淺談醫院辦公室文書檔案的管理方法

林 濤

（廣西醫科大學附屬武鳴醫院，廣西 武鳴 530100）

受我國醫改的全面深化推進，醫院發展在一定程度上得到了加速。管理持續改進的要求在整個醫院體系內不斷提高[1]。文書檔案管理是一項對技術能力及業務性有著較高要求的服務型工作。在醫院檔案管理工作發展過程中，其詳細記載了醫院發展過程，從而對醫院工作的改善進行記錄，并指引其發展方向，提高了醫院的存在性和導向性，文書檔案管理有著重要推動意義。其也是醫院歷史基礎的重要考察依據，所以，在醫改發展的今天有必要提高院文檔管理能力，以確保醫院文書檔案價值得到充分實現，為醫院衛生事業的進一步發展提供詳細的指導[2]。本次研究通過闡述醫院文書檔案管理的典型特征，簡要介紹了醫院文書檔案管理的改進措施。

一、醫院文書檔案工作問題

1.文書檔案管理缺乏基礎

判斷醫院文書檔案基礎是否扎實需要從兩個方面出發：一方面為制度及組織保障。現階段大部分醫院為建立一個專門文書檔案管理科，也為設立專業的辦公室及文書檔案管理員，文書檔案管理全部依附于辦公室，導致其工作基礎差。對于專業要求極高的文書檔案而言，上述管理模式欠缺財力、設施、人力投入，從而無法發揮文書檔案管理的重要作用。

另一方面為人才保障。醫院文書檔案管理不是簡單辦公室工作，其對專業知識要求極高，需要熟悉文書檔案管理領域相關知識和法律、辦公能力要求較高，并要求人員具有一定協調溝通能力[3]。然而，由于現階段大部分醫院的文書檔案管理人員年齡較大，具有計算機操作水平低下，且專業知識不足、技術訣竅不足和創新意識不足等缺點。

2.硬件設備落后

大部分醫院均選擇使用不符合要求硬件設備來對文書檔案進行管理。然而，大部分文書檔案管理方法均停留在傳統方法管理中，未引進先進的信息管理應用程序，這意味著歸檔檔案不再滿足工作要求，并導致重大損失。

3.缺乏醫院文書檔案管理意識

由于對大部分醫院未意識到文書檔案管理的重要性，大部分醫院工作人員甚至部門負責人均認為對文書檔案工作認識不足，認為醫院考核的內容主要是經濟，文書檔案工作與醫院考核意義無關，所以將大部分財力及人力均放在了發展較高醫療水平上。嚴重者，認為醫院應該降低文書檔案管理效率。由于部分錯誤觀念，員工在文書檔案管理上消極怠工，也有部分員工因為不認同醫院文書檔案管理現狀而提出了建議。此外，醫院文書檔案管理成本投入有限，因為醫院文書檔案管理需要人員、設備和資金。文書檔案管理不到位不僅對降低成本產生不利影響，而且對醫院正常醫療、科教活動開展也有一定影響。

二、醫院文書檔案管理工作改善方法

1.穩定的管理系統以優化歸檔

醫院辦公室是各類文件中心區域，承擔著文件發送和傳遞的主要責任。各個業務部門是文件重要組成部分，除辦公室傳送文件外，業務部門是文件材料診療的地方。為此，醫院各科室需要與辦公室更緊密地合作，防止數據丟失、遺漏等。建立健全文書檔案管理制度，制定文書檔案登記標準，指定專人負責文件編制工作，優化登記活動，確保程序完全成熟，避免數據丟失和殘存[4]。此外，要加強監管，定期復查、清查，確保收到文件不丟失。

2.辦公自動化管理實施

為避免檔案信息歸檔延誤，醫院應盡早制定建立完整檔案時間表，將檔案目錄存放在計算機中，利用信息化進行檔案管理，優化檔案管理。其次，計算機為文件傳輸和開發提供了一個安全防火墻。此外，還應注意將傳統檔案管理轉變為二次信息管理，充分利用計算機網絡加工文獻，建立多種數據庫，促進醫院檔案管理穩定健康發展。

3.提高文書檔案管理質量

建立科學檔案管理制度和健全檔案管理規章制度，是檔案管理重要前提。加強標準化、流程優化和指導性文件管理，充分規范醫院工作，全面獲取和管理重要文件和資料。醫院文書檔案管理是一項重要工作，包括醫院所有檔案記錄都由工作人員調配，檔案管理員質量要求也相應提高，而且要做到耐心和高度負責。醫院是一項特殊職能一項具體服務，讓所有員工都能各司其職，增加檔案管理人員敬業精神。為在管理決策基礎上論證信息資源服務化管理，負責檔案管理人員為健康、研發等提供重要信息。使醫院在經濟和精神兩手抓。

結語

醫院文書檔案管理工作是一項結合服務、技術、業務為一體的工作，需要全面完善檔案管理制度，嚴格執行文件管理標準，確保檔案完整性，進一步保障檔案開發利用，發揮文書檔案管理潛力。中國科學進一步發展，落后管理方式已不足以滿足相關領域新社會標準和需要，需要我國檔案管理不斷進步。傳統管理主要是一種手動方法，標準化和錯誤率無法得到保證，信息電子技術進一步發展可以提高儀器程序標準化，降低錯誤率。為了做到這一點，文書檔案管理中信息化管理是必不可少，這樣文書檔案管理工作才能更加專業，才能更好地服務于醫院醫療工作。