技術創新引領有色金屬企業檔案工作提質增效

靳張鋁， 劉廉波， 毛亞雄

（憶備縮微科技（北京）有限公司，北京 亦莊 100176）

當前有色金屬行業具有規模以上企業已實現收入達4.5 萬億，從企業發展看，不管是央企還是地方國有企業以及民營企業，都在通過聚焦主業、優化布局、提升管理、強化國際合作等舉措，來提升全球競爭力，已成為推動世界有色金屬工業發展不可忽視的力量。

創新引領，日益成為企業、行業的共識與自覺行動。企業科技投入力度加大，著力提質增效，踐行綠色發展，已成為企業快速發展的潮流。多年以來，信息技術應用，使有色金屬行業企業生產、管理發生了巨大的變革，這也為企業檔案工作創新也迎來了最好的發展機遇，采用新技術，改變企業檔案傳統管理模式，可以有效地實現企業提升管理效率、節約管理資源、達到直接為企業降低費用、增加企業效益的目的。

1 企業檔案管理現狀分析

有色金屬企業館藏技術檔案占主要部分，圖紙在技術檔案中又占很大的比例， 檔案資源涵蓋企業歷史沿革的記載、技術成果的真實記錄，為企業生產、經營、管理、重復利用、預測發展趨勢、輔助決策和學習總結經驗等方面起到重要作用，是企業核心信息資源。知識和信息是企業重要的資產組成部分，在現代企業的可持續發展中起到關鍵作用，且成爆炸式增長的趨勢，因此需要永久保存這些重要成果。。多年以來，隨著計算機繪圖，計算機輔助設計OA 在企業的應用，歸檔原件已經從紙質檔案成了電子檔案，但是為了數據安全，還沿用打印出版至紙媒介上，作為電子文件的離線異質備份進行長久存儲，以此方式來保證電子檔案的永久安全。紙質備份歸檔材料占用檔案存儲空間大，管理成本高，效率低，工作人員勞動強度大，由此給企業的發展帶來沉重的負擔。

2 數字縮微技術特征

數字縮微技術是采用數字縮微成套設備，將歸檔電子文件批量化記錄到縮微膠片上的技術。由于縮微膠片與紙質媒介都是備份件，作為電子檔案異質備份，可與紙質媒介具有相同的作用。記錄在膠片上的信息與記錄到紙媒介相比，具有體積小、密度高、壽命長等優勢，可實現數字檔案館無紙化庫房管理的實施目標。

2.1 數字縮微的特點及優勢

2.1.1 存儲容量大、密度高

歸檔電子文件已圖像文件形式縮小影像記錄在縮微膠片上，國家檔案相關標準規定的縮率為30倍、21倍、15倍 按其面積計算，普通縮小比率的縮小影像是原件面積的1/900、1/441和1/225， 縮微品的存儲容量同目前光盤的信息存儲容量相近似。一個館藏幾萬卷的庫房檔案，縮微后只要一至兩節檔案柜就可以存放。

2.2.2 記錄效果好，壽命長

歷史已經證明膠片可保存近百年，現在滌綸片的預期壽命可在500 年以上。即使在使用中損傷膠片如劃痕、斷裂等，也只是損失有限的畫幅，大部分信息不受影響。這是現代磁介質數字產品無法替代的。用在電子檔案離線異質備份安全性高。縮微技術有完整的國際國內標準，不僅能保證制作的質量，也給廣泛應用帶來方便。

2.2.3 易于還原拷貝和多功能使用

縮微膠片上的影像可方便地進行拷貝、可以復制多盤，利用膠片數字化設備可以快速將縮微膠片中的影像還原成為電子檔案，再進行數字檔案館的數據資源恢復、打印到紙媒介閱讀，數據復制光盤，與現代技術相結合，形成一個兼容并存、介質互換，具有存取、保存、聯網、閱讀、檢索、利用和傳輸的功能，滿足檔案管理創新工作的全部需求。加流程圖。

2.2.4 法律憑證作用

數字縮微技術是以影像形式記錄的，無法進行更改。因此，按一定標準拍攝的縮微膠片具有法律憑證作用。1990 年11 月，國家檔案局發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，其中第

