如何做好國(guó)企辦公室秘書工作

文｜秦海旭

站在新的歷史起點(diǎn)，國(guó)有企業(yè)需要結(jié)合自身特征自覺(jué)踐行社會(huì)主義，為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步助力。在這樣的背景下，國(guó)企秘書同樣面對(duì)新挑戰(zhàn)，為了提升工作質(zhì)量，將秘書紐帶作用積極發(fā)揮，秘書人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)需求，將自身職業(yè)能力提升，在本職崗位上大放光彩，保證有所作為。基于此，本文探討如何優(yōu)質(zhì)、高效完成秘書工作，以供借鑒和參考。

一、國(guó)企秘書工作特點(diǎn)

結(jié)合現(xiàn)實(shí)可知，國(guó)企辦公室秘書極為重要，涉及的工作內(nèi)容全面，一位秘書負(fù)責(zé)多項(xiàng)工作比較常見(jiàn)，服務(wù)于多位領(lǐng)導(dǎo)，工作內(nèi)容煩瑣、復(fù)雜，工作橫跨辦文、辦會(huì)等眾多領(lǐng)域，秘書工作不僅呈現(xiàn)全局性，同時(shí)還伴有綜合性、高頻性等特點(diǎn)。綜上可以看出，秘書人員修養(yǎng)要求以及標(biāo)準(zhǔn)較高，在實(shí)際工作中，秘書需要應(yīng)對(duì)各類工作，既要具備統(tǒng)籌能力，又要隨機(jī)應(yīng)變，發(fā)揮銜接、紐帶作用，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。研究發(fā)現(xiàn)，高站位寬視野至關(guān)重要，是國(guó)企秘書必備能力，“在狀態(tài)有激情”工作的同時(shí)，對(duì)自己高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，可以適應(yīng)快節(jié)奏，敢創(chuàng)新有底線，助力各項(xiàng)工作的推進(jìn)。基于此，針對(duì)秘書人員素質(zhì)不過(guò)硬的困境，需要結(jié)合實(shí)際，綜合施策，促使人員素質(zhì)提升，做好本職工作。

二、秘書工作中的問(wèn)題

現(xiàn)實(shí)工作中，秘書工作問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下層面：第一，步子跟不緊。具體是跟不緊形勢(shì)發(fā)展，作為國(guó)企辦公室秘書，卻對(duì)政策極不敏感，對(duì)政策的認(rèn)知比較片面，對(duì)形勢(shì)變化不敏感，對(duì)事物和政策的感悟，經(jīng)常停留在表面，向下細(xì)分則看不清，經(jīng)常處于云里霧里狀態(tài)。另外，步子跟不緊還體現(xiàn)在達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)要求，現(xiàn)實(shí)中很多業(yè)務(wù)工作，還只是依靠OA 系統(tǒng)和電子郵件等，按章辦事的僵硬感突出，沒(méi)有融入業(yè)務(wù)需求和情感，主動(dòng)思考問(wèn)題，導(dǎo)致秘書工作不到位。第二，基礎(chǔ)不扎實(shí)。這里指的基礎(chǔ)是指認(rèn)知基礎(chǔ)，對(duì)規(guī)定、辦法等，理解不夠深入，知行難以合一，只是走馬觀花，不能有效指導(dǎo)秘書工作。

三、做好秘書工作的路徑

（一）認(rèn)清秘書工作本質(zhì)，提高秘書工作能力

秘書工作綜合性較強(qiáng)且本身煩瑣細(xì)膩，要求從事秘書工作的人員，必須擺正自己的心態(tài)，有一個(gè)積極樂(lè)觀的態(tài)度，同時(shí)要有良好素養(yǎng)作為保障，除此之外，還要具備過(guò)硬技能。一名優(yōu)秀的秘書人員必須具備以下的專業(yè)技能，才能在今后的工作崗位上游刃有余。

較強(qiáng)的文字功底。無(wú)論在什么樣的企業(yè)中從事秘書工作，對(duì)于秘書人員來(lái)說(shuō)，文章撰寫能力是基本能力，文字撰寫和處理在秘書工作中占據(jù)比例較大。想要出色完成領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)，扎實(shí)的文字功底是可靠保障，現(xiàn)實(shí)工作中，不僅要對(duì)修辭和邏輯嚴(yán)格要求，還要掌握寫作要求以及公文寫作規(guī)律。在工作中，為了強(qiáng)化這方面的技能，需要加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，利用時(shí)間多熟練各類公文的特點(diǎn)，靈活運(yùn)用表達(dá)技巧，不斷提高寫作水平。同時(shí)還要注意與時(shí)俱進(jìn)，多學(xué)習(xí)黨的政策和留心社會(huì)的發(fā)展變化，加強(qiáng)培養(yǎng)凝練文字的綜合能力。

