運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理加速事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

黃飛雁

（衡陽市藥品不良反應(yīng)監(jiān)測(cè)中心，湖南 衡陽 421000）

在發(fā)展過程中，相關(guān)部門沒有協(xié)調(diào)好傳統(tǒng)檔案管理工作與檔案信息化建設(shè)工作之間的相互關(guān)系，沒有切實(shí)認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)管理的重要性，從而導(dǎo)致在發(fā)展過程中，檔案信息化建設(shè)工作越做越差，時(shí)間越長(zhǎng)，付出的代價(jià)越高。這種情況既不利于事業(yè)單位檔案管理體系的運(yùn)行，也不利于信息技術(shù)部門展開檔案信息化建設(shè)工作，使新時(shí)代檔案管理工作陷入被動(dòng)局面。想要利用計(jì)算機(jī)管理方法做好檔案信息化建設(shè)工作，要將信息化技術(shù)手段融入檔案管理工作中，做好檔案信息化建設(shè)工作必須處理新型檔案管理方法和傳統(tǒng)檔案管理方法的沖突。就現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理發(fā)展來看，我們要擺脫過去被動(dòng)的局面，發(fā)現(xiàn)目前檔案管理的問題，投入更多的人力物力來建立科學(xué)的檔案管理制度。用新模式、新方法、新制度來解決問題。分析存在的問題并不斷推陳出新，用創(chuàng)新引領(lǐng)檔案工作，將計(jì)算機(jī)管理融入檔案管理工作中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理加速事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，才能切實(shí)做好檔案信息化建設(shè)工作，奠定檔案管理工作的開展基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息化建設(shè)工作不規(guī)范

當(dāng)前我國(guó)依舊面臨著信息化技術(shù)沒有全面應(yīng)用的局面，計(jì)算機(jī)管理方法在落實(shí)中存在較大的問題，員工適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)計(jì)算機(jī)管理方法認(rèn)識(shí)不足。事業(yè)單位檔案信息化管理工作面臨這些難題，首先要改變當(dāng)前工作中的陋習(xí)，改變對(duì)計(jì)算機(jī)管理方法的認(rèn)識(shí)，加大工作人員培養(yǎng)力度；對(duì)于在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理方法出現(xiàn)的問題，要及時(shí)存檔記錄，做好檔案信息化建設(shè)工作的更新和補(bǔ)充，為將來的檔案管理工作對(duì)比，提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。通過檔案的數(shù)據(jù)，能夠更加清晰地了解到當(dāng)下信息化建設(shè)存在的問題。

2.計(jì)算機(jī)管理機(jī)制不夠完善

檔案信息化建設(shè)問題已成為長(zhǎng)期困擾我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要因素，要想徹底改變當(dāng)下檔案管理工作的難題。需要進(jìn)一步完善計(jì)算機(jī)管理機(jī)制，單單做到登記備案工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的要求，不能徹底解困境，為此，我們必須建設(shè)相應(yīng)的管理機(jī)制，制定科學(xué)的信息化檔案管理體系，保障檔案管理工作在時(shí)代背景下取得更高層面的發(fā)展，有明確的目標(biāo)性和行為規(guī)范指導(dǎo)。只有制定科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理體系，才能更加高效地完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)。

3.信息技術(shù)利用程度低

以往開展的檔案管理工作，大多數(shù)不能按照信息化建設(shè)范化的要求，沒有形成完整的電子檔案，信息化檔案不完善，無法保障在單位檔案工作中發(fā)揮最大的效益。信息利用程度低，源于沒有全面挖掘信息技術(shù)手段的利用價(jià)值，對(duì)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)來說，信息技術(shù)手段可以為檔案信息化建設(shè)提供管理方法和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，信息技術(shù)的利用水平可以作為衡量檔案信息化建設(shè)工作是否符合現(xiàn)代化的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)里面隱藏著非常重要的檔案管理價(jià)值，在將來的工作中，要進(jìn)一步領(lǐng)悟信息技術(shù)的管理方法，提高信息化技術(shù)水平的利用程度，更好地促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。

二、運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理加速事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體方法

1.提高計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要落實(shí)在每個(gè)應(yīng)用環(huán)節(jié)，所以工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要注重信息手段的使用意識(shí)，意識(shí)形態(tài)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的工作質(zhì)量。對(duì)相應(yīng)的管理人才，信息技術(shù)部門要加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，加速檔案管理的認(rèn)知，保質(zhì)保量地完成事業(yè)單位檔案管理工作。

2.健全科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理體系

事業(yè)單位要總結(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理體系中的漏洞和限制發(fā)展的因素，結(jié)合當(dāng)下的工作現(xiàn)狀進(jìn)行整理和歸納，制定出符合企業(yè)發(fā)展的計(jì)算機(jī)管理體系，將完善的地方補(bǔ)充到下一階段信息化檔案建設(shè)工作體系中，通過不斷的工作實(shí)踐，不斷健全計(jì)算機(jī)檔案管理體系，制定出符合單位實(shí)際情況的管理制度，完善科學(xué)的管理機(jī)制，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)工作。

3.豐富檔案管理手段

隨著信息技術(shù)發(fā)展水平日益提高，越來越多的高科技信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)，在事業(yè)單位檔案管理工作領(lǐng)域，進(jìn)一步提高信息化檔案建設(shè)進(jìn)程，需要在日常的工作中應(yīng)用多樣化的信息管理技術(shù)，最大限度地提高工作質(zhì)量和工作強(qiáng)度，簡(jiǎn)化煩瑣的工作流程，進(jìn)行檔案資源的整合；通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的重要價(jià)值，產(chǎn)生更多的應(yīng)用效力。

結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，做好信息化檔案建設(shè)工作勢(shì)在必行，而計(jì)算機(jī)管理和利用是檔案信息化建設(shè)工作的先行軍，在新的發(fā)展時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理部門要盡快地融入信息化建設(shè)的偉大事業(yè)中，推陳出新，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的短板，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理為代表的多種信息技術(shù)手段，做好檔案信息化建設(shè)工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理加速事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，搭建檔案信息化平臺(tái)，奠定堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。