)行社會保險管理工作的時候，對從業(yè)人員要求不足、培訓(xùn)不足，這直接導(dǎo)致了我國社會保險管理工作人員在工作時效率低下，錯誤頻出，影響了社會保險行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3.管理模式和觀念陳舊

在我國目前社會保險檔案管理的工作中最突出的問題是多頭管理。參加社會保障的形式較為復(fù)雜，一般分為個人參保和單位參保，但這兩種都需要提供大量的信息。而相關(guān)部門一般對這些信息進(jìn)行分類管理和保存需要做大量的工作，因此參保人員在查閱自己的參保檔案時需要聯(lián)系各個部門，十分煩瑣，影響了參保人員及時了解自身社會保障檔案的效率。

二、規(guī)范化社會保險檔案管理的可行性建議

1.提升信息化管理力度，構(gòu)建微機(jī)化管理機(jī)制

隨著參保人員的數(shù)量急劇增加，社會保險檔案的數(shù)量也隨之增多，因此相關(guān)社會保險部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，引進(jìn)先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備，統(tǒng)一進(jìn)行串聯(lián)系統(tǒng)。還可引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人員，開發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和應(yīng)用，從而可以做到計算機(jī)的互相聯(lián)網(wǎng)和各部門對社會保險檔案的數(shù)據(jù)共享，進(jìn)一步推動微機(jī)設(shè)備對各種目錄和索引的快速編制、快速記檔，提升工作人員的工作效率和質(zhì)量。此外，在社會保險檔案管理的工作中，需要加強(qiáng)區(qū)內(nèi)分別、資料收集和編制、檢索等這幾個工作環(huán)節(jié)的效率。依據(jù)相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一化的整理，保持所有的社會保險檔案的一致性、通用性。

2.強(qiáng)化社會保險檔案規(guī)范化管理意識

要達(dá)到社會保險檔案的規(guī)范化管理目的，必須強(qiáng)化相關(guān)從業(yè)人員和公民對于社會保險檔案管理的意識。各相關(guān)部門應(yīng)定期組織社會保險檔案管理宣傳普及工作，定期邀請資深人員舉辦講座。使得從業(yè)人員和參保人員建立起社會保險檔案管理意識，認(rèn)識到管理工作的重要性和必要性，做到對這方面工作的認(rèn)可。在日常的工作中，部門領(lǐng)導(dǎo)人員可以組織一線工作人員定期以小組為單位，進(jìn)行管理技能和知識大比拼，交流工作經(jīng)驗，提升工作效率，為進(jìn)一步規(guī)范化管理工作奠定基礎(chǔ)。

3.建立信息化服務(wù)體系

當(dāng)今社會，信息化是社會前沿和發(fā)展趨勢，結(jié)合信息化手段，可以對社會保險檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，將以人為本和智能化服務(wù)等因素貫徹到社會保險檔案管理工作中。傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案整理模式效率低下，出錯率高，浪費(fèi)了人力成本和時間成本，且容易引起檔案丟失。

信息化管理檔案，可以避免此類問題能快速整理檔案、高效查詢。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對信息化設(shè)備的資金投入，完善軟硬件設(shè)施；聘請設(shè)備專業(yè)人員對檔案管理人員進(jìn)行操作培訓(xùn)。實現(xiàn)以參保人的權(quán)益妥善保障的同時，提升管理工作人員的工作效率 ，降低工作量的同時提升工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)對相關(guān)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于整理的社會保險檔案管理機(jī)制落后，導(dǎo)致相關(guān)從業(yè)人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的低效工作模式，對先進(jìn)管理理念缺失，相關(guān)的先進(jìn)管理手段不足。新時代下，社會蓬勃發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)激增，要進(jìn)一步推動保險行業(yè)的良性發(fā)展，必須要求一線檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)水平提升，更新工作理念，學(xué)習(xí)最新檔案管理技能。

同時，由于社會保險行業(yè)的特殊性、業(yè)務(wù)性和政策性，一線檔案管理人員必須有充足的保險行業(yè)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識儲備，并做到對計算機(jī)操作的熟練。檔案行政管理部門也應(yīng)重視社保管理行業(yè)的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)溝通聯(lián)系，定期對社保部門人員培訓(xùn)教育，開展知識講座交流經(jīng)驗，為社會保險行業(yè)培育出一批有過硬檔案管理業(yè)務(wù)能力的人員儲備。

結(jié)語

新時代的背景下，我國社會保障體系不斷提升，推動了相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)的前進(jìn)。傳統(tǒng)的管理觀念和模式必然已經(jīng)無法滿足新形勢下的保險行業(yè)需求?；诖?，引進(jìn)先進(jìn)微機(jī)管理模式，開發(fā)信息化管理手段，加強(qiáng)外部溝通，開展培訓(xùn)提升社保保險檔案管理工作人員新型工作能力十分必要。只有這樣，我國社會保險行業(yè)才能持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展，為我國建立社會主義和諧社會持續(xù)護(hù)航。