信息化時代人事檔案的安全風險管理

劉少云

（濱州市沾化區富源街道便民服務中心，山東 濱州 256600）

隨著檔案信息化建設進程的不斷加快，人事檔案管理理念逐漸科學化，管理模式逐漸實現電子化、智能化，管理效率得以大大提升，而且也取得了一定的成效。但是在信息化進程中，尤其是當前物聯網、互聯網等風險因素的增多，人事檔案管理中也出現了一些安全風險問題，因而給人事檔案部門的安全風險管理提出了更高的要求。

一、信息化時代人事檔案安全風險管理的意義

人事檔案的信息化管理可有效提高檔案管理的工作效率和檔案的利用價值，還能起到保護原始紙質檔案的作用。一般來說，人事檔案管理工作主要包括四大環節：收集資料、審核并整理歸檔、檔案保管、檔案轉遞等。人事檔案安全管理一是要保障檔案本身的安全；二是要保障檔案信息的安全。其中，人事檔案包含的信息非常重要，可能會涉及個人隱私、工作秘密、商業秘密甚至是國家秘密，如若在檔案管理的某一環節，檔案信息被更改、拷貝、下載、翻閱、拍照等，都會造成檔案信息的受損和外泄。因此，在此過程中，確保人事檔案信息的真實、完整和保密，就成為信息化時代人事檔案管理工作的重中之重。

二、信息化時代人事檔案管理的安全風險

1.法律法規不健全

當前，有關信息化人事檔案管理的法律法規還不健全，如何制約檔案信息外泄的有效措施比較缺乏，導致一些不法分子有機可乘，破壞、盜竊檔案信息，而且由于信息化時代人事檔案信息以電子化的形式保存，信息外泄基本無痕跡可尋，而且電子化極易造成信息外泄，外泄速度、范圍也較大，極易對檔案犯罪證據的取證工作造成困擾，造成取證困難。

2.信息化技術不完備

2.1 與紙質檔案相比，信息化檔案信息易于更改。以電子化儲存的檔案文件資料極易容易被查看、修改、復制，且不留痕跡，尤其是轉遞環節，信息化檔案的真實性、完整性和保密性就更得不到保障了。

2.2 與紙質檔案相比，信息化檔案存儲設備存在失效風險。信息化檔案的存儲設備主要有計算機、硬盤、U盤、光盤以及各種線上網盤、平臺等，這些設備的優點是容量大、使用方便，但也極易受損和失效，存儲設備的存儲容量一直以來都是各技術公司最為關心的問題。此外，目前國內外的檔案管理軟件、平臺大都存在一定的安全漏洞，絕對安全的平臺、設備幾乎沒有。

2.3 互聯網的安全隱患。目前，在互聯網的世界中，計算機病毒、黑客等一直是一個世界性難題，人事檔案管理系統一旦被病毒、黑客攻擊，攻擊速度快，范圍廣，檔案信息可能會全部被損壞或被盜取，并被迅速擴散，損失面極大。

3.管理人員安全風險管理意識缺乏

在人事檔案管理工作中，有些單位不重視制度建設，沒有完善的風險管理制度，檔案管理人員和檔案使用人員安全風險意識淡薄，也極易造成信息外泄，例如在檔案整理時，沒有嚴格按照檔案管理工作辦法規定操作，人事檔案分類編碼不準確、編碼潦草模糊、金屬物未完全剔除、裝訂不正確、不規范，對檔案信息圖像的裁剪、去污、糾偏以及色彩明暗調整處理不當等，檔案資料信息掃描時漏掃或掃描質量不高等都會嚴重影響到檔案的保存管理工作；在檔案轉遞時，檔案管理人員安全意識淡薄，檔案信息被更改、拷貝、下載、翻閱、拍照等，都會造成檔案信息的受損和外泄。據統計，檔案信息泄露案例中，80%的信息泄露案例大多源自工作人員的工作疏漏。因此，管理人員安全意識的淡薄，是檔案管理工作中最大的安全隱患。

三、信息化時代人事檔案的安全風險管理策略

1.加強檔案管理安全法規建設，強化法治保障

信息化時代，人事檔案信息的安全管理，需要以法律法規為基礎保障，加強檔案信息的真實、完整、保密性法律法規建設，并盡可能地擴大法制宣傳面，尤其是基層事業單位，強化執法工作，將執法工作細節化、標準化，提高檔案管理工作人員和全社會人員的檔案安全法律意識，為信息化人事檔案安全風險管理工作提供一個良好的社會環境。

2.完善檔案管理風險評估體系，強化技術保障

各單位應根據自身實際情況，開展檔案管理風險評估工作，以風險為導向，識別與評估高風險領域，完善檔案管理風險評估體系，同時加大信息化安全技術的研發力度，大力引進安全性較強的技術，確保人事檔案信息的安全性，以此為人事檔案工作的開展提供穩定、安全的環境。

3.加強檔案管理安全管理制度，強化思想保障

確保信息化時代人事檔案信息的安全，不僅需要技術手段，更需要加強檔案管理安全管理制度，強化思想保障，提高安全意識。健全檔案管理規章制度，建立各檔案管理工作崗位的安全考核制度，建立檔案整理、轉遞、掃描、借閱制度，保障檔案管理工作的各環節穩定、有序地開展工作。同時每年定期進行安全管理培訓，強調檔案管理工作以風險為導向，從思想源頭，提高意思，識別風險，杜絕工作疏忽導致的信息泄露或資料受損等案例發生。

結語

綜上所述，信息化時代，各單位需加強人事檔案信息化管理工作，全面提高人事檔案管理的工作質量和效率，優化配置各種人事檔案資源的利用。同時，一定要高度重視安全風險管理工作，積極探索人事檔案安全管理的有效模式，重點在加強檔案管理安全法規建設、完善風險評估，強化檔案管理的信息化技術、加強安全管理，提高安全意識等方面下功夫，確保人事檔案信息的真實性、安全性和保密性，促進人事檔案管理工作的有效開展。