較好的組織能力。新時(shí)代對(duì)秘書人員有了更高的要求，現(xiàn)代的秘書人員，要求和標(biāo)準(zhǔn)不斷升級(jí)，涉及工作范圍廣，各項(xiàng)內(nèi)容都要有涉獵，并不是單純守在辦公室，或者是整天伏案看文件，“文牘”型人才標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代秘書的崗位要求，在現(xiàn)代企業(yè)中，秘書需要有管理的天賦，懂得如何管理組織和人員，管理能力具備的人才，更加受企業(yè)的認(rèn)可。基于此，秘書人員需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，提高自身的組織能力。擴(kuò)展辦事的渠道，想方設(shè)法提高辦事的效率與水平，多參加實(shí)踐活動(dòng)，不要一味地紙上談兵，尋找機(jī)會(huì)豐富閱歷和增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)。

靈敏的應(yīng)變能力。要時(shí)刻注意事態(tài)的變化發(fā)展，對(duì)人或事都要保持冷靜和敏感，一定要客觀、全面地看待問(wèn)題。當(dāng)事態(tài)發(fā)展變化時(shí)，第一時(shí)間做出反應(yīng)，權(quán)衡利弊，審時(shí)度勢(shì)，隨機(jī)應(yīng)變。

廣泛的交際能力。當(dāng)前社會(huì)，一個(gè)人的交際能力已經(jīng)被看得越來(lái)越重要，社會(huì)交往已成為現(xiàn)如今社會(huì)各階層熱門活動(dòng)。研究發(fā)現(xiàn)，這項(xiàng)能力也是秘書人員需要擅長(zhǎng)的，對(duì)秘書工作高質(zhì)量開(kāi)展尤為重要。主要體現(xiàn)在以下層面：首先，交際能力的增強(qiáng)，可以幫助秘書人員開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)。面對(duì)社會(huì)上各種復(fù)雜的群體，可以做到博采眾長(zhǎng)，從而豐富自己。有了良好的知識(shí)積累和豐富的生活閱歷，才能夠形成智慧，更好發(fā)揮參謀助手作用。其次，面對(duì)復(fù)雜的社交圈，交際是辦事的手段。秘書人員工作特殊，想要辦理公務(wù)，必然要與各類人打交道，如果想要公事公辦，那必須經(jīng)過(guò)層層環(huán)節(jié)，花費(fèi)一定的時(shí)間才能達(dá)成。但通過(guò)交際可以改善困境，幫助選取捷徑，從源頭將辦事的阻力減小，克服障礙，從而提高辦事效率。

（二）強(qiáng)化六種意識(shí)，發(fā)揮秘書主觀能動(dòng)性

新時(shí)期，作為國(guó)企秘書，意識(shí)的強(qiáng)化至關(guān)重要，需要積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)，在工作中，帶頭學(xué)習(xí)好黨的會(huì)議精神，為了體現(xiàn)秘書工作價(jià)值，應(yīng)該牢固樹(shù)立“六種意識(shí)”，不斷提高工作水平。

一是學(xué)習(xí)意識(shí)。在當(dāng)今社會(huì)，事物更新較快，始終處于變化發(fā)展中，新問(wèn)題新事物應(yīng)接不暇。作為秘書工作人員，危機(jī)感應(yīng)該時(shí)刻保留，防范自己本領(lǐng)不夠，堅(jiān)持一種時(shí)不我待的精神，想方設(shè)法增強(qiáng)本領(lǐng)，在實(shí)際工作中，廣泛涉獵地學(xué)，力求成為綜合型人才。

二是服務(wù)意識(shí)。現(xiàn)實(shí)工作中，秘書職責(zé)主要集中在服務(wù)上，實(shí)踐表明，只有服務(wù)意識(shí)強(qiáng)化，才能做出優(yōu)異成績(jī)，不僅貼合領(lǐng)導(dǎo)需求，也能讓群眾滿意。具體措施是：首先，主動(dòng)適應(yīng)各種變化，做好全方位服務(wù)保障，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求，增加技能，提高服務(wù)質(zhì)量。其次，正確處理好關(guān)系，強(qiáng)化服務(wù)效果，避免矛盾的發(fā)生，做好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾的統(tǒng)籌工作。需要注意的是，三者相互聯(lián)系，實(shí)際工作上不可偏廢。

三是責(zé)任意識(shí)。作為國(guó)企秘書，需要發(fā)揮平衡左右作用，在組織中承上啟下，扮演好溝通內(nèi)外的角色，明確自身責(zé)任，在各種組織活動(dòng)中輔助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮作用。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，參謀輔助是秘書工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容，秘書在參展過(guò)程中，作為決策輔助人員，應(yīng)做到以下三點(diǎn)，以確保輔助作用的正常發(fā)揮和決策程序的合理運(yùn)行。第一，擺正“輔助”的位置。第二，遵循科學(xué)的決策程序。第三，在輔助決策的過(guò)程中注意做好機(jī)要保密工作。無(wú)論哪項(xiàng)工作，在執(zhí)行之前，都要先向領(lǐng)導(dǎo)審批，切勿擅自決定。基于這樣的前提，秘書人員要提醒自己，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，只有這樣，才能確保工作順暢，發(fā)揮秘書輔助職能。

