檔案信息數字化存在問題的探究

陳 瑩

（本溪市檔案館，遼寧 本溪 117000）

一、研究背景

本溪市檔案館始建于1960年8月1日，保存著200多個全宗，館藏檔案302076卷（298491卷35850件），資料23812件。至今，本溪市檔案館共完成數字化掃描5.3萬卷、620多萬頁。檔案文件目錄著錄288萬條，包括照片檔案2.5萬多條，視音頻檔案1.7萬條。經過幾年的努力，檔案信息數字化建設初見成效。雖然取得了一定的成績，但是，與社會信息化發展要求相比，與檔案工作的內在需求相比，檔案信息數字化工作還存在許多亟待解決的問題。

二、館藏檔案數字化工作中存在的問題

1.管理方面的問題

城市檔案管理見證了一個城市的發展，非常珍貴。在檔案數字化過程中，一般都通過外包和自行掃描進行。對于自行掃描，管理的失誤會造成檔案文件的丟失或泄密，會有卷內文件、目錄、備考表裝訂散落，裝訂順序有誤等現象發生。更會出現實體檔案與電子檔案頁碼、內容不能完全對應等多種問題。對于外包，因外包公司以盈利為目的，多為計件工作，因此常會忽視質量，導致錄入的偷工減料，文件不規范，信息內容不全，錯別字多等。

2.技術安全方面的問題

檔案信息在技術安全方面的提升影響著當前數字化管理的發展，無論是硬件、軟件，還是信息的管理，任何方面出現問題，都容易導致檔案信息的缺失、損壞和泄密對檔案信息數字化的建設和管理造成影響[1]。

3.人員方面的問題

檔案數字化需要具備專業技術的人才，無論是對數據庫、局域網、網站、軟件系統、各類專業設備進行維護，還是對檔案數字化系統的科學管理，都需要兼具計算機信息技術和檔案專業人才能更高效運行，才能夠推動并應用好檔案數字化系統的各項功能，確保數字化系統安全、穩定運行。但是檔案數字化是檔案領域的一項新的工作，相應的人才儲備較少，在推進檔案數字化進程中，傳統的檔案已不能完全勝任檔案數字化發展的需要，特別是數字化建設與發展中所需要的復合型管理人才、技術人才匱乏，這成為檔案數字化發展的又一制約。

三、解決對策

1.管理方面

1.1 對于檔案數字化的自行掃描，應加強細節管理，出入庫手續和出入庫信息填寫要做到準確、完善。以保證信息的完整，要做到日期、類別、具件數、頁數等信息相符。檔案拆卷與裝訂也需仔細謹慎。許多檔案因年代久遠，紙張變脆易損，操作人員業務水平不高，敬業心不強，容易出現檔案裝訂、掃描、信息上傳等操作不規范或者錯誤操作。因此應安排專業人員協助，進行監督指導，盡量避免檔案損壞、丟卷、漏頁等失誤。由于部分檔案有保密要求，在檔案的安全管理也須注意，可采取簽訂保密協議等措施，嚴禁工作人員攜帶U盤等儲存設備進入掃描工作間，如需網絡也應在獨立的局域網內操作，防止網絡安全隱患。

1.2 對于檔案信息化的外包，要完善對外包監管的規章制度和工作制度，依據檔案管理的相關規范和標準，強化對外包公司服務的監管。要求外包公司的操作人員進行技能和保密方面的培訓；要求崗位固定，分工明確，責任落實。檔案數字化工作的工作量較大，程序復雜，不能一蹴而就，因此在推進的過程中應分步組織實施，結合本單位實際制訂檔案數字化的流程及方案。

1.3 檔案信息化檢查掃描完成的案卷必須及時檢查，檢查掃描的影像數據與對應的目錄數據掛接是否準確，是否有缺掃漏掃或者重復掃描，是否存在掃描的完整度與清晰度等問題，如出現問題應及時與外包單位或操作人員溝通，指導改正，確保信息數字化質量。數字化檢查工作可分為抽檢和全部檢查。全部檢查雖然更加耗時耗力，但可保證了掃描檔案的質量，因此在條件允許的情況下，應盡量進行全部檢查以便更好地為之后的數字化管理奠定基礎[2]。

2.技術安全方面

加大投入，完善各類硬件設施、設備，改善檔案數字化信息的保管設施設備和保管環境。并且應定期對設備進行管理維護，應保障存儲設備的安全，專機專用。按照檔案管理的相關要求和標準及時做好數據的備份。在檔案數字化過程中應同步加強數字化管理，通過身份驗證、網絡防火墻等。不同的形式進行安全的防護，才能多措并舉，真正形成安全系統，在各種安全保障的范圍內進行安全工作的發展。同時，備份工作也是非常重要的，在檔案被損毀之后，能快速地啟動備份檔案，這是非常關鍵的步驟。只有保障檔案的完整性，才能確保檔案管理工作順利開展和實施。

3.人員方面

人才問題是關系檔案館數字化建設的關鍵。對于培養既有檔案專業知識又具有計算機知識的復合型人才，聯合培養是解決人才緊缺問題的一個便捷途徑：一是充分利用當地教育和科技資源，對在現代的檔案館工作的人員進行必要的管理和培訓；二是積極在引進人才上下功夫，吸引良好的檔案管理信息化人才，才能促進檔案管理工作持續并且長久發展；三是在高?？蒲辛α可舷鹿Ψ颍嬲亟鉀Q現代信息技術在檔案館檔案管理中心的需求，解決現有問題的基礎上進行知識的更新換代，為檔案館的長遠發展奠定基礎。

結語

檔案數字化是一個相當龐大工程，它需要各方面的協調與合作。在數字化過程中還存在很多問題，這需要檔案部門在整合內部資源，有序推進的同時，還要積極爭取外部協助，尋求資金、技術、人員等各方面支持，這樣才能更有效推進檔案的數字化進程，并為將來的檔案數字化管理奠定更好的基礎。