2.2.5 縮小保存空間

企業業務的不斷增長，必然帶來歸檔資源的增長，繼續沿用傳統管理模式，給檔案管理和利用帶來越來越多的困難。若將這些以紙張為載體的信息制成縮微品， 這樣就可以使保存空間節省85-98%。以35mm 卷式膠片為例，每卷長度為30M 計算，可以記錄約1 萬頁A4 原件，其重約 5 噸、體積為6 立方米的100 萬頁21 條規定:" 各級種類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件，具有與檔案原件同等的效力。" 這就為檔案原件的再生性保護提供了法律依據。的紙質檔案，制作成縮微膠片的總重量只有18 公斤，體積僅為0.01 立方米，是紙質檔案體積約為1/1000。這樣不僅節省了保存空間，也節省了信息保存和管理的經費。

2.2.6 安全級別高

縮微品作為電子檔案離線異質備份的模式，安全性能高，不受電磁信號干擾破化，不拍計算機病毒的侵擾，可拷貝雙份異地存儲，也是異地備份成本最低的選擇方式。

2.2.7 便于長期保存

片基銀鹽縮微膠片制成的縮微品，在合理的沖洗和保管條件下，可進行長期保存。 老化實驗測試證明，由安全片基銀鹽縮微膠片制成的縮微品可以保存800 年以上。對那些不易長期保存的檔案、圖紙和資料等原件上的信息，可以數字化以后，利用數字縮微設備記錄至縮微膠片上，就可以長期保存下去。

3 構建數字化檔案館無紙化檔案庫房技術創新實現方法

企業檔案部門接收電子檔案時，按照行業規定批量轉換成歸檔電子文件格式，（PDF、JPG、TIFF），上傳到檔案信息化系統相應的目錄下，在數據庫中創建關聯信息。同時將歸檔格式的文件使用COM 機【（Computer-Output Microfilm) 計算機信息輸出至縮微膠片設備】將電子文件曝光到膠片上，再使用膠片沖洗機完成顯影、定影、沖洗烘干等工藝，完成批量化的電子檔案縮微品備份，進行長期保存，一旦信息系統中電子文件與磁介質電子檔案備份同時損壞時，可以將縮微品利用縮微膠片數字化設備快速還原成為電子檔案。如圖1。

圖1 采用數字縮微技術的電子檔案離線異質備份制作與恢復工作流程

對于企業信息化工作普及以前的紙質檔案，可以通過數字化加工完成數字檔案的收集，工作流程如圖2。

圖2 紙質資料數字化（數字檔案）的離線異質備份制作與恢復工作流程

4 企業數字檔案館無紙化庫房管理模式

圖3 企業檔案部門收集保存管理模式轉變模型

5 數字檔案館無紙化庫房管理模式政策依據

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出：“持續推進數字檔案館建設。積極響應數字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作深度融合”；同時提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制( 即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制( 即不再生成紙質檔案) 管理試點；……加強電子檔案長期保存技術研究與應用”。顯然，單套、單軌制的提出，意味著國家積極推動檔案管理模式的創新，和推動檔案管理要無紙化庫房管理模式的決心，為企業落實這一目標，提供了有利的政策支持，數字縮微技術應用，對電子檔案永久保存進行技術創新， 是當前唯一行之有效的技術解決方案，良好的政策環境，給廣大檔案管理工作者提供了開展創新管理應用的機遇。

6 技術保證條件

6.1 國產化制作縮微品與恢復電子文件的數字縮微成套設備

圖4 國產化數字縮微品制作與電子文件恢復工作的成套設備

6.2 企業檔案管理具體技術實施方案

憶備縮微科技（北京）有限公司是國產化數字縮微成套設備廠商，在該技術領域默默耕耘十多年，為勘察設計行業、政府機關等單位開展了多個數字縮微技術應用，其構建的數字檔案館的離線異質備份的應用實例，對于無論是需要永久保存的基建電子檔案，還是政府機關的重要文件，利用數字縮微高新技術，改變傳統檔案管理模式，都起到了引領和示范良好的應用效果。