四是奉獻(xiàn)意識(shí)。秘書工作比較繁重，屬于“重、苦、雜、難”，尤其是國(guó)企秘書，加班加點(diǎn)早已成為常態(tài)。面對(duì)這樣的情況，一種平靜的心態(tài)比任何技能都更重要，與此同時(shí)，牢固樹(shù)立奉獻(xiàn)精神，正確認(rèn)識(shí)苦與樂(lè)，對(duì)工作抱有陽(yáng)光的心態(tài)，科學(xué)看待得與失的關(guān)系，將無(wú)私奉獻(xiàn)、愛(ài)崗敬業(yè)作為基本點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上開(kāi)展工作，在奉獻(xiàn)中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

五是紀(jì)律意識(shí)。秘書不僅代表的是自己，更是企業(yè)以及領(lǐng)導(dǎo)的形象，在任何的組織中，作為秘書人員，都應(yīng)端正個(gè)人作風(fēng)，這是秘書基本素養(yǎng)，不容忽視。在工作中，應(yīng)該自覺(jué)嚴(yán)格地遵守條例和各項(xiàng)制度，強(qiáng)化自身紀(jì)律意識(shí)。在現(xiàn)實(shí)工作中，秘書人員要認(rèn)識(shí)到將紀(jì)律作為準(zhǔn)繩的可靠性，始終做到知敬畏，習(xí)慣在受監(jiān)督的工作環(huán)境中，出色完成各項(xiàng)任務(wù)。

六是保密意識(shí)。保密意識(shí)同樣是秘書要具備的，秘書人員熟悉并且了解領(lǐng)導(dǎo)的思想，作為相對(duì)信任的人，平時(shí)會(huì)接手一些重要文件，也有很多機(jī)會(huì)參與重要會(huì)議。所以做好保密工作，對(duì)秘書人員來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵，要做到守口如瓶，無(wú)論別人如何誘導(dǎo)，也要做到滴水不漏。無(wú)論對(duì)待何人、何事，都要按程序辦事，不該聽(tīng)的絕對(duì)不聽(tīng)，自覺(jué)養(yǎng)成守信習(xí)慣，只有這樣，才能獲得領(lǐng)導(dǎo)信任。

通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，秘書還是領(lǐng)導(dǎo)決策的參與者與具體執(zhí)行者，在企業(yè)管理中秘書的作用巨大，是指揮員和協(xié)調(diào)員。各項(xiàng)工作的開(kāi)展，都需要秘書從中周旋，為了保證工作質(zhì)量，讓工作少走彎路，秘書正確的定位十分關(guān)鍵。在具體工作中，想要帶動(dòng)工作效率，秘書要率先行動(dòng)，在領(lǐng)略領(lǐng)導(dǎo)意圖的同時(shí)，做方針政策的踐行者。但需要強(qiáng)調(diào)的是，秘書工作不可一意孤行，在面對(duì)事務(wù)時(shí)，秘書又要靜下心來(lái)，做一名觀察者和思考者。秘書是特殊的職業(yè)，對(duì)能力、素養(yǎng)要求嚴(yán)格，技能上不僅要求完整并熟練地運(yùn)用各式文體、辦公軟件，還要有敢于應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的勇氣。作為秘書，想要當(dāng)好新時(shí)期國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，需要不斷自我激勵(lì)，為未來(lái)有可能面對(duì)的各種難題和困境做好準(zhǔn)備。所以，作為一名秘書人員需要具備智慧的頭腦，敏捷的思維，要敢于表達(dá)自己的想法，不要一味唯唯諾諾地躲在領(lǐng)導(dǎo)的背后，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的命令言聽(tīng)計(jì)從，當(dāng)自己的思想與領(lǐng)導(dǎo)的想法發(fā)生撞擊的時(shí)候，才是秘書的價(jià)值所在。

現(xiàn)代秘書在國(guó)有企業(yè)科學(xué)決策階段的輔助作用是十分重要的，絕對(duì)不能輕視。在秘書職業(yè)逐步規(guī)范化、社會(huì)化的今天，作為國(guó)企辦公室秘書，應(yīng)提升綜合素質(zhì)修養(yǎng)，在此基礎(chǔ)上，提高秘書服務(wù)水平，確保秘書工作高規(guī)格完成，發(fā)揮秘書強(qiáng)大輔助作用，為企業(yè)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策助力，將秘書工作推向全新的高度。