淺談醫(yī)保檔案管理安全防范的工作措施

王鳳霞

（菏澤市鄆城縣醫(yī)療保障局，山東 菏澤 274700）

一、醫(yī)保檔案的特點(diǎn)分析

1.涉及范圍廣

醫(yī)療保險分為城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險和職工醫(yī)療保險，涉及機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和企業(yè)的廣大職工，以及城鎮(zhèn)社區(qū)和農(nóng)村的廣大居民，涉及的范圍廣、人員數(shù)量多，按照醫(yī)保檔案建檔要求，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的醫(yī)保檔案。

2.檔案內(nèi)容多樣

醫(yī)療保險檔案主要涉及定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)療保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、參保病人和定點(diǎn)零售藥店等四類檔案，其中，每一類又包括很多種類的檔案，以醫(yī)療保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為例，這其中包括一般的綜合檔案，還有業(yè)務(wù)檔案，如參保單位基本情況、基金征繳及基金支付檔案等。由此可見，醫(yī)療保險檔案內(nèi)容多而雜，且專業(yè)性較強(qiáng)。

3.實用價值大

醫(yī)療保險檔案作為參保人享受醫(yī)療保險待遇的唯一憑證，從最早的辦理參保手續(xù)，到繳納醫(yī)療保險費(fèi)，再到定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)就醫(yī)購藥，再到最后的費(fèi)用報銷結(jié)算，這期間需要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，在遇到工資或者政策調(diào)整時，往往還要調(diào)整繳費(fèi)比例和繳費(fèi)基數(shù)，或者變更報銷范圍和標(biāo)準(zhǔn)等。這些都需要對每個人的信息進(jìn)行完善，形成詳細(xì)的信息資料。因此，醫(yī)保檔案信息的準(zhǔn)確與否、完善與否，都直接關(guān)系到參保人員的切身利益，避免各種因檔案不完善而引起的糾紛和矛盾[1]。

二、醫(yī)保檔案管理工作中存在的風(fēng)險點(diǎn)

1.單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

作為醫(yī)保機(jī)構(gòu)，做好各項醫(yī)保業(yè)務(wù)工作至關(guān)重要，單位領(lǐng)導(dǎo)在抓業(yè)務(wù)工作方面都會投入較大的精力和財力，但是往往對檔案工作不夠重視，存在“說起來重要，忙起來不要”的尷尬現(xiàn)象，大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)保檔案工作不夠重視，沒能將醫(yī)保檔案管理與其他業(yè)務(wù)工作同步部署、同步落實，沒能將檔案管理工作放到重要位置，這就給醫(yī)保檔案管理工作帶來了影響。

2.檔案室配備不規(guī)范

由于醫(yī)保檔案工作沒能受到足夠的重視，檔案室的配備則大多數(shù)都不夠規(guī)范，一方面，是檔案室的安排；另一方面，配備必要設(shè)備，如加濕器、除濕機(jī)、消毒機(jī)等必需的設(shè)施設(shè)備，檔案室滿足不了“九防”要求，這就給醫(yī)保檔案的安全管理帶來了較大的隱患。

3.檔案管理制度不健全

限于對醫(yī)保檔案的認(rèn)識不夠，在平時的檔案管理工作中，沒能嚴(yán)格落實中央、省市檔案行政管理部門的要求，沒有結(jié)合醫(yī)保檔案管理要求制定完善的檔案管理制度，很多的檔案管理人員對檔案法律法規(guī)掌握不好，檔案意識較差，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量，制約了醫(yī)保工作的開展。

4.檔案工作開展不規(guī)范

醫(yī)保檔案涉及內(nèi)容多、范圍廣，但在平時的檔案管理工作中，部分醫(yī)保機(jī)構(gòu)仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這便會出現(xiàn)檔案收集不齊全、不及時的現(xiàn)象，沒能做到應(yīng)收盡收，妥善保管，而且檔案整理不規(guī)范，尤其是在查閱利用的過程中，由于大多數(shù)的醫(yī)保機(jī)構(gòu)沒能及時開展信息化建設(shè)，導(dǎo)致查閱檔案時會反復(fù)地翻閱，給紙質(zhì)檔案帶來較大的磨損，影響檔案的安全保管。

三、檔案管理安全防范措施

1.加強(qiáng)對檔案工作的重視程度

作為單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，要加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，充分了解檔案工作的重要性，提高檔案工作意識，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，將檔案工作納入單位重要議事日程，為檔案管理工作提供必要的資金，安排足夠的高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。此外，要順應(yīng)時代發(fā)展的要求，積極探索推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，讓醫(yī)保檔案更好地發(fā)揮價值，服務(wù)好廣大人民群眾，服務(wù)好黨委政府做出決策部署。

2.科學(xué)合理設(shè)置檔案室

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案存儲環(huán)境是檔案安全保管的重要前提，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分掌握醫(yī)保檔案的數(shù)量規(guī)模，根據(jù)醫(yī)保檔案保管相關(guān)要求，科學(xué)、規(guī)范地配備檔案室，安排合理的辦公用房作為檔案室，滿足基本的存放要求。還要購買檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保檔案室的各項存放條件滿足“九防”要求，為檔案的安全提供可靠的安全保障[2]。

3.建立健全檔案管理制度

科學(xué)完善的醫(yī)保檔案管理制度是做好醫(yī)保檔案管理工作的基礎(chǔ)，單位要結(jié)合檔案法律法規(guī)，制定符合要求的各項規(guī)章制度，確保制度完善、可操作性強(qiáng)、科學(xué)合理，并確保全體工作人員特別是檔案管理人員嚴(yán)格落實，切實發(fā)揮好制度的防范作用。

4.規(guī)范做好檔案管理工作

要在制度的約束和規(guī)范下，按要求做好檔案管理工作，一方面，要做好檔案收集工作，對于收集的檔案要嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理歸檔，確保檔案管理規(guī)范有序；另一方面，要加快檔案信息化建設(shè)，充分利用信息化成果服務(wù)查檔需求，避免在查閱利用過程中給檔案實體帶來損傷，確保醫(yī)保檔案的安全完整。

5.加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)

人才是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，各醫(yī)療保障局要加快對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，組織他們外出參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)知識和操作能力，盡快適應(yīng)檔案工作需求。此外，還要通過人才引進(jìn)等途徑，加快檔案復(fù)合型人才的引進(jìn)，不僅要滿足檔案管理需求，還要能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要，助力早日實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，更好地做好檔案管理工作。

總之，醫(yī)保檔案管理人員要提高自身素質(zhì)，盡職盡責(zé)做好各項檔案工作，保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，確保醫(yī)保檔案的安全管理，推動醫(yī)保檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。