智能移動辦公在企業(yè)經營管理中的應用分析

宋偉強，鄧惠紅

（1.啟迪（柳州）數字教育有限公司，廣西 柳州 545000；2.廣西科技大學啟迪數字學院，廣西 柳州 545006；3.廣西柳州市婦幼保健院，廣西 柳州 545001）

今年的疫情帶來很多思考，站在企業(yè)經營管理中，在復雜紛呈、異常激勵的競爭中生存發(fā)展是企業(yè)面臨的重要命題。形成良好的智能移動辦公習慣，對企業(yè)經營管理積極意義不可置疑。

1 辦公的目的

辦公的目的是讓組織的意圖得到有效實施，從而確保企業(yè)的生產經營順利開展。因而辦公的有效實施對企業(yè)生產經營中意義重大。智能移動辦公的意義，在于打破時間和空間的限制，以企業(yè)信息化的形式，對各方需求實現快速響應及協(xié)同，提高工作效率，降低運營成本，整體提升企業(yè)運營能力，促進企業(yè)發(fā)展。

2 什么是移動辦公

移動辦公，也可稱為“3A辦公”，即辦公人員可在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業(yè)務相關的任何事情（Anything）。

移動辦公是繼電腦無紙化辦公、互聯(lián)網遠程辦公之后的一種新型辦公模式，是企業(yè)和政府信息化建設的重要組成部分[1]。這種辦公模式利用移動智能終端的信息化軟件，建立智能終端與辦公管理平臺一體的企業(yè)軟件應用系統(tǒng)，借助移動智能終端通信的便利性，擺脫時間和場所局限，能夠隨時處理待辦事宜、減少加班處理公文時間、避免因出差等原因不能及時審批等事宜，有利于提高管理效率，推動效益增長，對于突發(fā)性事件的處理、應急性事件的部署有極為重要的意義[2]。

3 智能移動辦公的發(fā)展

移動辦公最早主要有電話會議、電話電視會議，特別是OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展和完善，大大促進移動辦公的發(fā)展，隨著智能手機的強勁發(fā)展，融合人工智能技術，移動辦公智能化，除了OA辦公系統(tǒng)手機端的實現外，阿里、百度、騰訊、華為等的努力，使得智能移動辦公出現百花齊放的繁榮局面。2012年～2018年，我國智能移動辦公市場規(guī)模保持30%以上的速度快速增長[3]。

近幾年來，智能移動辦公需求持續(xù)增長。據統(tǒng)計，2018年中國智能移動辦公市場規(guī)模在234億元左右，同比增長20.8%。預計2019年～2024年復合增長率為12.4%[4]。

特別是新冠疫情的原因，智能移動辦公系統(tǒng)得到迅速推廣及應用。2020年2月5日，阿里“釘釘”首次超過社交軟件微信，下載榜第一。2020年3月10日，“釘釘終于承受不住大家沉重的愛，崩了”。釘釘官宣布：“今日是春節(jié)假期后開工第一天，超過1000萬家企業(yè)組織使用釘釘在家辦公、在線辦公，釘釘視頻會議成為開工會議的首選。”中國智能移動辦公迎來新時代，2億人在家辦公，協(xié)同辦公，遠程視頻會議，迅速成為剛需。

“學習強國”學習平臺，是最好的例子，隨時隨地創(chuàng)建學習型黨組織，打破傳統(tǒng)的學習模式，集視頻、文字、聲音、圖像于一體，既有理論學習，又有時事學習等等，還可以在線考試積分，利于各行各業(yè)的黨員利用一切可以利用的時間堅持學習。提供免費閱讀的期刊、古籍、公開課、歌曲、戲曲、電影、圖書等資料大大豐富了人們學習的內容和思想內涵。還有“強國視頻會議”、學習報表等等功能。無疑，黨組織利用好“學習強國”平臺將大大促進單位的黨建工作建設，進一步服務好企業(yè)經營發(fā)展工作。中國5大移動辦公軟件

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華為官宣：“華為云WeLink吸取華為數字化辦公實踐，融合消息，郵件，會議、音視頻，小程序等服務，打造新一代智能辦公云服務平臺，高效連接企業(yè)的團隊、知識、loT，提升企業(yè)競爭力，助力企業(yè)數字化轉型高效聯(lián)接、智能辦公、開放生態(tài)、安全防護。”。

4 智能移動辦公的優(yōu)勢與劣勢

此前，智能移動辦公遲遲沒有得到廣泛推廣使用，無疑在對其有效性的擔憂，認為沒有現場辦公的有效溝通及可控，最終導致結果的不可控。下面對其優(yōu)勢和劣勢進行分析。

智能移動辦公的優(yōu)勢與劣勢分析表

5 如何讓智能移動辦公更好服務經營管理

因于本次新冠疫情的原因，大量組織使用移動辦公、網絡教學等智能工具，使得智能移動辦公深入人心。社會發(fā)展和趨勢發(fā)出明確信號，智能移動辦公的必然性和強烈需求，推廣智能移動辦公是企業(yè)發(fā)展的內在要求。科技信息技術發(fā)展，更多企業(yè)轉向數字化實踐。智能移動辦公載體提供員工管理、任務管理、業(yè)務管理、辦公管理、通訊、協(xié)同文檔、視頻會議等集大成及工具，靈活有效運用，大大促進經營管理上新臺階，增強競爭力。

