“加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的探討

程 燕

（山東省公共衛生臨床中心（濟南市傳染病醫院），山東 濟南 250021）

醫院的檔案管理工作至關重要，是保障醫院能順利開展各項工作的前提條件。在當今社會各行各業快速發展的大環境下，醫院各項工作也理應緊跟時代的步伐，將“加減乘除法”運用于檔案管理，不僅能使管理工作更具安全性，還能大幅度的提升醫院的整體工作效率，為之后工作的開展奠定穩固的基石[1]。醫院檔案管理人員在實行“加減乘除法”之前對其進行了較為系統的研究，發現該方法的實施，不僅可以對醫院檔案進行精細化管理，還有助于提高檔案的管理效率，在極大程度上滿足醫院工作者對檔案資源的需求。

一、使用“加法”增添檔案管理內容

醫院檔案管理人員在管理檔案的日常工作中，應當結合實際情況對相應的檔案資料予以補充，這樣不僅能有效提高檔案的完整度，還能彰顯醫院的檔案管理工作的綜合成效，這就是“加減乘除法”中“加法”的運用。同時檔案管理員需要在現有的檔案基礎上，對其進行高程度的完善與補充，還需將上級的各項通知及命令納入檔案中，其中醫院開展各項事務的參考文書也是至關重要的，必須納入管理范圍，例如：醫院工程項目施工合同、工程項目規劃書、工程項目圖紙、醫院所獲得的各項獎杯及各種榮譽證書等。在對檔案文件進行收集和歸納時，檔案管理人員應將各類檔案資源以不同的格式和屬性進行歸類整理，以達到精細化管理的要求[2]。為了方便管理，建議醫院檔案人員將檔案明細使用電子格式進行編輯并存檔，將具有特殊性質的獎杯及證書制成掃描件版或者圖片版，以此來保證檔案資源能更好地被保管且能最大程度地被利用，這也是精細化管理程度的一種提升方式。除此之外，在醫患關系如此緊張的當今社會，醫院檔案管理人員應當針對這一現象，將典型的醫患糾紛制成案例進行永久性保存，為之后醫院管理人員處理類似事件提供有力的參考依據，以此保障醫院管理人員合法權益。同時檔案管理人員也可以對糾紛案件進行探討研究，找出激發醫患矛盾的要點并對其加以改進，從而也能給患者提供更優質的服務。由此可見，醫院在檔案管理中運用“加減乘除法”不僅能將檔案資料進行細化，還能提升醫院整體的服務質量。

二、使用“減法”消除安全隱患

目前國內大部分醫院依然存在檔案管理精細化程度不高的現象，檔案管理人員盲目結合信息化技術，使得當前醫院的檔案管理出現相應的安全隱患，而“加減乘除法”中的“減法”便能將這一問題完美解決。使用“減法”進行檔案管理，能將醫院檔案管理工作中不必要的程序進行整理并刪除，還能縮短檔案管理流程中的上報、審批時間，且能將工作匯總中不確定的安全隱患消除，使保管檔案的風險系數大大降低，還在一定程度上將檔案管理精細化。在使用“減法”進行檔案管理時，管理人員應將各類檔案文件依據相關管理制度和規定流程來歸類整理，并在每份檔案的封面標注詳細的屬性內容再予以存放，在此之后檔案管理人員要及時對檔案室進行清潔，并做好各項防火防潮及防盜工作，同時對檔案管理系統添加安全程序，且定期對檔案室進行安全檢查，這就確保了檔案管理的安全性。

三、使用“乘法”建立精細的管理系統

醫院傳統檔案管理已經不能滿足現代化社會發展的要求，基于此需要加強對醫院檔案管理的創新，提高檔案管理水平，這樣不僅有利于醫院整體管理水平的提升，而且對醫院各項醫療工作的順利開展也具有一定的促進作用。為了對醫院檔案進行精細化管理，在實行“加減乘除法”的“乘法”時，要求檔案管理人員采用信息化的檔案管理技術，這樣既可以有效降低檔案管理成本，還能將檔案管理工作進行完善，從而逐步建立精細的檔案管理系統。例如醫院檔案管理人員可以在各項工作中通過設定相應的管理參數，讓檔案管理系統在短時間內自動搜索分類，這樣不僅能節省時間和成本還能讓管理工作更為精細化。為方便醫院檔案工作的同步進行，工作中出現的任何信息變更，醫院檔案云端及精細化文件都會自動更新，這樣不僅保障了檔案資料的安全性能，精細管理系統和人力物力也得到了相應的優化。

四、使用“除法”提升檔案的貢獻率

在檔案精細化管理中充分運用“加減乘除法”中的“除法”，是將檔案資源貢獻率最大化的手段之一。在實施“除法”手段的過程中，需要醫院管理層按照當前實際情況與相關規定進行有效整合，圍繞檔案管理制度更新對檔案管理人員的績效考核，在實際的檔案管理工作中需要工作人員認真且負責的按照相關安全制度執行，且能將可能存在的安全隱患進行控制，一旦出現問題能確保追責到個人。除此之外檔案管理人員還需將檔案模式加以優化，避免不必要的信息摻雜其中造成信息混亂，檔案管理關系著醫院各項工作的開展，所以如何提升檔案管理水平，是醫院不斷探索的目標之一。

結語

由此可見，在醫院檔案管理工作中，加強精細化管理已成為必要的內容，尤其是在當前信息化時代到來的今天，在加強檔案精細化管理的過程中，需要我們切實加強"加減乘除法"的應用?！凹訙p乘除法”的實施不僅能檔案管理中的安全隱患消除，而且極大地提高了檔案管理的工作質量，同時為醫院源源不斷地提供檔案素材，從而使醫院各項工作的開展得以順利完成。