5.1 從企業(yè)管理者開始實施

移動辦公出現了幾十年，一直沒有得到足夠重視、充足的應用和廣泛使用，主要是基于管理者們對傳統(tǒng)辦公的依靠和移動辦公有效性等認可不高。目前，很多企業(yè)認識到智能移動辦公及時讓決策者掌握全面準確的企業(yè)內部情況，提高決策效能，讓管理更加有效。

（1）智能移動辦公能夠讓企業(yè)管理者快速全面掌控整體及時有效的系統(tǒng)信息，及時作出管控反應。將適合移動辦公的業(yè)務梳理出來，通過系統(tǒng)完美實現企業(yè)管理的效能化，是企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的關鍵路徑。

（2）智能移動辦公實現企業(yè)管理的智能化，提高運作效率，提升經營管理的規(guī)范性，提高核心競爭力。智能化管理可以讓企業(yè)經驗、問題、方法、知識等有效管理，有效傳播、共享、利用，產生共鳴、反思，促使員工采取更合適的方法措施，規(guī)避同樣錯誤，減少不必要的重復工作。

企業(yè)管理者充分認識到智能移動辦公的重要作用和意義，通過自上而下的推廣使用智能移動辦公，產生良好作用，實現企業(yè)良性發(fā)展。

5.2 打造善于高效、協(xié)同的辦公人員

同樣，讓員工充分認識到智能移動辦公的重要作用和意義，才能提高員工推行和使用智能移動辦公的積極性。解決人與人之間的協(xié)同技術的發(fā)展、網絡的普及、信息的加速流通，人與人之間信息交換的頻率越來越高，對于協(xié)同和交換的需求比以往更加強烈。團隊內部交換文件、共同創(chuàng)作、協(xié)同編輯的情況也越來越常態(tài)化，這樣才能使效率最大化[5]。

移動辦公需要員工對自我有較強的控制能力、工作能力及溝通協(xié)作能力。而移動辦公對全員及時有效協(xié)同的效率遠遠高于傳統(tǒng)辦公。此外，員工對公司信息共享的需求，使得企業(yè)信息更透明，便于員工掌握了解，并作出更有利于公司的決策。

5.3 營造移動辦公的良好企業(yè)文化及氛圍

將智能移動辦公作為企業(yè)文化的重要組成部分，增強員工向心力，追求高效、協(xié)同、卓越是企業(yè)永恒的主題。鼓勵員工積極利用科技創(chuàng)新成果推動企業(yè)提升效率，展現公司時代意識，對外提升多邊合作的高效溝通及業(yè)務的快速協(xié)同，對內促進更開放、高效、低成本的辦公效應，形成高度協(xié)同發(fā)展新模式，實現企業(yè)良好發(fā)展。

5.4 適當鼓勵智能移動遠程辦公，給企業(yè)注入新活力

日常辦公中，給人員選擇，如一周當中選擇1天～2天遠程辦公。其意義有著多樣性，如增強員工的積極性和自主性，從而增強企業(yè)的靈活性和多樣性，實現創(chuàng)新性。從自上而下到自下而上的轉換，發(fā)揮人員能動性，實現員工心往一處想、勁往一處使，企業(yè)智能移動辦公一體化、全員參與的局面。于勝泳（隨辦創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官）預測未來5年～10年中，主流辦公模式將是在家辦公，這也是隨辦未來發(fā)展的愿景，大家不必前往公司，而是通過隨辦平臺，借助可穿戴設備等智能硬件進行遠距離的溝通協(xié)作，保證隨時隨地響應，跨越距離的障礙，達到甚至超越面對面的工作效果[6]。

5.5 通過移動辦公進一步增強協(xié)企業(yè)內部協(xié)同能力

把溝通交流的活留給華為、騰訊、阿里、飛書等系統(tǒng)，企業(yè)只需充分利用和提升各類辦公應用，有效運用管控功能、文檔管理、流程靈活處理、組織結構合理、項目管理科學、客戶管理系統(tǒng)、報表統(tǒng)計全面及時、數據分析有效，從而實現企業(yè)內部的最大協(xié)同。

該周報通過文檔協(xié)同表格，迅速實現公司一周項目匯總及透明化辦公，同時需要協(xié)同的事項，各方意見及需求一目了偶然，有效提升辦公效率和成果。

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5.6 通過移動辦公了解員工思想動態(tài)

及時了解和掌握員工的思想狀態(tài)、動態(tài)，保證員工以良好的狀態(tài)進入工作狀態(tài)，減少企業(yè)在生產經營中發(fā)生不可控、甚至人為的安全事件。比如通過工會活動或措施，鼓勵員工每周通過智能辦公系統(tǒng)分享1個～2個個人或家庭的生活片段等方式，從而了解到員工的生活狀態(tài)等方式，達到更充分了解和掌握員工狀態(tài)的目的。對家庭或者個人出現思想狀態(tài)的員工，單位有關人員應及時疏導，起到有效規(guī)避因員工思想問題導致的不穩(wěn)定因素，為企業(yè)長治久安發(fā)展保駕護航。

6 結語

近年來，智能移動辦公技術不斷提高，其功能更加完善、多樣豐富，系統(tǒng)穩(wěn)定安全，辦公更開放更便捷，大大提高辦公效率。另一方面，其更符合綠色高效的時代發(fā)展潮流，節(jié)約時間，減少成本。充分發(fā)揮其優(yōu)勢，利用5G網絡萬物互聯(lián)優(yōu)勢，最大可能實現智能遠程辦公，讓企業(yè)管理更明確、方便、可控，向管理要效益，從根本上提升企業(yè)競爭力，讓企業(yè)健康發(fā)展。